Система управления (Management)

Компоненты управления предназначены для управления, обработки и использования информации. Они включают в себя:

1. базы данных для администрирования и выборки;

2. системы авторизации доступа для защиты информации.

Целью законченной системы ECM является обеспечение этих двух компонентов только один раз как сервисов для всех решений, таких как Document Management, Document-Centric Collaboration, Web Content Management, Records Management и Workflow / Business Process Management.

Системы управления документами (DM) — старейший компонент ECM. Он позволяет контролировать документ с момента его создания до архивирования. Назначение технологии — снабжать документы метаданными (атрибутами) для того, чтобы связывать их бизнес-процессами.

Технология управления Web-контентом (WCM) поддерживает процесс создания, согласования, публикации и постоянного обновления информации на сайтах и обычно интегрируется с системой управления документами. Она позволяет организациям публиковать информацию и документы в Web, не ограничиваясь Интернетом. Использование ПО для управления web-контентом позволяет публиковать информацию быстро и безопасно в разных каналах, даже не зная языка HTML.

Технология управления записями (RM) обеспечивает работу с архивами документов длительного хранения, как электронных, так и бумажных. Она поддерживает полный жизненный цикл документа — от его создания до уничтожения — и связана с процессами архивирования, возвращения или удаления документов.

Технологии управления потоками работ (Workflow) нужны для управления рабочим процессом служит для автоматизации деловых процедур, управления потоками автоматизации бизнес-процессов, включая разработку маршрутов, контроль исполнения и т.д. Технологии управления потоками работ (Workflow) нужны для управления рабочим процессом служит для автоматизации деловых процедур, управления потоками автоматизации бизнес-процессов, включая разработку маршрутов, контроль исполнения и т.д.

Системы документно-ориентированной групповой работы (Document-Centric Collaboration) обеспечивают работу виртуальных распределенных команд, включая ведение дискуссий, обсуждение документов , а также проектно-ориентированные методы взаимодействия. Средства организации совместной работы позволяют наладить совместную работу в случаях, не поддающихся строгой формализации.

Система хранения (Store)

Система хранения (Store) включает функциональности и компоненты для временного хранения информации, которая не предназначена для архивирования. Даже при использовании носителей, которые пригодны для долговременной архивации, хранение все же отделено от сохранения.

Компоненты системы хранения могут быть разделены на три категории:

1. репозитории (Repositories) как место в памяти;

2. библиотечные серверы (Library Services) как компоненты администрирования для репозиториев;

3. технологии хранения.

Эти компоненты инфраструктуры выражаются на уровне операционной системы как файловая система, а также включают технологии безопасности.

Библиотечные сервисы работают совместно с базой данных компонентов системы управления и могут пониматься как библиотеки только в метафорическом смысле. Они являются административными компонентами, связанными с системой, которая обрабатывает доступ к информации. Библиотечные сервисы отвечают за получение и сохранение информации от компонентов систем захвата и управления. Библиотечные сервисы всегда имеют сведения о физическом местоположении хранимого объекта. Для хранения информации может использоваться широкий спектр технологий, в зависимости от требований приложений и системы.

Система сохранения (Preserve)

Система сохранения (Preserve) включает функциональности и компоненты, работающие с долговременным безопасным хранением и резервными копиям статической, неизменяемой информации, поскольку временное хранение не предназначено или не требуется для архивов.

Системы электронной архивации сегодня в основном состоят из комбинации администрирующего программного обеспечения и подсистем хранения.

Система доставки или распространения (Deliver)

Система доставки или распространения (Deliver) включает функциональности и компоненты, используемые для чтения, ввода, представления и управления выходом информации для компонентов систем управления, хранения и сохранения.

Для подготовки информации к выходу наиболее важны две функции:

1. планирование/Разработка с инструментами для планирования и форматирования выхода.

2. публикация с приложениями для презентации информации для распространения и публикации.

Поэтому задачей различных компонентов системы доставки или распространения является предоставление информации пользователям наилучшим для данного приложения способом с контролем ее использования настолько полным, насколько это возможно.

Базовыми технологиями системы доставки или распространения являются:

1. технологии преобразования- реализуют ее трансформацией, которая должна всегда быть управляемой и отслеживаемой;

2. технологии безопасности- являются межсекционными функциями, которые доступны для всех компонентов ECM;

3. технологии распределения.

Все указанные выше технологии по существу служат для доставки распространения различного контента в ECM целевым пользователям при помощи различных процедур управляемым и ориентированным на пользователя способом.