6.4. Способы исправления ошибочных записей в
документах и учетных регистрах
В первичных документах могут быть ошибки. Если ошибка допущена в документах, которыми оформлены кассовые операции или банковские, то их составляют заново, независимо от характера ошибки. Так как в кассовых и банковских документах исправления не допускаются.
В первичных документах по учету материалов, основных средств ошибки исправляют:
1) корректурным способом, т.е. зачеркивают одной чертой неправильный текст или сумму так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, и над зачеркнутым вписывают правильный текст или сумму. Исправление ошибки оговаривают записью «исправлено» с указанием даты исправления и заверяют подписями лиц, подписавших документ.
2) способ исправления ошибок – способ «красное сторно» - дополнительной проводки отрицательными (красными) чернилами.
При этом способе ошибочная запись повторяется красными чернилами – это означает что она вычитается из предыдущей. Затем пишут правильную сумму, но уже обычными чернилами. Так исправляют ошибочную корреспонденцию счетов или большую, чем следовало сумму.
Пример: Получены материалы от поставщиков на сумму 2000 руб.
Вместо Д-10 К-60 – 2000 руб. мы делаем ошибочную запись – Д-20 К-60 – 12000 руб. Для исправления делаются записи:
Д-20 К-60 – 12000 – ошибочная запись
Д
12000
Д-10 К-60 – 2000 руб. – правильная запись
Д 20 К Д 60 К Д 10 К
12000 12000 2000
12000
12000
Итого-0 2000
Итого-2000 Итого-2000
3) Способ дополнительных бухгалтерских проводок.
Дополнительная бухгалтерская проводка составляется на основании бухгалтерских справок, когда для исправления ошибок требуется увеличение ранее записанных сумм по счетам.
Пример: Получены денежные средства с расчетного счета – 6000 руб.
Вместо Д-50 К-51 – 6000 руб. мы записали ошибочно Д-50 К-51 – 4000 руб.
Д-50 К-51 – 4000 руб. – ошибочная запись
Д-50 К-51 – 2000 руб. – дополнительная проводка
Д 50 К Д 51 К
4000 4000
2000 2000
Оборот-6000 Оборот- 6000
6.5. Инвентаризация
Для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и отчетности предприятие проводит инвентаризацию имущества и финансовых обязательств.
Инвентаризация – это уточнение фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем сопоставления их с данными бухгалтерского учета на определенную дату.
В практике различают 4 вида инвентаризации:
1) частичная инвентаризация бывает 1 раз в год для каждого объекта (один или несколько видов имущества);
2) периодическая (плановая) инвентаризация – проводится в конкретные сроки в зависимости от вида и характера имущества;
3) полная инвентаризация – это проверка всех вдов имущества предприятия. Она проводится в конце года перед составлением годового отчета, при полной ревизии, по требованию следственных органов;
4) выборочная (внеплановая) инвентаризация – проводится на отдельных участках производства или при проверке работы материально-ответственных лиц.
Проведение инвентаризации обязательно:
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально-ответственных лиц;
при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порче ценностей;
в случае пожара или стихийных бедствиях;
при реорганизации или ликвидации предприятия.
Инвентаризация проводится поэтапно и в следующие сроки:
по основным средствам – 1 раз в 3 года, а по библиотечным фондам 1 раз в 5 лет;
по капитальным вложениям – 1 раз в год, но не ранее 1 декабря отчетного года;
по незавершенному производству, готовой продукции, полуфабрикатам собственного производства, сырью, материалам – 1 раз в год, но не ранее 1 октября отчетного года;
по товарам, сырью, материалам в районах Крайнего Севера в период наименьших остатков;
по денежным средствам в кассе, на расчетном счете, кредитам, займам – 1 раз в месяц на 1 число каждого месяца).
Инвентаризация проводится постоянно действующей инвентаризационной комиссией, в состав которой включаются представители администрации, работники бухгалтерии, специалисты.
Имущество проверяется при обязательном присутствии материально-ответственного лица (без него в случае смерти, болезни).
Материально-ответственные лица сдают в бухгалтерию к началу инвентаризации последний отчет о движении материальных ценностей с приложением всех документов; дают подписку о том, что все документы на поступившие и выбывшие материальные ценности сданы в бухгалтерию и что неоприходованных или списанных в расход ценностей нет.
И прежде чем приступить к инвентаризации комиссия обязана: опломбировать подсобные помещения, проверить исправность весов.
Фактическое наличие ценностей по каждому виду записывается в инвентаризационные описи. Эти описи заполняются чернилами, не допускаются незаполненные строки (в конце описи их прочеркивают), а также подчистки. Исправления можно вносить только корректурным способом. Подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом. В бухгалтерии данные инвентаризационных описей сверяют с остатками, показанными в учете, и составляют сличительные ведомости по ценностям, по которым выявлены отклонения (излишек или недостача).
По окончании инвентаризации комиссия составляет протокол, отмечая в нем свои решения и предложения, который утверждает руководитель предприятия.
Выявленные при инвентаризации излишки приходуются:
Д-01,10,50 и др. К-91
Недостачу материальных ценностей в пределах норм естественной убыли относят на издержки производства (обращения) – Д-20 (44) К-94.
Недостача материальных ценностей, сверх норм естественной убыли относится на виновных лиц:
Д-94 К-10
Д-73/2 К-94
Недостача прочего имущества и его порча относится на виновных лиц
Д-94 К-50,01,43,41
Д-73-2 К94
В тех случаях, когда виновные лица не установлены – недостачи списываются на расходы предприятия – Д-91 К-94.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после ее проведения.