Раздел 2 Эскизное Проектирование информационной технологии на предприятии Лабораторная работа №8

Эскизное проектирование информационной технологии на предприятии

Цель работы: изучение и закрепление на практике технологии эскизного проектирования информационной технологии на предприятии.

Краткая теория:

Каждый специалист, работающий на предприятии, должен уметь определить возможность и целесообразность применения автоматизированной информационной технологии в своей профессиональной деятельности. Для этого он должен уметь проводить упрощенное эскизное проектирование информационной технологии, автоматизирующей выполняемые им функции. [2]

На специалиста возлагается обязанность решения частных задач управления, входящих в состав функционального комплекса. (Например, задачи учета основных средств входят в состав комплекса учетных задач системы управления предприятием). Тем не менее, при эскизном проектировании нужно учитывать, что информационная технология - это система, все её элементы взаимосвязаны, и решение частных задач должно увязываться с целями и критериями задач, решаемых на соседних уровнях управления. При эскизном проектировании такой частной информационной технологии выполняются те же стандартизированные этапы проектирования автоматизированных систем, только в упрощенном виде. [2]

Этапы эскизного проектирования:

1) Элементы предпроектного анализа

- анализ организационной структуры существующей системы управления и определение места специалиста;

- анализ функциональной структуры системы управления и определение места и структурных связей автоматизируемых функций;

- анализ информационных потоков (документооборота), их маршрутов, узлов пересечения, содержания, периодичности, объемов.

2) Элементы технического проектирования

- выбор хранимых данных (показателей);

- определение функциональных (алгоритмических) зависимостей показателей;

- организация информационной базы;

- определение форм входных и выходных документов.

3) Элементы рабочего проектирования

- выбор технических средств реализации частной информационной технологии;

- выбор базовых и функциональных программных средств.

4) Элементы внедрения

- приобретение и установка технических и базовых программных средств;

- приобретение, адаптация и настройка функционального программного обеспечения;

- создание внутримашинного информационного фонда (заполнение базы данных).

На стадии упрощенного предпроектного анализа основная задача состоит в определении узла пересечения информационных потоков, в котором находится рабочее место специалиста, и детальном выявлении их содержания, периодичности возникновения, объемов в байтах. Точное определение этого узла невозможно без знания общей организационной и функциональной структуры предприятия. В этом и состоит системность предпроектного анализа, увязывающего частные задачи (функции) специалиста со всей организационной и функциональной системой управления предприятием. Знание содержания (т.е. документов) информационных потоков, частоты обработки и объемов информации позволяют оценить минимально необходимые ресурсы (производительность и ёмкость запоминающих устройств) вычислительной техники. Обычно, для информационного узла заполняется таблица (см. ниже пример таблицы). Напоминаем, что один символ (цифра, буква, знак) в документе - это один байт.

Пример таблицы

№ п/п	Документ	Вид док-та	Объем (Кбайт)	Периодичность поступления
1	Д1	Вх	10	Ежедневно
2	Д2	Вх	4	1 раз в месяц
3	Д3	Вх	8	1 раз в неделю
. .	. .	. .	. .	. .
n	Дn	Вых	6	Ежедневно
Итого			……….

Организационная и функциональная структуры отображаются в виде схем, которые при физическом (рабочем) проектировании помогают выбрать топологию компьютерной сети предприятия. Кроме того, вдумчивый анализ существующих организационной структуры и документооборота, как правило, позволяют дать предложение по их оптимизации.

Стадия упрощенного технического проектирования дает обобщенную концептуальную модель решаемой задачи и позволяет провести частичное логическое проектирование процессов накопления и обработки данных. Для создания информационной базы данных необходимо прежде всего определить состав хранимых показателей, т.е. первичной независимой информации. К такой информации, во-первых, относится нормативно-справочная информация, помещаемая в „справочники“ баз данных, и, во-вторых, входная информация функциональных задач. Для формализованного определения состава хранимых элементов данных, помимо справочных, все показатели, характеризующие функциональную задачу, сводят в одну или несколько (в зависимости от сложности задачи) таблиц (матриц) смежности, и с их помощью определяют как входные, подлежащие хранению, так и промежуточные и выходные показатели. Одновременно эти таблицы позволяют определить состав функционально-зависимых показателей, а для каждого из них - перечень показателей-аргументов.

После выявления наборов входных, промежуточных и выходных показателей (элементов данных), определяют математические функции для зависимых показателей. Набор этих функций и составляет математическую модель решаемой задачи.

Для того, чтобы выбранные хранимые показатели занести в базу данных ЭВМ, необходимо представить их в виде, соответствующем модели организации данных в БД. На персональных компьютерах в основном используют реляционные (табличные) БД, поэтому процесс организации информационной базы при упрощенном эскизном проектировании сводится к разработке простых таблиц, содержащих входные (хранимые) показатели. При отсутствии или не соответствующих задач и форм входных и выходных документов разрабатываются новые или модернизируются старые формы.

При выполнении элементов рабочего проектирования производится выбор аппаратно-программных средств, решающих функциональную задачу в автоматизированном режиме. Выбор типа компьютера должен производится с учетом перспективы развития информационных технологий на предприятии и расширения состава решаемых специалистами задач. Кроме того, должны учитываться ресурсы компьютера, необходимые для установки базового программного обеспечения (ПО) и программ, которые, как правило, повсеместно используются в ежедневной профессиональной деятельности специалиста.

Простые задачи (расчет одной или нескольких таблиц), а также работы с матрицами смежности при выборе хранимых данных, могут быть запрограммированы с помощью электронных таблиц (например, Excel), что фактически является элементом автоматизации этапов технического и рабочего проектирования.

Помимо усилий, направленных на организацию автоматизированного решения собственных функциональных задач, специалисту в отчете о проведенном упрощенном эскизном проектировании будет неплохо предложить топологию и схему компьютерной сети, которую можно разработать на основе анализа организационно-функциональной структуры и маршрутов информационных потоков предприятия.

После обсуждения и уточнения упрощенного эскизного проекта автоматизированной информационной технологии решения частных задач наступает стадия внедрения, состоящая в приобретении, установке и изучении технических (компьютер, принтер, сетевые компоненты и т.п.) и программных средств (базовое и функциональное программное обеспечение) реализации этой технологии. Приобретаемые функциональные программные средства, как правило, являются многофункциональными, а их базы данных пустыми - содержат только оболочку (структуру). Поэтому в задачу специалиста входит после изучения инструкций пользователя выбрать те функции программы, которые им будут использоваться, а затем заполнить базу данных информацией, подготовленной на этапе упрощенного технического проектирования. Как правило, работа эта состоит в заполнении с клавиатуры ПК „справочников“, предназначенных для хранения входной и нормативно-справочной информации. При проектировании автоматизации решения простых задач, специалист может самостоятельно подготовить их решение с помощью базовых программных средств (например, Excel и Access). После удовлетворительного решения задач на контрольных примерах (т.е. задачах с заранее известным ответом) можно приступить к эксплуатации спроектированной информационной технологии.

На этой стадии можно также рассчитать экономическую эффективность от внедрения проектируемой информационной технологии.

Под эффективностью создания ИС понимают целесообразность применения средств вычислительной и организационной техники при формировании, передаче и обработке данных.

Обобщённым критерием экономической эффективности является минимум затрат живого и овеществлённого труда.

Экономический эффект от внедрения вычислительной и организационной техники подразделяют на прямой и косвенный.

Под прямой экономической эффективностью понимают экономию материально–трудовых ресурсов и денежных средств, полученную в результате сокращения численности управленческого персонала, фонда заработной платы, расхода основных и вспомогательных материалов вследствие автоматизации конкретных видов планово-учётных и аналитических работ.

Под косвенной экономической эффективностью понимают сокращение сроков составления сводок, повышение качества планово-учетных и аналитических работ, сокращение документооборота, повышение культуры и производительности труда и т.д.

Определяют экономическую эффективность с помощью трудовых и стоимостных показателей. Основным при расчётах является метод сопоставления данных базисного и отчётного периода, то есть до и после автоматизации.

Например, на ручную обработку счетов-фактур следует затратить 100 чел/ч (Т 0), а при использовании ИТ – 5 чел/ч (Т 1 ).

Абсолютный показатель Тэк составляет:

Тэк = Т 0 – Т 1 = 100 – 5 = 95 чел/ч.

Относительный – индекс производительности труда

Jпт = 0.05

Это значит, что для обработки счетов-фактур при автоматизации требуется по сравнению с ручной обработкой только 5% времени. Используя Jпт можно определить относительный показатель экономии трудовых затрат. При обработке счетов-фактур в результате применения ИТ экономия составит 95%. Наряду с трудовыми показателями, необходимо рассчитывать и стоимостные показатели, т.е. определять затраты на обработку информации при базисном и отчётном вариантах в денежном выражении.

Для определения абсолютных показателей:

Сэк = С 0 – С 1,

Например, затраты в денежном выражении на ручную обработку тех же счетов-фактур в базисном периоде составят 100 чел/ч * среднедневную зарплату работника.

Для расчёта индекса стоимости затрат:

Jст.зат. =

Срок окупаемости затрат на создание и внедрение ИС определяется по формуле:

, где

З_о – затраты на техническое обеспечение;

П_о – затраты на программное обеспечение;

К_эф – коэффициент эффективности;

С₀ и С₁ – стоимость затрат на обработку информации в базисном и отчетном периодах.