Лабораторна робота 5. Служба SharePoint

Зміст

1. Зберігання документів у службі OneDrive для бізнесу або на сайті групи

2. Початок роботи зі службою SharePoint

3. Нові можливості служби Microsoft SharePoint Online

Зберігання документів у службі OneDrive для бізнесу або на сайті групи

Можливість зберігати всі документи в службі OneDrive для бізнесу приваблює. Посилання на бібліотеку OneDrive для бізнесу завжди є вгорі сторінки, і так просто передати або створити нові документи. Проте потрібно також подумати про доступ до документів, збережених у службі OneDrive для бізнесу. Якщо документ створено в результаті спільної роботи в рамках проекту, тоді, можливо, краще зберегти його на сайті групи. У цій статті наведені деякі рекомендації, які допоможуть вибрати оптимальний шлях.

Зберігайте документи в службі OneDrive для бізнесу

Якщо не потрібно надавати до них спільний доступ. Документи, розміщені в службі OneDrive для бізнесу, конфіденційні за замовчуванням, окрім документів, розміщених у папці Спільно для всіх. Тому служба OneDrive для бізнесу – найкращий варіант для чернеток документів або конфіденційних документів, які не повинен бачити ніхто інший.

Якщо потрібно надати спільний доступ до документів, які мають обмежений життєвий цикл.

Іноді можна працювати з документами, які не стосуються поточного проекту та важливі в основному для вас, проте при цьому потрібно поділитися ними. Наприклад, під час написання статті для блоґу потрібно попросити деяких колег переглянути та відредагувати її перед публікацією. У такому випадку очікується, що користувачі використають документ один раз, а потім його буде видалено. Користувачам не потрібен будь-який інший додатковий контекст і їм не потрібно знати точне місце, у якому збережено документ. Їм потрібні лише посилання на документ і дозвіл на редагування.

Не вдається визначити наявний сайт групи, до якої належить документ, і не схоже, що призначення документа гарантує створення нового документа.

Зберігайте документи на сайт групи в таких випадках.

Якщо потрібно, щоб учасники групи визнали документ відповідним поточному проекту.

Якщо потрібно поширити право власності та дозволи на більшу кількість користувачів. Якщо документ важливий із точки зору успішності проекту, вдалим рішенням буде залучення інших користувачів, які можуть контролювати процеси на сайті.

Якщо потрібно, щоб дозволи надавалися на основі сайту, а не окремих документів. Якщо користувачі мають доступ до сайту групи, то вони мають доступ до збережених на ньому документів.

Інші документи стосовно проекту вже збережено в бібліотеці сайту групи, й інші користувачі очікують знайти їх саме там.

Якщо потрібно створити робочий процес реєстрації, за якого документ призначається іншому учаснику.

Переміщення документів зі служби OneDrive для бізнесу на сайти груп

Інколи окремі документи набувають важливості та стають такими, що відповідають проекту. Коли це станеться, доцільно перемістити їх зі служби OneDrive для бізнесу на сайт групи.

Переміщення документа зі служби OneDrive для бізнесу до бібліотеки сайту групи виконується вручну. Документ можна скопіювати або вирізати та вставити. Найпростіший спосіб переміщення файлів між бібліотеками – використання Провідника. У бібліотеці відкрийте вкладку Бібліотека та виберіть елемент Відкрити в Провіднику.

Нижче представлено коротке навчальне відео з демонстрацією переміщення документів: