3.9 Форми документів

Форми документів — це їхній вигляд, устрій. Вони визначаються змістом відомостей, які розміщуються на документах, та способом їх опрацювання: ручним, механізованим, автоматизованим тощо.

У бухгалтерському обліку використовується велика кількість документів. Зауважимо, що за своєю економічною природою та характером багато господарських фактів — явищ і процесів — однотипні й однорідні. Це дає змогу оформити такі операції однаковими документами, чого досягають типізацією форм.

За розробку типових форм бухгалтерських документів відповідає Міністерство статистики. Ним розроблені типові форми бухгалтерських документів. Типові форми бухгалтерських документів застосовуються в усіх галузях народного господарства.

Крім типових форм, розробляються галузеві уніфіковані форми бухгалтерських документів. Вони розробляються як для окремих галузей (промисловість, будівництво, сільське господарство), так і для сукупностей галузей, наприклад, для переробної промисловості АПК, машинобудівельного комплексу тощо.

Типізація та уніфікація документів сприяє скороченню кількості форм первинних документів.

Функції бухгалтерських документів. Бухгалтерські документи виконують різні функції. Першою функцією є доказовість. Вона має бути юридичною (бухгалтерські документи підтверджують факт здійснення господарської операції — процесу); інформаційною (дає змогу використати дані, які містить документ для отримання інформації, формування показників, здійснення різних облікових процедур); контрольною. Бухгалтерські документи дають змогу контролювати господарські й технологічні процеси, роботу окремих осіб, фінансові операції тощо.

Остання функція — це зберігання даних. Завдяки бухгалтерським документам є можливість дістати відомості в майбутньому, а це дає змогу порівнювати, аналізувати тощо.

3.10 Зберігання бухгалтерських документів

У кожній бухгалтерії документи з моменту їх написання або одержання від інших підприємств чи організацій до повного використання й передачі до архіву проходять обробку, передаються з одного робочого місця на інше, тобто проходять певний шлях. На окремих робочих місцях бухгалтерські документи затримуються іноді на кілька днів. Таке становище потребує організації контролю за зберіганням документів.

Для забезпечення своєчасного й правильного обліку господарських фактів треба сформувати систему написання й опрацювання документів, яка б сприяла максимальному прискоренню їх руху протягом всієї обробки. Цього можна досягти за допомогою документообороту та чіткої організації поточного та постійного архівів.

Документооборотом називається встановлений порядок і термін руху документів у процесі їх використання згідно з методом бухгалтерського обліку від моменту написання або отримання від інших підприємств до передачі в архів.

Документи, на підставі яких роблять записи в облікових реєстрах, називаються використаними. Їх зберігають у поточному архіві не більше одного року, після чого передають за актом на постійне зберігання до архіву підприємства, організації або установи.

Протягом місяця документи, які обробляються, зберігають в окремих папках або інших засобах діловодства.

У кінці кожного місяця документи поточного місяця формують в окремі папки за ознаками архівного діловодства, тобто архівної номенклатури. На обкладинці зазначають назву справи, її номер, рік, місяць, шифр синтетичного рахунку та кількість документів. Документи добирають за певними ознаками групування (прибуткові, видаткові, авансові звіти, нумерації, послідовності здійснення господарських операцій та іншими ознаками).

Документи, передані з поточного архіву до постійного, зберігають за такими принципами: за роками і місяцями; у межах року і місяців залежно від характеру й змісту за такими ознаками: у хронологічному, предметному і кореспондентському порядку.

Термін зберігання документів у постійному архіві підприємства для кожного виду документів встановлює Головне архівне управління.

Після закінчення терміну зберігання документи знищують, про що складають акт. Процес знищення здійснюють шляхом передачі організаціям вторинної сировини, що оформляють накладною.