1.3. Первичная учетная документация

Все хозяйственные операции, связанные с движением основных средств, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Рассмотрим основные документы, использующиеся в «1С» для учета основных средств.

Поступление оборудования регистрируется документом «Поступление товаров и услуг» (меню «Основная деятельность» - «Поступление товаров и услуг», вид операции «Оборудование»).⁹

Документ «Поступление доп.расходов» предназначен для учета тех услуг сторонних организаций, которые оказывают влияние на себестоимость товаров(меню «Основная деятельность» - «Поступление доп. расходов» ).¹⁰

Например, в качестве такой услуги может быть, транспортировка или хранение товара.

Документ «Передача оборудования в монтаж» предназначен для включения стоимости оборудования и комплектующих, требующих монтажа, в расходы, формирующие первоначальную стоимость объектов основных средств.¹¹

Документ «Принятие к учету основных средств» предназначен для отражения принятия основных средств к бухгалтерскому и налоговому учету.

Принятие основных средств к учету означает, что формирование стоимости основного средства окончено.Объект , принятый к учету на счете 01 «Основные средства», теряет статус «Оборудования» и приобретает статус «Основные средства».Под операцией принятия к учету основного средства подразумевается операция формирования стоимости основного средства и постановки его на учет Как правило, это происходит одновременно с вводом основного средства в эксплуатацию.

Документ «Модернизация ОС» предназначен для отражения в учете модернизации (реконструкции) основных средств для целей бухгалтерского и налогового учета.

В процессе эксплуатации основные средства могут передаваться из одного подразделения в другое, менять назначение использования и т. д. Для автоматизации этой учетной операции в типовой конфигурации предназначен документ «Перемещение основных средств».¹²

Документ «Подготовка к передаче ОС» используется если сделка по передаче основного средства подлежит государственной регистрации.

Выбывающие объекты выбираются из справочника «Основные средства». Для каждого объекта основных средств указывается текущая балансовая стоимость, сумма накопленной на начало месяца амортизации, расчетная сумма амортизации, которая должна быть доначислена за текущий месяц.

Документ предназначен для оформления продажи основных средств. Документ отражается по бухгалтерскому, налоговому учету. При проведении документа выполняется несколько операций:

- доначисление амортизации за месяц;

- списание основного средства с учета;

- отражение задолженности по взаиморасчетам.

 Документ «Списание ОС» предназначен для отражения в учете выбытия основного средства в связи с моральным и физическим износом, а также при ликвидации в связи с чрезвычайной ситуацией.¹³

 Выбывающие объекты выбираются из справочника «Основные средства».

Для каждого объекта основных средств указывается текущая балансовая стоимость, сумма накопленной на начало месяца амортизации, расчетная сумма амортизации, которая должна быть доначислена за текущий месяц.

По правилам бухгалтерского учета инвентаризация основных средств обязательно проводится в следующих случаях:

- один раз в три года перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года)

- при передаче основных средств в аренду, выкупе, продаже

- при смене материально-ответственных лиц

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи основных средств

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями

- при реорганизации или ликвидации организации. ¹⁴

Цель инвентаризации основных средств заключается в выявлении фактического наличия основных средств и проверке соответствия данных бухгалтерского учета по количеству и стоимости основных средств фактическому наличию таких объектов в количественном и стоимостном выражении и последующем отражении в учете принятия обнаруженных объектов и (или) выбытия не обнаруженных.¹⁵

Инвентаризация проводится на основании приказа (постановления, распоряжения) о проведении инвентаризации инвентаризационной комиссией, которая утверждается руководителем организации. Реквизиты приказа о проведении инвентаризации и состав комиссии отражается в первичных документах по инвентаризации.

В отчете «Ведомость амортизации ОС» можно вывести данные о начисленной за период амортизации основных средств. В отчете можно установить быстрый отбор по основным средствам.

Данные об амортизации выводятся по данным бухгалтерского учета.¹⁶