Оформлення документів у повсякденній діяльності майбутнього фахівця

Рапорт  це довідковий документ, у якому підлегла особа звертається до вищої посадової особи з обґрунтованим проханням, клопотанням або повідомленням. Це усна або письмова доповідь передбаченої статутами форми при звертанні до начальника.

Рапорт охоплює широке коло питань: прохання про відпустку або грошову допомогу, клопотання про відрядження, відрахування з університету, підвищення у званні і т. ін.

Реквізити рапорту:

• адресат;

• назва виду документа;

• текст;

• підстава (додаток): перелік документів, що подаються до рапорту;

• підпис;

• дата складання.

Зразок рапорту

Рішення командира

Начальнику 21 курсу

Рапорт

Прошу Вашого клопотання у наданні мені, курсанту 214 навчальної групи солдату Петренкові Сергію Юрійовичу, короткотермінової відпустки за сімейними обставинами строком на 10 діб з 30.03.2010 до 9.04.2010 у зв’язку з хворобою матері Петренко Л.В.

З правилами поведінки у відпустці і в дорозі ознайомлений. Відпустку буду проводити за адресою: м. Київ, вул. Шекспіра, буд. 8, кв. 3.

Підстава: телеграма.

Курсант 214 навчальної групи

солдат (підпис) С.Ю.Петренко

29.03.2010

Заява  це офіційне повідомлення у письмовій формі, яке містить найчастіше пропозицію, скаргу або прохання однієї чи кількох осіб до установи або керівної особи. Це один із найпоширеніших ділових паперів. Заяви бувають прості (містять лише пропозицію або прохання) й складні, мотивовані (включають обґрунтування прохання чи пропозиції, може бути перелік документів, що додаються до заяви). Складні заяви пишуться тоді, коли пропозиції чи прохання не будуть зрозумілими без спеціального умотивування.

Реквізити заяви:

• адресат (назва організації, установи чи посада особи, якій подається заява). Пишеться праворуч, на останній третині рядка;

• адресант (відомості про того, хто подає заяву; назва установи або посада, прізвище, ініціали особи, яка звертається з заявою);

• назва виду документа  “Заява” (пишеться ще нижче, посередині рядка з великої літери);

• текст заяви (точний виклад прохання, пропозиції). Пишеться з абзацу й з великої літери;

• підстава;

• додаток: перелік документів, що додаються до заяви (у складному її варіанті);

• підпис (праворуч під текстом) і дата (ліворуч).

Вимоги до оформлення заяви:

1. заява завжди пишеться від руки і в одному примірнику  так передбачено стандартом;

2. назва організації чи посади особи, до якої звернене прохання, повинні бути написані правильно;

3. прізвище заявника має бути у формі родового відмінка без прийменника.

Зразок заяви

Директорові загальноосвітньої школи І-ІІІ ступенів № 134

м. Харкова

Коваленку І. П.

Рудецького Юрія Олеговича,

що мешкає за адресою:

м. Харків-64, вул. Сумська,

буд. 4, кв. 15

Заява

Прошу зарахувати мою доньку, Рудецьку Маргариту Юріївну, 2004 року народження, до першого класу Вашої школи.

До заяви додаю:

1. копію свідоцтва про народження;

2. медичну довідку;

3. 2 фотокартки (3х4).

(підпис) Ю.О.Рудецький

10.08.2010