Оформлення довідково-інформаційних документів

Розписка – це документ, що підтверджує певні дії, які мали місце між двома особами чи особою та установою. Наприклад, передачу й одержання документів, грошей, матеріальних цінностей.

Розписка може мати довільну форму викладу, але все ж таки слід зазначити такі реквізити:

• назва виду документа;

• текст:

• прізвище, ім’я та по батькові (посада і повна назва установи  для службового варіанта), паспортні дані того, хто дає розписку і підтверджує отримання;

• прізвище, ім’я та по батькові (посада й повна назва установи – для службового варіанта), паспортні дані того, кому дається розписка;

• конкретне зазначення, у чому дано розписку: точне найменування матеріальних цінностей, документів тощо; стан (нові, були в користуванні, у робочому стані); кількість, вага, вартість, розмір, сума зазначаються цифрами, а в дужках – словами;

• у службовому варіанті слід зазначити, на підставі якого розпорядження, наказу чи іншого документа передано й отримано цінності;

• підпис особи, яка отримує цінності (праворуч);

• дата укладання (ліворуч);

• у приватному варіанті підпис особи, яка дає розписку, засвідчується керівником установи чи підрозділу (із зазначенням його посади, ініціалів, прізвища) або нотаріальною конторою;

• дата засвідчення (ліворуч);

• печатка.

Зразок розписки

Розписка

Я, курсант 112 навчальної групи солдат Назаренко Андрій Васильович, отримав від завідувача навчальної лабораторії кафедри філософії Харитонова В.М. для тимчасового користування 1 (один) підручник з української мови, 2 (два) посібники “Ділові папери”. Зобов’язуюсь повернути їх 28 грудня 2010 року.

15 вересня 2010 р. (підпис) А.В.Назаренко

Підпис курсанта Назаренка А.В. засвідчую.

Начальник курсу

майор (підпис) О.Т.Шевчук

16 вересня 2010 р.

М.П.

Розрізняють приватну розписку, коли одна особа отримує щось від іншої, та службову, коли особа або представник установи отримує матеріальні цінності чи документи від якоїсь організації, закладу.

Укладається розписка лише в одному примірнику, жодні виправлення неприпустимі.

Доручення (довіреність) – це документ (письмове уповноваження), за яким приватна, офіційна особа чи організація надає право (повноваження) іншій приватній, офіційній особі чи організації на законних підставах здійснювати від її імені певні юридично значущі дії або представницькі функції з третіми особами і цим створювати правові наслідки.

Доручення, як і розписка, поділяються на особисті (приватні) та офіційні (службові).

Реквізити доручення:

• назва виду документа;

• місце укладання і дата (не завжди);

• текст:

• прізвище, ім’я та по батькові довірителя;

• домашня адреса довірителя (для генерального доручення);

• дані документа, що посвідчують особу, якій видається доручення;

• зміст дій, обов’язків, прав, які має повноваження виконувати довірена особа;

• підпис довірителя (праворуч);

• дата укладання документа;

• завірення (засвідчення) підпису довірителя;

• посада, назва установи, закладу, підпис, ініціали та прізвище особи, від імені якої виступає засвідчувач;

• дата засвідчення;

• печатка організації, закладу, де працює засвідчувач.

Зразок доручення

Доручення

Я, курсант 143 навчальної групи солдат Михайлик Олександр Олександрович (назва і дані документа), доручаю курсантові 143 навчальної групи солдату Гурову Сергію Вікторовичу (назва і дані документа) отримати грошовий переказ на моє ім’я у сумі 100 (сто) гривень у відділенні зв’язку № 56 м. Харкова.

Курсант 143 навчальної групи

солдат (підпис) О.О.Михайлик

15 жовтня 2010 р.

Підпис курсанта Михайлика О.О. засвідчую

Начальник стройового відділу

полковник (підпис) П.І.Левченко

16 жовтня 2010 р.

М.П.

Пояснювальна записка. Цей термін використовується для назви:

1. вступної частини іншого документа (плану, програми, проекту і т. ін.), де обґрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна;

2. документа особистого характеру, у якому пояснюються певні дії особи (найчастіше порушення дисципліни, невиконання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, у деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

Пояснювальна записка має такі реквізити:

• адресат;

• назва виду документа;

• заголовок (буває не завжди);

• текст;

• підпис;

• дата складання.

Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.

Зразок пояснювальної записки

Начальнику 21 курсу

Пояснювальна записка

Я, курсант 212 навчальної групи солдат Сидоренко Володимир Михайлович, не повернувся вчасно із чергового звільнення у зв’язку з тим, що відбулося аварійне відключення електроенергії і приміські електропоїзди простояли 30 хвилин.

Курсант 212 навчальної групи

солдат (підпис) В.М.Сидоренко

03.03.2010

Доповідна записка – це інформативно-довідковий документ, адресований керівнику установи, у якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов’язань, порушень тощо.

Реквізити доповідної записки:

• посада керівника, якому вона подається (адресат);

• назва виду документа, можливий номер;

• заголовок (про порушення, про обстеження стану квартири співробітника і т. ін.) або без заголовка;

• текст;

• підпис;

• дата складання.

Зразок доповідної записки

Начальнику курсу

Доповідна записка

Мною, курсовим офіцером капітаном Пугачовим К.А., перевірено стан казарми роти. Стан казарми задовільний, але приміщення потребує поточного ремонту. Для його проведення потрібні будівельні матеріали (5 рул. шпалер, 8 кг фарби).

Прошу Вашого клопотання про видачу будівельних матеріалів для ремонту казарми.

Курсовий офіцер

капітан (підпис) К.А.Пугачов

11.03.2010

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним, для зручності його можна поділити на частини. У кінці подаються висновки й пропозиції.

Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника. Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації. Доповідні записки бувають також інформаційного, звітного й ініціативного характеру. Доповідні записки пишуть від руки чи передруковуються.

змістовий модуль 1.3.7