2.2. Нормативно-методического обеспечения процесса набора и отбора кадров в организацию как инструмент повышения качества работы системы управления персонала

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом - это совокупность утвержденных в установленном порядке: документов организационного, организационно-методического, органи­зационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера; и нормативно-справочных материалов, устанавливающих нормы, правила и методы, используемые при решении задач организации труда и управления пер­соналом. Регламенты, процедуры, правила, стандарты и другая нормативно-методическая документация позволяет задать необходимые модели по­ведения персонала как с внутренними, так и с внешними клиентами бла­годаря тому, что помогает четко разграничить: кто, что, как и в какие сроки должен выполнять в ходе реализации задачи подбора персонала.

Необходимость регламентации процесса набора и отбора кадров не зависит от численности персонала или количества вакансий, а определя­ется прежде всего стратегией компании и бизнес-задачами.

Различают три вида нормативно-методологических документов, в зависимости от того, для управления какого элемента процесса набора и отбора персонала они применяются [18, с. 185].

Первый вид - это регламентирующие документы, с помощью которых руководство компании управляет данным бизнес-процессом, устанавливает последовательность выполнения работ. К этой группе документов относятся: положение о подборе персонала; регламент процесса подбора и отбора персонала; Стандарты подбора персонала; методические материалы по подбору персонала. Положение о подборе персонала - инструкция, устанавливающая общий порядок выполнения работ в данной области деятельности, а также совокупность принципов, которыми руководствуется компания при подборе персонала изходя из кадровой стратегии и бизнес-задач компании. Данный документ является основой для разработки стандар­тов или алгоритмов работы.

Данный документ обычно состоит из четырех разделов: Общие положения. Основные цели. Основные принципы набора и отбора персонала.

1. Заключительные положения. Общие положения политики описывают миссию, цели и ценности деятельности компании, а также ключевые конкурентные преимущества, с помощью дальнейшего развития которых возможно достижение целей.

Раздел "Основные цели политики" сообщает, что данную политику следует понимать именно как общую систему принципов подбора и отбора персонала, направленную на достижение желаемых целей Компании. Она выражает основные позиции, разделяемые во всей компании, определяет цель написания данной политики, способы ее реализации, а также цель системы подбора и отбора персонала. Данная часть документа должна содержать упоминания о том, что все внутренние акты, правила и процедуры, используемые Компанией в целях реализации данной политики должны разрабатываться и выполняться в строгом соответствии с действующим законодательством, принципом предоставления равных возможностей и недопустимости дискриминации.

В разделе "Основные принципы набора и отбора персонала" необ­ходимо осветить такие моменты, как: цель набора и отбора персонала; пути достижения данной цели; - основные характеристики персонала, необходимые для выполнения бизнес-стратегии и достижения целей компании; основные критерии для приема кандидатов; зоны ответственности нового сотрудника и компании.

В заключительной части данного документа говорится, что Политика является основополагающим документом Компании в области подбо­ра и отбора персонала, а также что положения данной политики обязательны для выполнения всеми сотрудниками организации, участвующи­ми в данном процессе.

Регламенты процесса подбора и отбора персонала - инструкции, устанавливающие последовательность реализации и описание комплекса мероприятий в рамках отдельных бизнес-процессов, входящих в систему подбора персонала в компании. К таким выделенным подпроцессам можно отнести, например, закрытие вакансий в соответствии с уровнем должности (специалист, Middle-менеджмент, TOP-менеджмент), массовый подбор персонала, проведение внутренних конкурсов в компании и т. д.

Регламент деятельности по подбору песонала должен устанавливать границы бизнес-процессов, реализуемые в рамках оданной бласти дея­тельности, субъекты, принимающие участие в реализации бизнес-процессов, принципы разграничения ответственности между ними, ини­циирующие сигналы, результаты правильного выполнения, направления их дальнейшего использования и временные ограничения. Поэтому для написания регламентов максимально эффективным является процессный подход, так как он позволяет повысить прозрачность и управляемость процесса за счет выделения таких элементов, как: «Вход», «Выход», «Ресурсы», «Информация» и «Владелец процесса».

Стандарты подбора персонала - нормы и правила выполнения конкретных действий для осуществления основных бизнес-процедур в рамках деятельности по набору и отбору персонала.

Содержание стандарта деятельности зависит от бизнес-задач, которые призван решить данный документ, он может иметь следующую структуру: назначение стандарта, дерево задач, описание задач (исполнитель, сроки, предшествующие документы, входящие показатели, исходящие показатели), структура документов, матрица согласования. В стандартах более глубоко, чем в рабочем регламенте раскрываются способы выполнения действий (технология выполнения). Очень важно определить компоненты, подлежащие включению во внутрикорпоративный стандарт и те, которые включать в него не следует. В компании могут быть разработаны следующие стандарты дея­тельности по подбору персонала: требования к кандидатам на конкретную должность; критерии их отбора; - процедуры проведения мероприятий отбора персонала (стандарт обработки резюме, стандарт проведения телефонного интервью, стандарт информирования кандидата о результате собеседования, стандарт согласования приема нового сотрудника и т. д.). Данные стандарты обеспечивают осуществление выбора кандидата на должность наиболее соответствующего установленным требованиям к должности [24, с. 24].

Методические материалы по подбору персонала - инструкции, в которых описываются рекомендации как наилучшим образом выполнить работы в рамках области деятельности, процесса или процедуры набора и отбора персонала. Значительно облегчит деятельность по подбору кадров наличие такого методического материала, как: выбор методов привлечения кандидатов, методические рекомендации по оценке резюме кандидатов, методические рекомендации по проведению собеседования, сборник вопросов рекомендованных для интервью, рекомендации по оценке кандидата и т. д. Второй вид нормативно-методологических документов - это органи­зационные и распорядительные документы, с помощью которых руково­дство управляет субъектами процесса набора и отбора персонала. Такие организационные документы устанавливают, что именно данный субъ­ект (должностное лицо) или группа субъектов (подразделение) выполняют в ходе своей профессиональной деятельности, т. е. в организационных документах фиксируются продолжительные управленческие воздействия. К ним относятся:

Положение о службе управления персоналом. Положение о подразделении, отвечающем за подбор персонала. 3. Должностные инструкции сотрудников подразделения, отвечаю- щего за подбор персонала.

Положение о службе управления персоналом - инструкция верх­него уровня, устанавливающая основные цели и задачи службы, а также принципы работы, организационную структуру, построенную на осно­вании данных принципов, зоны ответственности, полномочия и права субъектов службы, а также принципы взаимодействие службы с другими подразделениями организации. На основании данного документа можно сделать вывод о том, какое подразделение службы и в какой мере отвечает за процесс подбора пер­сонала в компании. Положение о подразделении, отвечающем за подбор персонала -инструкция, устанавливающая направления деятельности данного подразделения, его функции, организационную структуру (подразделения и должностных лиц, входящих в его состав), структуру управления (кто является руководителем, кто его назначает, кто его замещает), взаимоот ношения с другими подразделениями или должностными лицами. В данный документ принято включать следующие части: Общие положения. Организация управления. Основные цели и задачи деятельности.

Функции. Права. Ответственность. Взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» освещаются цели написания данного документа, структура подразделения, круг лиц, которые должны знать и использовать в своей работе данное положение, принципы, которыми руководствуются в работе сотрудники данного подразделения, а также порядок согласования и утверждения положения.

Пункт «Организация управления» раскрывает структуру подразде­ления и процесс ее утверждения, структуру подчинения, схему назначе­ния на должность и освобождения с должности руководителя подразде­ления, процесс его замещения. В третьем разделе положения отражаются основные цели работы подразделения, и приводится перечень задач по набору и отбору персо­нала, которые выполняют сотрудники подразделения для достижения поставленных целей. К ним можно отнести: мониторинг рынка труда, определение каналов поиска кандидатов, определение методов оценки кандидатов, адаптация вновь принятых работников, контроль расходов на подбор персонала, поддержание имиджа компании как привлекатель­ного работодателя на рынке труда, согласование кандидатов на замеще­ние вакантных должностей. В следующих пунктах положения прописываются функции, которые должны выполняться для осуществления каждой из задач и права, кото­рыми наделены сотрудники подразделения для того, чтобы максимально качественно выполнять свои функции, а также определяются основные действия либо бездействия сотрудников, за которые их можно привлечь к ответственности. В последнем разделе «Взаимоотношения» необходимо отразить ос­новные направления взаимодействия подразделения, отвечающего за подбор персонала с другими структурными подразделениями компании. Должностные инструкции сотрудников подразделения, отвечающего за подбор персонала - организационный документ (инструкция), устанавливающий направления деятельности должностных лиц, отвечающих за подбор персонала, их функции (должностные обязанности), квалификационные требования к сотруднику, замещающему данную должностную позицию, указание, чем должен руководствоваться данный сотрудник при выполнении своих должностных обязанностей, порядок назначения и освобождения от должности, вышестоящие и подчиненные сотрудники, права и ответственность сотрудника [8, с. 134].

Наряду с вышеперечисленными пунктами в должностной инструкции необходимо указывать основные критерии деятельности специалистов по подбору персонала. К ним можно отнести: процент заполненности штатного расписанния, соблюденение согласованных сроков закрытия вакансий, доля работников, прошедших испытательный срок, в общей численности принятых, процент принятых работников с компетентностью, соответствующей требуемой, затраты на отбор персонала в расчете на одну закрытую вакансию и т. д.

Третий вид документов, составляющих нормативно-методологическое обеспечение процесса подбора персонала - это документы, с помощью которых руководство управляет ресурсами, устанавливает правила (границы, объемы, сроки) расходования или поступления ресурсов компании на набор и отбор персонала. Сюда относятся все планы и отчеты об их исполнении, например: план работы подразделения на определенный период; план подбора персонала.

План работы подразделения, который включает в себя перечень целей и задачь на определеннный период, описание ожидаемого результата, сроки его достижения, вес цели и комментарии. Также в данном документе могут быть отражены основные мероприятия, которые необходимо проделать для достижения поставленных целей, а также указано, каким должен быть результат каждого мероприятия, и кто является ответственным за достижения задач. Данный план должен составляться на основе целей компании и стратегии управления персоналом. Но необходимо понимать, что внедрение стандартизации любой деятельности - это всегда нечто новое в жизни компании. Поэтому требуется серьезная работа по созданию данной регламентирующей документации и ее внедрению. Наивно думать, что стоит только написать некий документ, и он сам начнет работать.

Поскольку создание нормативно-методической базы в любом из элементов системы управления персоналом является длительным процессом (от шести месяцев до двух-трех лет), успешность реализации данных проектов во многом зависит также от наличия в компании: стратегического видения и стратегического плана развития компании; четкого понимания бизнес-целей и задач, стоящих перед компанией; поддержки высшим менеджментом процесса внедрения, активного участия в проекте руководства компании; достаточного финансирования проектов; правильного позиционирования проектов внутри компании. Таким образом, стандартизация деятельности по подбору персонала

является экономически целесообразной, вместе с тем, она не возможна без тщательной предварительной подготовки и поддержки всеми ключевыми фигурами компании, задействованными в данном процессе.