Глава 7 Создание базы данных с помощью Системы Управления Базами Данных (субд) access

В основе информационных систем (ИС), предназначенных для хранения и обработки информации, лежит концепция использования баз данных (БД).

База данных – это особым образом организованное хранилище информации, снабженное специальными программами. Эти программы позволяют вводить данные в БД, корректировать их, хранить. Кроме того, они реализуют информационные запросы пользователей, позволяя выбирать (группировать, фильтровать) нужную им информацию. Примером информационной системы может служить Справочная правовая система Консультант Плюс.

Создаются ИС (т.е. базы данных и программы их обслуживания) с помощью специальных инструментальных средств – систем управления базами данных (СУБД). Существует множество различных СУБД. Среди них получили признание так называемые визуализированные СУБД, которые позволяют наглядно, в интерактивном режиме строить нужные пользователю базы данных. К таким можно отнести СУБДACCESS, входящую в состав MicrosoftOffice.

В терминологии этой СУБД база данных включает в свой состав различные объекты. К основным из них относятся: таблицы, формы, запросы и отчеты.

Таблицы являются основой базы данных, они предназначены для хранения информации. Таблицы состоят из однотипных записей (строки). Записи содержат сведения о единицах хранения. Запись состоит из полей (столбцы). В качестве полей выступают признаки (характеристики), описывающие единицы хранения. Поле определяется именем и типом информации. Приведем примеры некоторых типов информации:

Тип	Назначение, пример
Текстовый	любые символы: фамилии, адреса, номера телефонов и т.д.
Числовой	числа, над которыми можно выполнять арифметические операции: цены, суммы, стоимость, количество и т. п.
Денежный	с данными этого типа можно работать как с числом, но он имеет специфическую внешнюю форму представления
Дата/Время	представление даты и времени в разных форматах, позволяет выполнять некоторые числовые операции с датами, с предварительным преобразованием их
Логический	применяется при необходимости односложного ответа на вопрос: Да или Нет
Счетчик	для подсчета записей в таблице базы данных, при создании новой записи значение счетчика автоматически увеличивается на 1
MEMO	используется для записи в базу данных небольших текстов

Форма – объект, который позволяет более наглядно отобразить информацию, содержащуюся в одной записи. Формы удобно использовать как для ввода, редактирования, так и для просмотра данных.

Запросы предназначены для получения информации из таблиц базы данных по критериям, заданным пользователем.

Отчеты содержат информацию, полученную пользователем из базы данных. И хотя выходную информацию можно печатать в виде таблиц, форм или запросов, лучше придать результатам формуотчетов. Отчетам можно придавать привлекательный вид, сортировать и группировать данные, определять итоговые значения.

Access - это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. Access дает возможность также автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчет заработной платы, учет материальных ценностей и т.п.). С помощью Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и составлять сложные отчеты.

Access является приложением Windows, разработано фирмой Microsoft. СУБД Access работает под управлением Windows; все преимущества Windowsдоступны в Access, например, вы можете вырезать, копировать и вставить данные из любого приложения Windows в приложение Access и наоборот.