2.2. Анализ системы адаптации персонала ку во «цзн города Вологды и Вологодского района»

Основными направлениями деятельности в области кадровой политики КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» в настоящее время являются:

- комплектование высококвалифицированными кадрами, имеющими необходимый уровень квалификации и образования;

- совершенствование подбора кадров на основе применения конкурсного отбора;

- повышение образовательного и квалификационного уровня персонала;

- омоложение коллектива;

- формирование и выполнение конкретных социальных программ коллектива, направленных на обеспечение наиболее важных потребностей персонала – охрану труда и оздоровление, создание условий для профессионального развития;

- оказание адресной помощи отдельным категориям работников.

Процесс подбора кадров КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» осуществляется в несколько этапов:

- анализ потребности в кадрах,

- определение требований к кандидатам,

- поиск, отбор, согласование и утверждение трудового договора с кандидатом.

Приему на работу предшествует отбор кадров, включающий в себя следующие этапы:

- предварительную отборочную беседу (проводят начальник отдела управления персоналом и начальники структурных подразделений, отделов и служб);

- внесение сведений о претенденте в базу данных о желающих трудоустроиться в КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» или сменить работу (производит менеджер по управлению персоналом на основании заявления и автобиографической анкеты установленного образца, заполненных претендентом);

- отбор из базы данных (осуществляет менеджер по управлению персоналом совместно с начальником отдела управления персоналом и руководителем структурного подразделения, в штат которого производится отбор);

- беседа по найму (как правило, проводят начальник отдела управления персоналом и руководитель структурного подразделения, в штат которого подбирается работник);

- тестирование (проводит менеджер по управлению персоналом с помощью разработанных и рекомендованных к практическому применению тестов по направлению начальника отдела управления персоналом и только с согласия кандидата);

- проверка рекомендаций и послужного списка;

- медицинский осмотр;

- принятие решения о трудоустройстве конкретного кандидата (производит директор).

В соответствии с резолюцией директора отдел управления персоналом КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» выдает принимаемому на работу направление на инструктаж. После прохождения инструктажа и ознакомления с условиями труда, менеджер по управлению персоналом готовит проект трудового договора. Срок трудового договора определяется директором компании.

Трудовой договор (контракт) заключается в КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» в письменной форме по установленному образцу, составляется в двух экземплярах и подписывается сторонами: один экземпляр передается работнику, другой хранится в отделе управления персоналом.

Оформление приема на работу (трудовой договор, приказ) в обязательном порядке согласовывается с отделом управления персоналом КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района», начальником структурного подразделения, главным бухгалтером (при приеме на работу, предусматривающую материальную ответственность), юрисконсультом.

Ведение документации по приему и учету вновь принятых на работу осуществляется менеджером отдела управления персоналом КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района».

В процессе социальной адаптации новые работники КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» получают исчерпывающую информацию о работе, о требованиях, предъявляемых к ее выполнению, о ценностях, принятых в КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района», о системе материального и морального поощрения за труд (беседы проводят руководитель структурного подразделения и начальник отдела управления персоналом), проходят инструктаж по технике безопасности, знакомятся с условиями оплаты труда, правилами внутреннего трудового распорядка, политикой в области качества, условиями страхования дополнительной пенсии.

Процедура адаптации в КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» направлена на обеспечение более быстрого вхождения в должность нового сотрудника, уменьшение количества возможных ошибок, связанных с включением в работу, формированиепозитивного образа Вокзала, уменьшение дискомфорта первых дней работы, а также на оценку уровня квалификации и потенциала сотрудника во время прохождения им испытательного срока.

Программа адаптации новых сотрудников КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» построена из двух основных частей - общей и индивидуальной, и рассчитана на весь испытательный срок.

Общая часть предполагает формирование общего представления о КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района», его основных направлениях деятельности, организационных особенностях, особенностях взаимоотношений КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» и работника (порядок приема и увольнения, заработная плата, льготы), условий труда и т.п. В зависимости от категории принимаемого специалиста, общая часть может быть более или менее полной. Проводится в течение первой недели работы сотрудника и состоит из 4-х этапов:

Вводное ориентационное собеседование. Основной задачей данной процедуры является сообщение новому сотруднику сведений о КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района», оказываемых им услугах и особенностях трудовых отношений КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» и работника.

Ориентационное собеседование проводится после формирования окончательного предложения по приему на работу и согласования даты выхода. Возможно также его проведение в первый день работы. Проводит собеседование начальник отдела кадров или сотрудник отдела по его поручению. Для кандидатов, принимаемых на ключевые посты возможно проведение данного собеседования с руководителем направления, КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района».

Основные вопросы, затрагиваемые на ориентационном собеседовании:

— КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» на рынке:

1. Основные виды услуг, оказываемые КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района», ситуация на рынке труда.

2. Сильные стороны КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» в сравнении с конкурентами, основной круг клиентов.

3. Формы и методы работы.

4. Основные этапы консультационного процесса.

5. Общая оценка позиции КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» на рынке госуслуг, ближайшие и долгосрочные цели развития.

— КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» изнутри:

6. История развития.

7. Основные подразделения и содержание их деятельности.

8. Руководство компании, разграничение полномочий, порядок выработки решений.

9. Внутренние связи компании.

2.1.2. Личное ознакомление с КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» и его сотрудниками.

После оформления всех необходимых документов при приеме на работу проводится представление сотрудника персоналу КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» и показ основных помещений офиса. В зависимости от категории работника этот обход может совершить непосредственный руководитель сотрудника или другой человек по его поручению, а также сотрудник отдела персонала.

Ознакомление с рабочим местом.

— Общее ознакомление. Проводит непосредственный руководитель. Показывает рабочий стол, оснащение, места хранения документов, методической литературы и других рабочих материалов общего пользования.

— Инструктаж по использованию технических средств (АТС, персональный компьютер). Проводит руководитель отдела информационных технологий (или его заместитель). Регистрирует нового сотрудника как пользователя сети, объясняет особенности использования возможностей сети компании (диски и хранящаяся на них информация, директории общего пользования и т.д.) и дает вводные консультации по пользованию конкретными программными продуктами.

Ориентационное собеседование с непосредственным руководителем. Проводится непосредственным начальником сотрудника, возможно в присутствии Руководителя направления. Проводится в свободной форме в рабочем порядке в течение первой недели работы. Руководитель объясняет задачи и требования к работе, отвечает на вопросы и рассматривает пожелания нового сотрудника.

Индивидуальная программа адаптации определяется непосредственным руководителем, согласуется с руководителем направления и начальником отдела персонала. Она включает в себя более детальное ознакомление с деятельностью КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» и оказываемыми им услугами (для сотрудников, которые будут непосредственно взаимодействовать с клиентами или другими сторонними организациями), более детальное ознакомление с должностью и спецификой предстоящей работы, приобретение конкретных навыков, специфичных для данной должности (например, программные продукты, ведение внутренней документации и т.п.). На данном этапе используются видеоматериалы, презентации и различные документы, связанные с созданием и деятельностью КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района».

Индивидуальная программа адаптации рассчитана на период прохождения испытательного срока, фиксируется в Индивидуальном плане работы на испытательный срок и делится на две части:

— вхождение в должность;

— работа в должности.

План вхождения в должность. Рассчитан на первый месяц работы со дня приема. Он составляется по окончании первой недели работы сотрудника непосредственным руководителем, согласовывается с отделом персонала и доводится до сотрудника под роспись. Этот этап предполагает полное вхождение нового сотрудника в должность, т.е. полное освоение своих должностных обязанностей, хорошую ориентацию в компании, ее деятельности и структуре. План работы закрепляется в первой части Индивидуального плана работы на испытательный срок, где и фиксируется его выполнение. В этой части оценивается адаптивность и обучаемость сотрудника.

План оценки работы в должности. Рассчитан на оставшийся период испытательного срока. Сотрудник самостоятельно составляет ежемесячный план работы, согласовывает его с непосредственным руководителем и отделом персонала. Оценка выполнения плана фиксируется во второй части Индивидуального плана прохождения испытательного срока. В этой части оценивается соответствие сотрудника занимаемой должности, его профессиональные знания, уровень исполнительской дисциплины, потенциал и возможности дальнейшего роста.

За 10 рабочих дней до окончания испытательного срока в отдел персонала КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» подаются следующие документы:

— отчеты нового сотрудника о проделанной работе;

— Индивидуальный план работы (с оценкой наставником и/или непосредственным руководителем проделанной работы и отзывом с предложениями по дальнейшей работе сотрудника, завизированный Руководителем направления).

— Отзыв руководителя.

При успешном прохождении испытательного срока, непосредственный руководитель устно информирует сотрудника о продолжении трудовых отношений. Отдел персонала инициирует заполнение сотрудником Личного плана профессионального и служебного развития.

Таблица 2.3

Количество привлеченных работников КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» по категориям за 2013 -2015 гг.

Показатель	2013 г.	2014 г.	2015 г.	Темп роста показателей 2014 г. и 2013 г.,%	Темп роста показателей 2015 г. и 2013 г.,%
Привлечены на вакантную должность всего, из них:	14	13	18	93	129
Руководители, начальники отделов	2	3	4	0	200
Главные специалисты	3	0	3	0	75
Ведущие специалисты	5	1	2	40	20
Старшие специалисты	1	5	3	500	300
Специалисты	2	2	4	200	200
Рабочие и младший обслуживающий персонал	3	2	2	66	66

Из данной таблицы 2.3 видно, что количество привлекаемых сотрудников работников КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» в 2015 году по сравнению с 2013 увеличилось на 29%, что говорит об увеличении численности персонала. Особенно сильно это проявляется в привлечении на руководящие должности и старших специалистов. Некий спад количества вакантных должностей объясняется наступающей в 2015 году кризисной ситуации.

Таким образом, сопоставив данные таблица 2.4 можно увидеть разницу в количествах нанятого на постоянную работу персонала и не прошедших испытательный срок и программу адаптации. Данная разница составляет 14,3%, 7,8% и 16,6% соответственно. По истечению срока адаптации с КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»за рассматриваемые 3 года ушли один специалист, 2 старших специалиста, 3 ведущих специалиста, один главный специалист и два руководителя / начальника отдела.

Таблица 2.4

Количество оставшихся на должностях работников КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района», после проведения программы адаптации за 2013 - 2015 гг (по категориям)

Показатель	2013 г.	2014 г.	2015 г.	Темп роста показателей 2014 г. и 2013 г.,%	Темп роста показателей 2015 г. и 2013 г.,%
Приняты на работу всего, из них:	12	12	15	100	125
Руководители, начальники отделов	1	3	3	300	300
Г лавные специалисты	2	- 2	2	-	100
Ведущие специалисты	3	0	2	0	75
Старшие специалисты	1	4	2	400	200
Специалисты	2	1	4	50	200

Причины выбытия после прохождения испытательного срока и программы адаптации представлены в таблице 2.5.

Таблица 2.5

Причины выбытия сотрудников КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» по итогам адаптации

Причина	Количество выбывших сотрудников
Несоответствие заявленным требованиям к должности	5
Отказ от выполнения заданий, предусмотренных программой адаптации	1
Конфликты в коллективе	4
Нарушение трудовой дисциплины	1
Выполнения заданий с задержкой сроков	5

По данным табл. 2.5 можно сделать вывод, что основная часть сотрудников КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» проходящих процесс адаптации не были приняты на работу по причине несоответствия, конфликтов в коллективе и выполнения заданий с задержкой сроков.

Таблица 2.6

Затраты на адаптацию сотрудников КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» в 2015 году

	Наименование операции	Затраты, руб. в год			Удельный вес статьи затрат, %
	Общая часть, всего в то числе:	7 987			10,1
	Вводное ориентационное собеседование	1 275			1,6
	Личное ознакомление с КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» в целом и его сотрудниками.	2 250			2,8
	Ознакомление с рабочим местом.	638			0,8
	Ориентационное собеседование с непосредственным руководителем	3 824			4,9
	Индивидуальная программа, всего: в том числе:	71 133			89,9
	План вхождения в должность	1 275			1,6
Выполнение индивидуальной работы			57 120	72,2
План оценки работы в должности			638	0,8
Выполнение разовых общественных поручений			5 100	6,5
Подготовка документов			7000	8,8
Итого			79 120	100

Данные таблицы 2.6 показывают затраты на проведение процесса адаптации сотрудника в год. Таким образом, наибольшая сумма затрат приходится на выполнение индивидуальных заданий сотрудником (выплаты ему заработной платы).

Можно выделать следующие недостатки в системе адаптации сотрудников КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» является следующее:

—    отсутствуют методы представления различной не организационной информации, которые могут быть представлены как своеобразные путеводители по сотрудников КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» для новых сотрудников;

—    отсутствует должность, либо определенный постоянный человек, непосредственно связанный с организацией процесса адаптации. Например, в различных странах Европы должность с функциями по управлению адаптацией входят в состав подразделения по обучению персонала;

—    нет различных краткосрочных курсы для руководителей, впервые вступающих в должность, но возможно уже работающих ранее в КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»;

— слабо развита корпоративная культура, которая способствовала бы более эффективной адаптации.

Отдел управления персоналом КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» осуществляет расстановку персонала на основе научных принципов (профессиональные и деловые качества, преемственность), обеспечивающих повышение эффективности и качества труда.

Перевод работников КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» на другую постоянную работу производится только с согласия работника. Предложение о переводе на другую работу (должность) может исходить как от руководителя структурного подразделения, менеджера по персоналу, так и от самого работника.

Процедура подбора кандидатуры на замещение вакансии в КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» аналогична приему на работу в части проведения бесед по найму, тестирования, проверки рекомендаций и послужного списка. Перевод на другую работу оформляется приказом начальника КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» (на должности руководителей, специалистов и служащих) или заместителя директора (рабочих).

Перевод рабочих из одного участка на другой производится по согласованию руководителей структурных подразделений КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района», отдела управления персоналом и по разрешению директора.

Менеджер по управлению персоналом КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» производит в день перевода на другую работу выписку из приказа о переводе, с которой работник направляется на участок.

Увольнение по инициативе работника КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» производится по его письменному заявлению, поданному на имя директора.

При увольнении работников отдел управления персоналом КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» издает приказ. При этом причина увольнения указывается в соответствии с формулировками трудового законодательства, делаются ссылки на соответствующую статью и пункт Трудового кодекса. В день увольнения работнику выдается трудовая книжка с записью об увольнении.

С целью обеспечения системы информации данными о персонале в КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» ведется статистика человеческих ресурсов. Она представлена данными о численном и качественном составе персонала, его производительности, затратах на рабочую силу, динамике рабочей силы, профессиональном обучении и др.

Из всего выше сказанного, можно сделать вывод, что система адаптации новых сотрудников КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» построена последовательно, поэтапно.

Однако, в организации слабо развита система наставничества. Не многие сотрудники готовы взять на себя патронаж над только прибывшими, так как считают, что за счет этого увеличится нагрузка.

Обучение нового персонала не проработано в организации как следует. Обучение зачастую представляет собой ознакомление с должностной инструкцией и знакомство с рабочим местом.

Кроме того в организации очень редко организуются тренинги по адаптации персонала в новом коллективе. Новые сотрудники чувствую сильное давление как со стороны начальства, так и со стороны коллег. Все это стимулирует высокую текучесть кадров.