2 Формирование бюджетной структуры, бюджетное планирование и управление в erp- системе

    2.1 Структура и функции подсистемы управления финансами\2.1.1. Общие принципы управления финансами

    Строго говоря, базовые системы, на основе которых создаются подсистемы управления финансами и кадрами, относительно независимы от ранее рассмотренных подсистем. Однако с точки зрения оценки возможностей интеграции целесообразно хотя бы коротко рассмотреть управление финансами и кадрами. Дело в том, что принцип открытости программных систем, соблюдение которого позволяет обеспечивать интеграцию функций управления, приводит к тому, что возможно построение интегрированной АСУП на конкретном предприятии на основе базовых систем не только одной, но и нескольких фирм. Итог - полномасштабная интегрированная АСУП, управляющая согласованно производством, финансами, кадрами.

    Принципы, по которым в ERP строится финансовое управление, практически одинаковы у всех основных фирм-разработчиков программного обеспечения, хотя их реализация может отличаться. Поэтому в данном разделе приводится описание наиболее типичных свойств подобных систем.

    Подсистема управления финансами представляет собой интегрированный пакет программ, позволяющий увеличить эффективность управления финансами благодаря развитой системе бухгалтерского учёта, отчётности и прогнозирования ситуаций. Система состоит из четырёх модулей:

• Главной бухгалтерской книги

• Расчётов с заказчиками

• Расчётов с поставщиками

• Управления основными средствами

    Она способствует реализации основных финансовых целей, таких как сокращение циклов отчётности, понижение риска кредитования, совершенствование потока наличности, более эффективное управление основными средствами и капитальным строительством.

    Система позволяет управлять всеми данными по предприятию как единым ресурсом. Изменения, произошедшие в одной функциональной области, немедленно отражаются во всех взаимосвязанных точках. Интеграция всех финансовых и производственных программ даёт в результате единую прикладную систему.

2.1.2 Главная бухгалтерская книга

    Это средство обеспечивает конечных пользователей возможностями по бухучёту, по внутренним и внешним операциям и выдаче отчётности в требуемых разрезах. Современные системы обладают следующими свойствами:

    1. Управление сложными структурами. Производственная система может включать в свой состав различные компании, подразделения, дочерние фирмы или отдельные заводы. Каждая организация может иметь свои собственные счета и свою собственную отчётность, собственные процедуры, налоговые условия частоту проводок, планы счетов.

    2. Консолидация. В условиях существования в рамках одной корпорации разнородных составляющих система должна обеспечить на уровне корпорации консолидацию счетов, отчётности, планов.

    3. Многовалютность. Системы обеспечивают конвертацию валют при управлении транснациональными корпорациями, а также при работе с зарубежными заказчиками и поставщиками.

    4. Гибкая структура планов счетов. Счета могут создаваться для всех элементов организационной структуры, имеющих определённую экономическую и финансовую самостоятельность. Между счетами могут устанавливаться заданные отношения.

    5. Суммирование информации на счёте. В системах обеспечивается возможность проведения операций в иерархических структурах счетов, задаваемых самим пользователем. Такие структуры могут включать склады, склады, проекты, виды продукции, традиционные счета и т. п.

    6. Управление проводками. Сюда относятся такие функции, как обеспечение доступа определённому кругу пользователей к главной книге или её разделам, ограничение сумм операций, ограничение частоты операций, проверка выхода счетов на заданные ограничения и т. п.

    7. Работа с распределёнными структурами. Доходы и расходы могут определяться отдельно для проектов, видов продукции или центров затрат/прибыли. В качестве данных могут фигурировать бюджеты и фактические доходы/расходы. В системы могут включаться процедуры распределения средств между счетами. В ряде систем имеются процедуры моделирования последствий распределения.

    8. Бюджетирование. Системы допускают одновременное ведение большого количества бюджетов для всех организаций, входящих в общую структуру. Бюджеты могут составляться для различных периодов (год, квартал, месяц) и для различных позиций(подразделения, проекты и т. п.). Бюджеты могут обслуживаться также функциями распределения и моделирования.

    9. Интерактивный анализ финансового состояния. Системы имеют возможности быстрого ответа на постоянные и оперативно формируемые запросы о финансовом состоянии во всех требуемых разрезах.

    10. Отчётность о расходах. В системы встраиваются генераторы отчётов, которые позволяют быстро сгенерировать отчёт заданного вида (по календарным периодам, счетам, на конец финансового года, по проектам, контрактам, подразделениям, регионам и т. д.). Возможны отчёты вида “что будет, если ...?”, позволяющие предсказать и оценить будущие результаты.