Робота з вхідними і вихідними документами у військовій частині (установі)

Вхідні документи та правила їх оформлення. Вхідні документи – документи, які надійшли до військової частини (установи). Ці документи реєструються відповідно у журналі реєстрації вхідних документів; документи для тимчасового користування – у журналі обліку перехідних документів. Це здійснюється одноразово.

Реєстрація документа – це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Документи реєструються на нижньому правому полі першого аркуша документа; з цією метою використовується спеціальний штамп. За наявністю додатків до документа штамп ставиться на кожному додатку. Відмінностями цих двох штампів є: їхній розмір; відсутність у штампі для реєстрації документів відомостей про загальний обсяг аркушів документа.

Черговий військової частини (установи) здійснює прийом службової кореспонденції у книзі прийнятих і переданих телефонограм. Прийняті телефонограми черговий подає посадовим особам, яким вони адресовані, для ознайомлення або прийняття рішення.

У книзі тексту телефонограми вказується час прийому та прізвище того, хто приймав телефонограму.

Особа, що приймає службову кореспонденцію, повинна перевірити правильність адресування пакетів; звірити номери на пакетах із номерами, вказаними в реєстрі (розписці); розбірливо розписатися у прийманні пакетів, вказавши прописом їхню кількість, дату, час одержання. Підпис засвідчується печаткою “Для пакетів”. Якщо будуть виявлені недоліки (пошкодження, відсутність документа чи додатка до нього), то про це складається акт у двох примірниках, один із яких надсилається відправникові.

Контроль за виконанням документів. За виконанням документів здійснюється контроль або командиром військової частини (начальником), або особами, які призначені наказом командира військової частини. Помітка про взяття документа на контроль робиться на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту), де пишеться слово “Контроль” або літера “К” чи ставиться штамп.

На виконаному документі має бути помітка виконавця про виконання документа до справи. Вона проставляється у нижньому лівому полі лицьового боку першого аркуша документа, а за відсутності місця – на звороті останнього аркуша документа в лівому нижньому куті й включає: довідку про виконання, якщо не подається виконаний документ, слова “До справи” і номер справи, у якій документ буде зберігатися, найменування та підпис виконавця, наприклад:

До справи № 45

Вик. № 51/132 від 03.07.01

(Посада, підпис, ініціали, прізвище)

Якщо питання вирішене в оперативному порядку, то

До справи № 06/15

Питання вирішено позитивно

у телефонній розмові 05.03.99

(Посада, підпис, ініціали, прізвище)

Посадова особа, яка поставила документ на контроль, знімає його з контролю після виконання.

Документи, які підлягають контролю, обліковуються в журналі контролю за виконанням документів, у якому мають бути дата, реєстраційний номер, вид і короткий зміст документа, доручення посадової особи, строк виконання, прізвище виконавця, відмітка про виконання та інші необхідні дані.

Особливості роботи з вихідною документацією. Вихідні документи – документи, що створюються у військовій частині (установі). Ці документи реєструються відповідно у журналі реєстрації вихідних документів. Вихідний номер документа проставляється у лівому верхньому куті аркуша, нижче реквізитів відправника.

Надсилання документа. Перш ніж надіслати документ, особа, яка приймає документ для надсилання (відправлення), обов’язково перевіряє:

0. правильність оформлення документа та розміщення на ньому всіх реквізитів;

1. правильність зазначення адреси;

2. правильність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

3. правильність віз на копії документа, що залишається у справах військової частини (установи);

4. наявність додатків, зазначених у документі;

5. відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Конвертування документів. На поштових адресах одержувача вказується адресат (у Р. в.) та назва установи (військової частини) (у Н. в.). Іноді – лише назва установи.

На конвертах, крім поштових адрес одержувача, вказують:

0. ступінь терміновості, якщо вона є на підписаному документі;

1. поштову адресу відправника;

2. номери всіх документів, укладених у пакет.

На пакетах, які підлягають розпечатанню персонально адресатом, робиться помітка “Вручити особисто”.

змістовий модуль 1.3.9