Інші способи надання спільного доступу до документів або сайтів

У цьому випуску з’явилося більше способів надання спільного доступу до документів і сайтів.

• Відтепер свої документи можна зберігати в окремій особистій бібліотеці, доступній звідусіль, – у службі OneDrive для бізнесу. Таким чином, документи не потрібно розподіляти на "Спільні документи" або "Особисті документи". Усі документи в бібліотеці спочатку особисті, доки ви не вирішите надати до них доступ іншим користувачам.

• Нова команда «Спільний доступ» дає змогу швидко надати спільний доступ до документів або сайтів. Ви можете надавати людям доступ до певних документів і визначати, що саме інші користувачі можуть з ними робити (читати, записувати тощо). Команду «Спільний доступ» можна використовувати також для таких цілей:

  • надсилати гостьове посилання на документ користувачам, які працюють в інших організаціях або не мають облікових даних для входу (можна надавати спільний доступ до документа або сайту вибраній групі осіб за допомогою посилання "для вибраних", а також з’ясувати, хто надає спільний доступ до документа або сайту);

  • надсилання персоналізованого запрошення електронною поштою під час надання спільного доступу до документа або сайту;

• отримання оповіщень у каналі новин про оновлення документа.

• Доступ до документів і папок у бібліотеці можна також надавати з мобільних пристроїв.

Співпраця із зовнішніми користувачами

Тепер ви маєте можливість запрошувати користувачів, що працюють поза межами вашої компанії, наприклад постачальників, надійних ділових партнерів і клієнтів, для перегляду вмісту на ваших сайтах, спільного доступу до нього та роботи з таким вмістом.

• Зовнішній спільний доступ активовано за промовчанням. Адміністратори окремих колекцій сайтів або власники сайтів можуть за потреби надавати спільний доступ до своїх сайтів або документів зовнішнім користувачам.

• Зовнішні користувачі можуть увійти у службу за допомогою облікового запису Windows або ідентифікатора користувача Microsoft Office 365.

• Адміністратори SharePoint Online можуть не лише активувати або деактивувати зовнішній спільний доступ, але й вилучати наявні облікові записи гостей із числа облікових записів, яким надається зовнішній спільний доступ.

Сайт спільноти

Служба SharePoint Online розширює поняття дошки обговорень завдяки запровадженню сайтів спільнот. Це колекції сайтів, створені за допомогою нового шаблону сайту спільноти.

Переваги

Сайти спільноти заохочують до обміну інформацією між колективами та групами всередині організації. Вони сприяють відкритому спілкуванню, оскільки завдяки ним користувачі можуть легко ділитися своїми інтересами та досвідом і вчитися в інших, отримуючи знання та досвід у певних областях.

Сайти спільнот мають деякі переваги над повідомленнями електронної пошти, миттєвими повідомленнями або іншими методами спілкування, а саме:

• доступність усього вмісту сайту спільноти для всіх її учасників;

• повне збереження журналу розмови відповідно до принципів корпоративної етики;

• вбудований пошук, що дає учасникам змогу шукати дані серед всього вмісту у спільноті;

• оцінки, що дають змогу учасникам голосувати за окремі дописи та відповіді; оцінки впливають на репутацію учасників спільноти;

• система досягнень, де за участь у спільноті надається винагорода;

• категоризація вмісту для збільшення вірогідності його виявлення та спрощення обслуговування;

• обслуговування сайту за допомогою списків SharePoint, які мають знайомий інтерфейс і дають змогу використовувати велику кількість функцій загального керування, керування записами та інтеграції робочого циклу у службі SharePoint.