1.2. Документальное оформление и аналитический учет основных средств

Поступление основных средств оформляется актом приемки-передачи основных средств (ОС-1), который выписывается на основании накладной. Акт составляется на каждый объект. К нему прилагается техническая документация, которая после открытия бухгалтерией инвентарной карточки передается в службы технической эксплуатации.

Инвентарная карта составляется по форме ОС-6. Она обеспечивает аналитический учет основных средств. Синтетический учет поступления основных средств ведется по дебету счета №01 “Основные средства”. Если это малое предприятие и на нем имеется небольшое количество основных средств, то вместо инвентарных карточек можно вести инвентарную книгу. Выбытие основных средств также оформляется актом и отражается в инвентарной карточке или инвентарной книге. Из бухгалтерского учета в каждый данный момент должно быть видно, каково наличие основных средств по каждой классификационной группе и по каждому объекту и где они находятся.

Поступление основных средств оформляется актом типовой ф. № ОС–1. Акт составляется на каждый объект, к нему прилагается техническая документация на данный объект, которая после открытия бухгалтерией инвентарной карточки передается в соответствующий отдел, цех предприятия по месту эксплуатации. Акт приемки и передачи основных средств составляется двумя сторонами–принимающей объект и передающей, с указанием времени вступления в эксплуатацию, даты изготовления, первоначальной стоимости и суммы износа в части полного восстановления. Бухгалтерия оформляет его бухгалтерской записью, т. е. указывает корреспонденцию счетов на первоначальную стон масть и на сумму износа.⁶

Это обеспечивается аналитическим учетом основных средств на карточках, открываемых для каждого инвентарного объекта, и синтетическим учетом в целом по счету 01 “Основные средства”. Установлено несколько типовых форм таких карточек: ф. № ОС–6–для зданий и сооружений; ф. № ОС–7–для машин, оборудования, производственного и хозяйственного инвентаря; ф. № ОС–В–для животных и многолетних насаждений; ф. № ОС–9–для группового учета основных средств.⁷

Основным регистром аналитического учета основных средств являются инвентарные карточки учета основных средств (ф. ОС-6). Оборотная сторона инвентарной кар­точки предназначена для краткой индивидуальной харак­теристики объекта.

Инвентарные карточки формы № ОС-6 составляют в бухгалтерии на каждый инвентарный номер в одном эк­земпляре.

В организациях, имеющих небольшое количество основ­ных средств, пообъектный учет может быть организован в ин­вентарной книге учета основных средств (ф. № ОС-6Б).

Инвентарные карточки (книги) заполняют на основании первичных документов (актов приемки-передачи основных средств, технических паспортов и др.), которые передают за­тем под расписку в соответствующий отдел предприятия.

С целью контроля за сохранностью инвентарных карто­чек их регистрируют в описи инвентарных карточек по учету основных средств (ф. № ОС-10) с указанием в них номера карточки, инвентарного номера объекта и его названия. Орга­низации, учитывающие основные средства в инвентарной книге, описи не составляют.

В бухгалтерии инвентарные карточки формируют в ин­вентарную картотеку, построенную по видам основных средств.

На основе инвентарной картотеки на каждый вид ос­новных средств открывают карточку учета движения основ­ных средств (ф. № ОС-12). В карточке за каждый месяц указывают наличие основных средств на начало месяца, поступление и выбытие основных средств, сумму начис­ленной амортизации и затраты на капитальный ремонт. По их данным составляют оборотную ведомость движения ос­новных средств, итоги которой, сверенные с итогами Глав­ной книги, служат основанием для составления отчетности о наличии и движении основных средств.⁸