Організація роботи з документами в установі

Вимоги Інструкції з діловодства щодо специфіки поводження із документами та їхнє зберігання в установі. У кожній військовій частині (установі) організовується нетаємне діловодство, ведення якого покладається на секретаріат, канцелярію, стройовий, загальний, адміністративно-господарський відділ (групу, частину), а там, де вони за штатом не передбачаються, на особу, яка призначається наказом командира військової частини (начальника установи) і повинна мати досвід роботи у діловодстві. Може організовуватися діловодство й у відповідних відділах (службах) залежно від характеру виконуваних робіт. Ведення такого діловодства покладається на штатний особовий склад цих відділів (служб).

Нетаємне діловодство військових частин (установ) повинно розташовуватися в ізольованих приміщеннях, обладнаних тамбуром з вікном для видачі документів чи бар’єром. Двері приміщень повинні мати надійні замки. Ведення діловодства у відділах (службах) проводиться у загальних робочих кімнатах цих відділів (служб). Документи зберігаються у шафах або в ящиках, які зачиняються і скріплюються печатками. Відповідальність за правильний облік, зберігання документів та поводження з ними покладається на начальника відділу (служби).

Для ведення діловодства призначаються особи, які можуть забезпечити зберігання документів, вони зобов’язані знати й виконувати вимоги Інструкції з діловодства у ЗСУ. У діловодстві, де працює більше, ніж одна особа, розподіляються і затверджуються функціональні обов’язки між співробітниками.

Зміст документів не підлягає розповсюдженню. Вести розмови, пов’язані зі змістом документів, у присутності сторонніх осіб забороняється. Давати довідки про документи та подавати відомості, що вміщуються в них, особам, які не мають відношення до документів, дозволяється тільки з відома командира.

Робота з документами у військовій частині у неслужбовий час дозволяється тільки з дозволу командира (начальника штабу) військової частини. Робота з документами та зберігання їх за межами службових приміщень військової частини, як правило, забороняється.

Генерали, адмірали, офіцери з дозволу безпосередніх начальників можуть брати нетаємні видання для роботи в домашніх умовах на строк не більше 10 днів.

Забороняється звертання до цивільних організацій з особистими проханнями, викладеними на бланках із назвою військової частини.

Військовослужбовцям, робітникам та службовцям забороняється самовільне перевезення та пересилка за межі України документів, які не підлягають продажу в торговельній мережі та опублікуванню у відкритій пресі.

Оформлення офіційної кореспонденції (службові листи, телеграми). Лист – це писаний текст, метою якого є повідомлення адресата про щось. Листи бувають особисті (приватні) та офіційні (службові).

Реквізити службового листа:

• назва й адреса організації-відправника;

• номер і дата листа;

• назва й адреса одержувача;

• текст листа;

• перелік додатків (якщо вони є) із зазначенням кількості сторінок;

• підпис керівника організації;

• печатка.

Службові листи поділяються на такі види: листи-запити, листи-прохання, листи-пропозиції, листи-відмови, листи-повідомлення, листи розпорядження, супровідні листи, гарантійні листи, рекомендовані листи та ін. Вони складаються за певним зразком і з суворим додержанням норм ділового стилю.

Діловий лист складається за такою схемою: вступ (виклад причин для написання листа); докази (різноманітні факти, цифри, посилання на законодавчі документи, які мають переконати в тому, що питання поставлене правильно й потребує розв’язання); висновки (суть листа – пропозиція, прохання, відмова тощо).

Ліворуч під текстом зазначається дата (якщо лист складено не на бланку). Праворуч під листом ставиться підпис керівника установи. Якщо лист склала приватна особа, під підписом вона має вказати свою адресу й номер телефону.

Зразки службових листів

Зразок 1

Київський національний університет ім. Т.Шевченка 252017, Київ-17, вул. Володимирська, 60 20.03.2010 28-14/18

Начальникові Харківського університету Повітряних Сил 61064, Харків-64, вул. Сумська, 77/79

Запрошуємо представника Вашого закладу взяти участь у роботі науково-практичної конференції “Українська мова – державна мова”, яка відбудеться в актовому залі Київського національного університету ім. Т.Шевченка 14-15 квітня 2010 року.

Ректор університету (підпис) О.І.Крищенко

М.П.

Зразок 2

Лист-повідомлення

Шановні Миколо Івановичу та Світлано Василівно!

Звертається до Вас командування курсу, на якому навчається Ваш син Андрій.

Мета написання цього листа – інформування Вас щодо стану справ у навчанні, військовій службі в університеті та можливість мати з Вами взаємозв’язок для кращого вивчення особливостей характеру, поведінки Вашого сина.

За весь період навчання у військовому університеті Андрій зарекомендував себе з позитивного боку. До виконання службових обов’язків ставиться сумлінно. Виявляє інтерес до навчання. Додатково займається у військовому науковому товаристві курсантів програмуванням. Має деякі успіхи в цьому напрямку діяльності. У колективі користується авторитетом і повагою.

З повагою начальник курсу

майор (підпис) С.П.Левченко

15.04.2010

Телеграма – це вид кореспонденції з гранично стислим текстом, викликаний необхідністю негайного втручання в певну справу, термінового інформування когось про щось.

Реквізити телеграми:

• герб;

• назва міністерства;

• назва виду документа;

• номер;

• адресат;

• текст;

• адресант;

• печатка “Для телеграм”.

Вимоги до оформлення телеграми.

1. Телеграма пишеться суцільним текстом, без абзаців і переносів.

2. Текст телеграми має бути стислим, без слів, що важко вимовляються, і складних зворотів.

3. Гранична стислість мови телеграми виявляється у тому, що кількість дієслівних форм мінімальна, прикметники майже відсутні, прислівники вживаються рідко. Не вживаються сполучники, прийменники, займенники.

4. Заперечення НЕ не вилучають.

5. Розділові знаки ставлять лише тоді, коли їхня відсутність змінює зміст.

6. Слова пишуть повністю, без скорочень. Скорочення “крпк”, “км” вживають лише тоді, коли вони впливають на зміну змісту.

7. У тексті має бути не більше 50 слів.

Переважна більшість телеграм пишеться на спеціальних бланках і лише з лицьового боку.

Службові телеграми пишуться у двох примірниках. Перший примірник надсилають до відділення зв’язку, другий (копію) підшивають до справи.

Зразки телеграм

Зразок 1

телеграма

Чернігів-15

Військова частина А0000

Командиру

Прошу відрядити офіцера Іванова Кременчуцький автозавод отримання техніки термін прибуття двадцяте квітня

№ 114/18 Сидоров

_________________________________________________________

Київ-180,

командир військової частини А0000,

полковник (підпис) О.О.Сидоров

26 березня 2010 року

Печатка “Для телеграм”

Зразок 2

Слів	Плата		Герб Міністерство зв’язку України Телеграма № ___________ __сл. __го ____год. ____ хв.	Передача
	грн.	коп.		__го ___год. __хв. Номер роб. місця
				Номери автовідповідей
Прийняв________ Квитанція в прийомі телеграми				Передав
				Службові відмітки
_____г. ________хв. Куди			Категорія і відмітки особливого виду______________________ Куди Київ Старицького 3 квартира 5 Кому Шостаку Сергію Вікторовичу Зустрічайте сьомого поїзд номер десять вагон номер сім Ігор Прізвище відправника та його адреса (в рахунок слів не входять, не оплачуються і телеграфом не передаються) Вірченко Ігор Петрович, Харків-86, площа Свободи, 6

змістовий модуль 1.3.8