2.2 Методология формирования сводного бюджета
2.2.1 Структура и схема формирования основного бюджета
О проблемах финансового планирования
В настоящее время планирование деятельности предприятия стало серьезной проблемой:
из-за отсутствия ясных целей, отсутствия понимания миссии предприятия у руководства,
из-за испытываемых предприятием трудностей при определении потребностей в текущих ресурсах (люди, мощности и т.д.),
из-за необходимости предприятию самому ориентироваться в условиях рынка. Планы и средства больше не спускаются “сверху”,
не на многих предприятиях существует система представления достоверной информации в нужное время, в нужном месте, для нужных людей.
Проблема усугубляется недостатками сложившейся системы планирования:
планирование сегодня очень трудоемко из-за принятой практики подготовки планово-экономическими службами огромного количества документов, при этом большинство из них не пригодно для финансового анализа;
процесс планирования затянут по времени, что делает его непригодным для принятия оперативных управленческих решений;
плановые данные значительно отличаются от фактических. Процесс планирования по традиции начинается от производства, а не от сбыта продукции;
при планировании преобладает затратный механизм ценообразования: цена формируется без учёта рыночных цен, исходя из полной себестоимости и норматива рентабельности;
калькуляция себестоимости производится на единицу выпуска продукции, а не на единицу проданной продукции; отсутствует разделение затрат на переменные и постоянные; не проводится анализ безубыточности продаж;
экономическое планирование традиционно не доводится до планирования финансового и потому не дает возможности определить потребность в финансировании деятельности предприятия;
при существующей системе планирования невозможно достоверно проводить сценарный анализ и анализ финансовой устойчивости предприятия к изменяющимся условиям деятельности.
Названные проблемы и трудности исключены в системе управления предприятием на базе ERP технологий. Важнейшим элементом планирования является бюджетирование, обеспечивающее увязку экономических и финансовых потребностей предприятия.
Основной бюджет и его место в общем планировании
Основной бюджет - это финансовое, количественно определенное выражение маркетинговых и производственных планов, необходимых для достижения поставленных целей.
Для чего нужен основной бюджет? По оценкам специалистов, из-за того, что предприятия не формируют годовые бюджеты, они теряют за год до 20 % своих доходов.
Чтобы избежать этих потерь, нужно постоянно сравнивать бюджет с фактическими данными, анализировать отклонения, усиливать благоприятные и уменьшать неблагоприятные тенденции, совершенствовать методологию планирования.
Значение основного бюджета
В российских условиях отсутствие бюджетирования фактически приводило иногда к катастрофическим ситуациям: быстрорастущие торговые компании при всех внешних признаках благополучия и роста неожиданно получали обвальный спад по основным показателям. При наличии основного бюджета и контроля его исполнения такие ситуации можно было предвидеть и принять соответствующие меры.
На одном из предприятий внедрение системы бюджетирования позволило добиться увеличения годового денежного потока на 14 млрд. рублей и снизить дебиторскую задолженность более чем на 35 млрд. рублей.
На другом предприятии подготовленный основной бюджет позволил увидеть руководству, что реальная потребность в финансировании за счёт кредитов банков на 4,5 млрд. рублей меньше, чем планировалось финансовым отделом.
Еще на одном предприятии подготовленный основной бюджет в комплексе с программным обеспечением позволил компании оперативно корректировать свои планы, в результате чего:
прекратились задержки с выплатой заработной платы,
увеличилась загрузка оборудования с 20 % до 40 %,
прекратились перебои поставок сырья.
перестала расти кредитная масса,
снизилась дебиторская задолженность с 7 млрд.рублей до 1,5 млрд. рублей.
увеличился поток денежных средств более чем на 3 млрд. рублей.
Структура основного бюджета
Основной или общий бюджет состоит из трех обязательных финансовых документов:
прогнозный отчёт о прибылях и убытках,
прогнозный отчёт о движении денежных средств,
прогнозный балансового отчёта.
Оценивание качества основного бюджета
Бюджеты оцениваются по критериям достижимости и приемлемости.
Бюджет является достижимым, если достижимы поставленные цели.
Бюджет является неприемлемым, если условия достижимости целей невыгодны для предприятия.
Для оценивания приемлемости и достижимости бюджетов применяются инструменты финансового анализа и диагностики состояния предприятия, позволяющие оценить эффект (улучшение - ухудшение положения) и эффективность (например, соотношение затраты - объём продаж) принятых бюджетов.
Некоторые соображения на основе практики бюджетирования.
1. При составлении и оценивании основного бюджета необходимо использовать данные из бухгалтерской системы, поэтому в ходе бюджетных разработок следует по возможности применять документы, по форме и структуре приближенные к документам бухгалтерской отчётности.
2. Применение компьютерных технологий и, в частности, электронных таблиц позволяет значительно облегчить процесс бюджетирования и существенно упростить сценарный анализ (“что будет, если...”).
3. Стоит составлять бюджет на три года вперед с разбивкой в первый год по месяцам.
На рисунке представлена схема формирования основного бюджета “от продаж”.
Рис. 1. Блок - схема формирования основного бюджета “от продаж”
Далее рассмотрим процесс бюджетирования в соответствии с этой схемой.
2.2.2 Бюджет продаж Бюджет продаж должен отражать месячный или квартальный объём продаж в натуральных и в стоимостных показателях и составляется с учётом: уровня спроса на продукцию компании, географии сбыта, категорий покупателей, сезонных факторов При подготовке бюджета продаж прогноз объёма продаж - это необходимый предварительный этап работы - может заимствовать данные из соответствующего блока ERP-системы. Прогноз объёма продаж превращается в бюджет продаж в том случае, если руководство предприятия считает, что прогнозируемый объём продаж может быть достигнут. Прогноз объёма продаж осуществляется на основании анализа и обсуждения различных микро- и макроэкономических факторов, в том числе описываемых статистическими данными. Факторы, влияющие на прогноз объёма продаж:
Надежность прогноза продаж повышается в результате использования комбинаций экспертных и статистических методов:
Бюджет продаж включает в себя ожидаемый денежный поток от продаж, часть которого в дальнейшем будет включена в доходную часть бюджета. Для прогноза денежных поступлений от продаж необходимо учитывать коэффициенты инкассации, которые показывают, какая часть отгруженной продукции будет оплачена в первый месяц (месяц отгрузки), во второй и т.д., с учётом безнадежных долгов. На следующем рисунке представлен пример составленного бюджета продаж на год
Рис. 2. Бюджет продаж на год Далее бюджеты будут представляться в такой же структуре. По вертикали последовательно для всех групп товаров отражаются: сначала количество запланированных к продаже товарных единиц, затем приводятся их цены за единицу и, в заключение фиксируются объёмы продаж в стоимостном выражении. По горизонтали фиксируются сначала фактические данные продаж за предыдущий к планируемому год, затем планируемые продажи по месяцам и за год. Таким образом, бюджет продаж отражает движение основного бизнес-процесса “процесса продаж” хозяйственно - экономической деятельности предприятия. Параллельно с этим процессом функционирует финансовый процесс - процесс движения финансовых ресурсов. Этот процесс представлен на следующем рисунке. В этой таблице формат по горизонтали сохранился таким же, как и в предыдущей таблице. Но по вертикали представлена другая информация. Так, вверху обозначена Дебиторская задолженность. Что это такое? А это те денежные средства, которые покупатели предприятия еще не уплатили за отгруженные им товарную продукцию. В колонке за предыдущий год это фактическая задолженность за прошлый год, а в следующих колонках по месяцам указаны планируемые изменения этой задолженности с учётом поэтапной оплаты. Эти измененные значения Z(i) составляются из трех частей: а)остаток дебиторской задолженности Z(i-1) за предыдущий месяц, б) сумма задолженности к погашению в данном месяце W(i), сумма задолженностей согласно коэффициенту инкассации ∑ L(i), участвующих в формуле: Z(i)= Z(i-1) - W(i) + ∑ L(i). Так, например, для 1-го месяца получаем Z(1)=6300-2300+(2725-818)=5907, где (2725 - 818) - расчёт дебиторской задолженности L(1).
Рис. 3. График ожидаемых поступлений денежных средств от продаж 2.2.3 Бюджет производства Бюджет производства - это план выпуска продукции в натуральных показателях. Бюджет производства составляется исходя из бюджета продаж; он учитывает производственные мощности, увеличение или уменьшение запасов (бюджет производственных запасов), а также величину внешних закупок. Необходимый объём выпуска продукции определяется как предполагаемый запас готовой продукции на конец периода плюс объём продаж за данный период и минус запас готовой продукции на начало периода.
Рис. 4. Бюджет производства на год 2.2.4 Бюджет производственных запасов Бюджет производственных запасов содержит информацию, необходимую для подготовки двух заключительных финансовых документов основного бюджета: 1) Прогноз отчёта о прибылях и убытках - в части подготовки данных о производственной себестоимости реализованной продукции. 2)Прогноз балансового отчёта - в части подготовки данных о состоянии нормируемых оборотных средств (сырья, материалов и запасов готовой продукции) на конец планируемого периода. Объём незавершенного производства определяется, исходя из технологических особенностей изготовления продукции.
Рис. 5. Бюджет производственных запасов |
