2.3 Порядок формирования структурных подразделений предприятия
Любая компания реализовывает собственную деятельность (выполняет задачи) целенаправленно. В ходе реализации собственного назначения предприятие решает своевременные проблемы ближайшего этапа. Наилучшее определение и разделение требуемых функций обуславливают умение компании достигнуть установленной цели. При этом цели кроме того должны быть четко обозначены и задокументированы с целью аргументированного сопоставления настоящего «что имеем» и идеального «что должно быть». В ходе управления системой равно как направленной финансовой концепцией протоколирование абсолютно всех действий считается важным обстоятельством. Такого рода аспект дает возможность отметить, с одной стороны, что ждет предприятие от сотрудников, а с иной стороны, служит причиной с целью непрерывного контролирования соотношения ожидаемого итога с существующим. Контроль следует реализовывать не только лишь согласно факту - достигнута задача либо не достигнута, однако и в течении всего процесса, что гарантирует значительную оперативность управления. А это предполагает в общем случае документирование типовых операций, осуществление каковых повергнет к решению поставленных задач. Задокументированные стандартные воздействия структурных подразделений отражаются в утверждениях о структурных подразделениях, работников - в официальных инструкциях.
Положение о структурном подразделении (далее - Положение) считается одним из документов местной нормативной базы компании (ст.194 Трудового кодекса РБ), который устанавливает положение структурного отделения, его законное состояние в структуре компании и отношения с другими структурными подразделениями, проблемы, полномочия и обязанность, функции. Положения разрабатываются в любое структурное отделение компании отделом компании труда и заработной платы (ООТиЗ) (в случае отсутствия подобного отделения - кадровой службой). К работе кроме того может быть подключен правовой отдел.
Положение:
- разрабатывается ООТиЗ (кадровой службой);
- подписывается руководителем отделения;
- согласовывается (визируется) с ООТиЗ, кадровой службой, юридической службой, отделом защиты труда, должностным лицом компании, курирующим соответствующее направленность работы компании. В избежание неточностей в формулировках взаимоотношений отделения с иными структурными подразделениями, дубляжа функций в утверждениях о различных структурных подразделениях рекомендуется проект Положения регулировать с начальниками этих структурных единиц, с которыми взаимодействует подразделение;
- утверждается начальником компании;
- входит в силу с этапа принятия первым руководителем компании;
- с ним обязаны быть ознакомлены сотрудники отделения. Для данного в последней странице Положения доводится специальная таблица, в которой сотрудники отделения проставляют надлежащие оценки;
- меняется при смене названия компании либо структурного отделения, изменении координационной структуры компании, перераспределении функций среди подразделениями. С целью внесения каких-либо перемен в Положение обязан быть выпущен подходящий указ руководителя компании.
Положение разрабатывается в основании таких документов, как:
- местные нормативные акты (координационная структура управления организацией, политика компании (в случае если она разработана), штатное расписание).
- Общий квалификациирующий путеводитель должностей предназначающихся (ЕКСД), состоящий из 35 выпусков, одобренных распоряжениями Минтруда и соцзащиты РБ.
- государственный стандарт РБ (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 21.12.2004 № 69.
Этапы разработки Положения:
1. Исследование существующих в компании бумаг (координационная структура управления системой, политика компании, настоящее расписание).
2. Опрос сотрудников компании (какие функции по мнению руководителей многофункциональных течений осуществляют отделения; по сути исполняемая деятельность сотрудниками данных подразделений).
3. Систематизация функций согласно составляющим управления и главным бизнес-процессам, целью каковой считается акцентирование закрытых административных циклов и производственных цепочек, имеющихся в компании. В следствии этой систематизации обусловливается структура и представление функций верхнего уровня. Затем функции верхнего уровня разделяются на более мелкие части и т.д.
За функциями фиксируются исполнители (подразделения). В окончательном результате обусловливаются схемы взаимодействия.
Используя собранную информацию, проведенный анализ, систематизацию приобретенных знаний, а также ЕКСД, разрабатывают Положение.
Разрабатывая этот пункт Положения, следует руководствоваться следующими предписаниями:
- функции обязаны быть сформулированы таким образом, чтобы отметить определенные воздействия, при исполнении которых находят решение проблемы, установленные перед подразделением;
- функции обязаны быть изложены предельно подробно;
- функции перечисляются, начиная с главных, потом - второстепенные;
- функции одного структурного подразделения не должны копировать функции другого структурного отделения;
- функции структурного отделения обязаны быть увязаны с функциями тех подразделений, с какими у отделения имеются многофункциональные взаимосвязи;
- функции обязаны подчиняться структурированию (т.е. делению на официальные прямые обязанности сотрудников отделения);
- функции обязаны являться сформулированы подобным способом, для того чтобы существовала вероятность оценить итоги работы отделения;
- функции не обязаны выступать за пределы проблем отделения и обязаны соответствовать с правомочиями и правами отделения.
Когда перед структурным подразделением установлено несколько задач, то функции необходимо классифицировать в согласовании с задачами.
При разработке утверждений о структурных подразделениях в любой определенной компании следует уточнение списка функций, которые характерны структурному подразделению в определенных координационно-промышленных обстоятельствах.
Права даются подразделению с целью предоставления способности исполнения им собственных функций. В главном полномочия отделения реализует его руководитель. Однако их доля, а также несколько возможностей он способен поручать собственным подчиненным. В случае если подобная концепция предусматривается при формировании структурного отделения, в таком случае в Положении обязан быть установлен порядок передачи прав и наделения полномочиями рядовых работников подразделения.
В процессе функционирования структурного подразделения в организации между ним и другими подразделениями организации возникают функциональные отношения или устанавливаются служебные связи (схемы взаимодействия).
Данный раздел в основном отражает взаимоотношения подразделений на уровне информационных и документационных потоков, обусловленных функциональными особенностями подразделений.
Взаимоотношения между структурными подразделениями могут выражаться в совершении:
- совместных действий (например, совместная разработка документа). В этом случае конкретные подразделения выделяют работников для совместного выполнения определенных работ;
- встречных действий (например, хозяйственный отдел выделил другому подразделению необходимые товарно-материальные ценности. Встречным действием подразделения в данном случае является представление отчета об использовании товарно-материальных ценностей в хозяйственный отдел). Встречные действия обычно описываются по схеме «предоставление - получение» или «передача - получение» информации (устной и задокументированной) и материальных ценностей. Если связи устойчивые, то в этом же разделе по каждой связи можно определить периодичность и сроки предоставления и получения сведений, документов или ценностей;
- согласованных операций. В этом случае под согласованностью подразумевается и синхронное осуществление конкретных операций несколькими подразделениями для достижения окончательного итога, а кроме того последовательное (раздельное) осуществление операций некоторыми подразделениями (сперва одно структурное отделение совершает действие, потом второе и т.д.);
- односторонних операций (к примеру, все без исключения структурные отделения компании предполагают в финансовый отдел сведения о расходовании денег, выделенных на содержание отделения).
Ответственность. Положение устанавливает обязанность управляющего данного структурного отделения, так как именно он несет ответственность за соответствующее и уместное осуществление возложенных на отделение функций. Обязанность сотрудников отделения вводится официальными инструкциями. В Положении данную норму уместно закрепить.
В определенных вариантах положение об отдельных структурных подразделениях учитывает общественную обязанность отделения (сотрудников данного отделения).
Визы. Положение увязывается с начальниками этих структурных подразделений, с которыми у этого отделения определены отношения (должностные взаимосвязи), а кроме того со следующими службами:
- руководителем юридического отделения - в части соответствия действующему законодательству;
- руководителем ООТиЗ и руководителем отделения сотрудников - в части соответствия структуры условиям настоящей дисциплины;
- руководителем отделения охраны труда - в части соответствия условиям защиты работы.
Проставление пометок о согласовывании может производиться равно как изнутри компании - при согласовании с разными подразделениями и официальными личностями (внутреннее регулирование), таким образом и за пределами её - при согласовывании с подвластными и неподчиненными органами (внешнее регулирование). Внутреннее регулирование формируется визами.
При потребности оформления некоторых виз и отсутствии в акте беспрепятственного места разрешается прикладывать к нему самостоятельный лист согласовывания.
Организационная структура управления ООО «Восход» показана в таблице 6 (дополнение Д). Организационная структура управления в предприятии линейно-многофункциональная. Цехами главного производства ООО «Восход» считаются механические цеха № 1, 3, 5, литейный цех № 6, заготовительный цех № 7, цех филиала завода, сборочный цех № 9.
К дополнительным цехам ООО «Восход» причисляются ремонтно-механизационный цех № 21, ремонтно-строительный цех № 22, экспериментально-инструментальный цех № 20, транспортный участок № 23. Каждый из 7 производственных цехов компании имеет от 3-х вплоть до 10 зон.
Линейные отделения (цеха, участки цехов) выделены в согласовании с производственной структурой компании, отделения акцентируются согласно научно-техническому принципу. Прямолинейные отделения председательствуют прямолинейные руководители, которые обдают ответственность за результат основной либо главной миссии завода. Прямолинейные руководители подчиняются начальникам цехов, те, в собственную очередь, заместителю главного руководителя согласно изготовлению.
Функциональные отделения акцентируются в согласовании с определенными функциями управления (изготовление, реализация (руководство менеджмента), обеспечение, финансовые сферы и др.).
Непосредственно Ведущему начальнику ООО «Восход» подчинены управление менеджмента, бухгалтерия, отделение управления качеством. Генеральный директор направляет полномочия заместителям согласно изготовлению, согласно экономике, согласно идеологической работе и профессиональным проблемам, торговому и промышленному директорам.
Руководство маркетинга изучает рынки сбыта, заключает контракты на поставку продукции и реализовывает её доставку покупателям. Бухгалтерия предусматривает приток и использование материальных и экономических ресурсов в компании, рабочей силы, подготавливает сведения о работы компании и дает их главам компаний, а кроме того муниципальным и районным хозяйственным органам. Заместителю руководителя по производству (начальнику производства) функционально подчинены цеха главного изготовления. Промышленному начальнику функционально подчинены зам. по подготовке изготовления и новой технической, основной конструктор, специализированное конструкторское бюро, отделение основного технолога и т.д. Зам. главного руководителя по экономике управляет экономической службой компании: экономическим, планово-аналитическим отделами. Коммерческому директору функционально подчинены отделение материально-технологического обеспечения, отделение внешней комплектации, трапезная и др. Зам. руководителя согласно кадрам и идеологической работе управляет кадровой службой компании: отделом кадров и общественно-управленческим отделом.
Анализируя координационную структуру возможно отметить, что Генеральному директору ООО «Восход» подчиняется узкое число непосредственных подчиненных, что повышает результативность его работы. Имеющаяся линейно-функциональная структура управления для такого большого предприятия считается приемлемой.
Таблица 6 – Организационная структура управления ООО «Восход»
