Пошук і вбудовані фільтри

Вікно пошуку та вбудовані фільтри містяться у верхній частині списку повідомлень.

• Щоб розпочати пошук, виберіть команду Пошук і введіть те, що потрібно шукати. Нижче з’явиться список пропозицій; можна клацнути одну з них, щоб шукати цей елемент. Або можна продовжувати вводити власне слово для пошуку, а потім натиснути клавішу Enter, щоб розпочати пошук. Щоб очистити пошук, клацніть піктограму справа від вікна пошуку.

• Вбудовані фільтри Усі, Непрочитані, Надіслані мені та Позначені – це спосіб швидко визначити, що буде відображатись у списку повідомлень. Після застосування фільтра Усі відображаються всі повідомлення, після застосування фільтра Непрочитані відображаються повідомлення, не позначені як прочитані, після застосування фільтра Надіслані мені відображаються всі повідомлення, що містять ваше ім’я в полях "Кому" та "Копія", після застосування фільтра Позначені відображаються всі позначені повідомлення.

Список повідомлень

У списку повідомлень відображаються повідомлення в поточній папці. Відображенням повідомлень можна керувати за допомогою фільтрів або пошуку. Список повідомлень містить інструменти, які дають змогу швидко виконати деякі завдання.

• Клацнувши піктограми справа від списку повідомлень, можна видалити повідомлення чи розмову або додати позначку. Інші піктограми показують повідомлення, що містять вкладення, їхню важливість (висока або низька) і кількість непрочитаних елементів у розмові.

• Клацнувши повідомлення правою кнопкою миші, можна побачити меню параметрів, яке дає змогу, наприклад, позначити повідомлення як прочитане або непрочитане, перемістити повідомлення до іншої папки або створити правило на основі повідомлення.

• Щоб побачити всі повідомлення в розмові, її можна розгорнути, клацнувши трикутник зліва від повідомлення.

• Використовуйте написи у верхній частині списку повідомлень, щоб переключатися між переглядом розмов за датою та елементів за датою.

Лабораторна робота 3

Тема: «Використання Outlook Web App». Робота з календарем і завданнями.

Зміст

1. Створення зустрічі.

2. Створення зустрічі, що періодично повторюється.

3. Надання спільного доступу до свого календаря.

4. Робота із завданнями.

Календар

Після папки "Вхідні" календар, мабуть, використовується найбільше під час роботи у веб-застосунку Outlook Web App.

1. Створіть нову подію, вибравши команду Створити подію. Подією може бути зустріч, нарада або подія на весь день.

2. Використовуйте календар для переходу від однієї дати до іншої. Затінення позначає тиждень, який ви зараз переглядаєте, а темніше виділення позначує поточну дату. Можна використовувати піктограму календаря у верхній частині, щоб згортати й розгортати цю частину подання календаря.

3. Одночасно можна переглядати кілька календарів. У цьому розділі можна додати календарі інших користувачів і вибрати календар для відображення.

4. Це ще одна область, де можна переходити від одного дня до іншого. Клацніть будь-яку дату, щоб перейти до неї або натискайте стрілки збоку, щоб побачити дату до або після поточної дати.

5. Головне вікно, де відображатимуться календарі.

6. Виберіть необхідне подання та надайте спільний доступ до календаря або надрукуйте його.

Вміст календаря

Після папки "Вхідні" календар, мабуть, використовується найбільше під час роботи у веб-застосунку Outlook Web App. Календар можна переглянути в чотирьох різних поданнях: День, Робочий тиждень, Тиждень і Місяць.

Швидкий перегляд інформації про події

Можна клацнути будь-яку подію в календарі, щоб швидко переглянути інформацію про неї.

Якщо ви створюєте подію, вас буде відображено як автора події, і подія міститиме посилання для її редагування та видалення.

Нарада, на яку ви отримали запрошення, буде містити відомості про організатора та посилання для відповіді на запрошення. Якщо організатор додав запрошення на мережну нараду, ви побачити посилання для того, щоб приєднатися до наради.

Подання "Тиждень"

Подання "Тиждень" – це подання за промовчанням, що відкривається під час першого запуску календаря у веб-застосунку Outlook Web App. Його можна змінити на подання День, Робочий тиждень або Місяць за допомогою параметрів у верхньому куті.

1. Створіть нову подію, клацнувши елемент Нова подія. Подією може бути зустріч, нарада або подія на весь день.

2. Використовуйте календарі для переходу від одної дати до іншої. Затемнення позначає тиждень, який зараз переглядається, а більш темне виділення позначає поточну дату. Можна використовувати піктограму календаря у верхній частині для згортання та розгортання цієї частини подання календаря.

3. Одночасно можна переглядати кілька календарів. Цей розділ дає змогу створювати інші календарі, такі як календарі для певного проекту або для відстеження особистих зустрічей. Можна також додати календарі інших користувачів і вибрати, що відображати. Якщо ви вибираєте відображення кількох календарів, їх буде перенесено до одного подання, і кожний календар матиме інший колір.

4. Календар також містить область, де можна переходити від одного дня до іншого. Клацніть будь-яку дату, щоб перейти до неї. Або клацайте стрілки збоку, щоб побачити дату до або після поточної дати.

5. Основне вікно, де буде відображено календарі. Двічі клацніть пусте місце в цьому вікні, щоб створити новий елемент календаря. Або клацніть і перетягніть, щоб створити новий елемент у вибраний час.

6. Виберіть потрібне подання та надайте спільний доступ до календаря або надрукуйте його.

Подання "День"

Подання "День" найзручніше, якщо у вас щільний графік, або якщо необхідно побачити поряд кілька графіків. Елементи керування залишаються тими самими, змінюється тільки подання.

Подання "Місяць"

Подання "Місяць" може містити дуже багато елементів. Для більшої зручності відображається порядок денний для вибраного дня:

1. Затемнення позначує поточну дату.

2. Трохи світліше затемнення позначує обраний місяць.

3. Затемнення позначує обраний день, а число – кількість невідображених елементів для кожного дня. Двічі клацніть елемент, щоб відкрити його. Нову подію можна створити в будь-який день, двічі клацнувши на пусте місце під потрібною датою.

4. Затемнений елемент позначує подію на цілий день.

5. Порядок денний для обраного дня. Новий елемент для поточної дати можна створити двічі клацнувши на пусте місце в порядку денному.

Відкриття події в окремому вікні

За промовчанням ви читаєте та створюєте події на головній сторінці календаря, але це не завжди потрібно. Іноді необхідно переглянути подію в окремому вікні. Будь-яку подію можна відкрити в новому вікні, клацнувши спливаючу піктограму у верхньому куті повідомлення.

Створення елементів календаря

Щоб відкрити новий елемент календаря в будь-якому поданні, клацніть елемент Нова подія або двічі клацніть будь-яке пусте місце. У поданнях "День", "Робочий тиждень" і "Тиждень" можна клацнути та перетягнути, щоб вибрати проміжок часу. Або можна додати тему безпосередньо до календаря. Двічі клацніть новий елемент, щоб відкрити його та додати додаткову інформацію.

Створення зустрічі

Клацніть елемент Нова подія або двічі клацніть календар, щоб відкрити форму нового елемента календаря.

1. Введіть короткий опис події.

2. За бажанням додайте розташування.

3. Виберіть дату та час початку.

4. Виберіть тривалість. Виберіть пункт Увесь день для події, що триває цілий день. Події на цілий день з’являються у верхній частині календаря.

5. Використовуйте параметр Відобразити як, щоб вибрати, як час буде відображатися в календарі.

6. Змінення або вимкнення нагадування.

7. Якщо у вас є кілька календарів, виберіть, у якому календарі зберегти елемент.

8. Настройте шаблон повторення, якщо ви бажаєте, щоб поточна подія повторювалася.

9. Позначте подію як Приватне, якщо ви не бажаєте, щоб користувачі, яким надано спільний доступ до календаря, побачили інформацію.

10. Використовуйте область Нотатки, щоб додати будь-яку необхідну інформацію.

11. Виберіть команду Зберегти, щоб зберегти зміни або Відхилити, щоб їх скасувати.

Створення наради

Нарада – це подія в календарі, яку ви надсилаєте іншим користувачам. Нарада створюється так само, як і зустріч, але ви запрошуєте учасників і можете додати ресурс, такий як кімната для переговорів.

Клацнувши елемент Нова подія, ви виконуєте майже всі ті самі кроки. Щоб перетворити елемент календаря на запрошення, розпочніть із введення імен користувачів, яких потрібно запросити, у поле Учасники.

1. Можна ввести імена безпосередньо до поля Учасники, щоб додати їх.

2. Введіть розташування або натисніть кнопку Додати кімнату, щоб переглянути список доступних кімнат для конференцій із корпоративної адресної книги. Клацніть елемент Помічник із планування, щоб відобразити календарі учасників. Також можна додавати й видаляти учасників та або автоматично планувати ресурси, як-от кімнати для конференцій.

3. Щоб переглянути доступність учасників і кімнат для переговорів, натисніть кнопку Помічник із планування. Завершивши, клацніть елемент OK, щоб зберегти зміни, або Відхилити, щоб скасувати їх. Вибравши будь-який із цих варіантів, ви повернетеся до форми, у яку можна внести потрібні зміни перед збереженням.

4. Якщо для вашого облікового запису дозволені мережні наради, можна додати посилання на мережну нараду, клацнувши елемент Онлайнова нарада.

5. За промовчанням функцію Запитати відповіді ввімкнуто, але її можна вимкнути, якщо ви не бажаєте знати, хто прийняв запрошення та хто його відхилив. Якщо ви залишите функцію "Запитати відповіді" ввімкнутою, ви отримаєте відповіді про те, приймають учасники ваше запрошення чи відхиляють його.

6. Натисніть кнопку Надіслати, щоб зберегти внесені зміни та надіслати запрошення учасникам, або Скасувати, щоб скасувати дію.

Надання спільного доступу до календаря

Кількома клацаннями ви можете надати спільний доступ до свого календаря іншим користувачам у вашій організації.

Розпочніть, вибравши елемент Спільний доступ у верхній частині вікна календаря.

1. Введіть ім’я особи, якій потрібно надати спільний доступ до свого календаря, у поле Надати спільний доступ. Веб-застосунок Outlook Web App автоматично шукатиме його в адресній книзі.

2. Після того, як ім’я знайдено, його буде автоматично додано до списку осіб, яким надано спільний доступ. Можна додати будь-яку кількість користувачів.

3. Виберіть, до якої інформації ви бажаєте надати спільний доступ. Параметр Усі відомості дає користувачам змогу бачити всю інформацію про події у вашому календарі, крім подій, позначених як "Приватне". Якщо застосовано параметр Стисло, буде відображено тему та розташування. Параметр Лише доступність показує лише, що у вас призначено подію на певний час, але без інших подробиць. Особисті події завжди відображатимуться в календарі як зайнятий час.

4. За потреби можна змінювати тему.

5. Якщо у вас є кілька календарів, виберіть, до якого з них ви бажаєте надати спільний доступ. Більшість користувачів надають доступ до свого календаря за промовчанням (що називається "Календар"), але можна надавати спільний доступ до будь-якого календаря, який міститься у вашій поштовій скриньці.

Додавши всіх користувачів, яким потрібно надати спільний доступ, і вибравши для них рівень доступу до календаря, клацніть елемент Надіслати, щоб надіслати запрошення до спільного ресурсу доданим користувачам, або Відхилити, щоб скасувати дію.

Завдання

У розділі "Завдання" зберігаються створені або надіслані завдання, а також повідомлення з позначкою. Щоб переглянути завдання, виберіть елемент Завдання під списком папок. Під час перегляду завдань відображається подання за промовчанням Позначені елементи й завдання. Це можна змінити, вибравши папку Завдання у списку папок.

1. Створіть нове завдання, вибравши команду Створити завдання.

2. Використовуйте цей стовпець, щоб переглядати позначені елементи та завдання або тільки завдання.

3. Фільтри. Виберіть фільтр залежно від того, які елементи потрібно відобразити. Завдання та позначені елементи, з якими не пов’язано дату та які не завершено, відображаються, лише якщо вибрати варіант Усі.

4. Список елементів, що відповідають поточним умовам фільтра. Клацніть будь-який елемент, щоб побачити його в області читання. Можна використовувати елементи керування в поданні списку, щоб змінити стан елемента. Наприклад, можна позначити завдання як завершене або видалити позначку з елемента.

5. Область читання, де відображається вміст вибраних елементів. Можна використовувати елементи керування у верхньому куті, щоб змінити елемент, якщо це завдання. Якщо це повідомлення, елементи керування будуть такі самі, як і під час перегляду пошти.