Витребування електронної інформації та ведення справ (лише у планах SharePoint Online для підприємств)

За допомогою шаблону сайту "Центр автоматичного пошуку даних" створюється портал, на якому можна отримати доступ до справ, пов’язаних із витребуванням електронної інформації. Ви можете експортувати вміст, брати його на утримання (наприклад, під час судового процесу або розслідування) і створювати запити. Адміністратор SharePoint Online може створити колекцію сайтів і дозволити певним користувачам створювати власні сайти справ, пов’язаних із витребуванням електронної інформації. Кожний інцидент – це сайт співпраці, що містить бібліотеку документів, яка використовується для збереження документів, пов’язаних із керуванням інцидентом.

Крім того, до кожної справи в центрі витребування електронної інформації можна додати такі елементи:

• Джерела – поштові скриньки Exchange, проіндексовані спільні папки та сайти SharePoint.

• Запити: умови пошуку, такі як автор, часові рамки та вільний тест, а також область пошуку. Запити використовуються для визначення вмісту для експорту.

• Набори для витребування електронної інформації: поєднання джерел, запитів і даних, які визначають, чи слід архівувати вміст. Набори для витребування використовуються для визначення й архівування вмісту.

• Розташування для експорту: розташування, у яке завантажується експортований вміст.

Коли виникає потреба у витребуванні електронної інформації (наприклад, у ході судової справи або аудиту), користувач із відповідними дозволами створює нову справу, указує джерела, де слід шукати інформацію, створює запити, що визначають, який саме матеріал слід знайти, і запускає виконання цих запитів. Після цього користувач архівує сайти та поштові скриньки, де знайдено вміст, зберігає елементи, які відповідають умовам запитів, і експортує ці елементи. Коли справа закривається, утримання вмісту скасовується.