Вимоги до оформлення ділових паперів

Загальні правила оформлення реквізитів. Документи повинні складатися відповідно до Держстандарту. Кількість реквізитів різна і визначається документом, його видом і змістом.

Розглянемо деякі реквізити та правила їхнього оформлення.

Назва виду документа друкується посередині центрованим способом (тобто назва рівновіддалена від меж площі) великими літерами без крапки. Залежно від назви документа встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу. В усіх документах, крім листів, наводиться назва виду документа.

Заголовок до тексту. Одна із вимог стандарту − обов’язкове складання заголовка до документів, виконаних на бланках формату А3 і А4. заголовок − це стислий зміст суті документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту. Обсяг заголовка, як правило, не повинен перевищувати 5 рядків друкованого тексту з довжиною рядка 28 друкованих знаків.

Формулювати заголовок рекомендується з допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на питання “про що”: про відрядження…, про створення…, про виділення… .

Наявність заголовка значно скорочує час при реєстрації документа, значно полегшує його пошук.

Заголовок друкується малими літерами і розміщується центрованим (початок і кінець кожного рядка заголовка однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок заголовка починається від лівої межі площі) способами. Коли заголовок складається з кількох рядків, інтервал між ними становить 1.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка. Не складаються заголовки до текстів телефонограм та повідомлень.

Заголовок розташовують після назви виду документа. Під час виготовлення тексту документа друкованими засобами названі реквізити відокремлюють один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.

Тимчасове положення

про Історичний формуляр військової частини (установи)

Збройних Сил України

Заголовки документів (у тому числі розділів, підрозділів) не підкреслюються, не виділяються розділовими знаками, і крапку в кінці не ставлять.

Головною складовою документа є текст (зміст), який визначається назвою і метою ділового папера. Укладаючи текст, слід дотримуватися певних технічних вимог, а саме:

0. на бланку друкується тільки перша сторінка, а наступні  на чистих аркушах;

1. підпис укладача чи відповідальної (керівної) особи можна переносити на другу (іншу) сторінку лише за умов наявності на ній не менше двох рядків тексту;

2. у складних документах текст членується (рубрикується) для зручності та швидшого опрацювання й уникнення плутанини.

Нумерація рубрик тексту існує для того, щоб чітко зазначати і вказувати на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів і їхнього підпорядкування. Більшість текстів (крім заяви на відпустку та деяких інших документів) містять такі основні логічно взаємозумовлені частини (елементи):

• вступна (причинова);

• доказова (фактологічна);

• закінчення (висновкова).

Наявність тих або інших елементів тексту, порядок їхньої послідовності залежить від конкретного документа, його змісту і мети.

Текст документів (ділових паперів) повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Під час складання документів рекомендується:

• користуватися простими реченнями;

• застосовувати стійкі словосполучення й терміни;

• якщо обсяг тексту значний, то в документі слід викладати лише головні питання, а інший матеріал наводити в додатках до документа (інструкціях, положеннях, порадниках, правилах, планах заходів тощо);

• використовувати прямий порядок слів у реченні, а вставні слова й вирази “зважаючи на те, що”, “у зв’язку з тим” тощо – на початку речення;

• не використовувати застарілі слова та вирази (архаїзми), слова і вирази місцевого діалекту;

• скорочення використовувати лише в тих випадках, якщо вони повторюються двічі й більше, з обов’язковою розшифровкою в тексті після першого згадування.

Дата – обов’язковий реквізит усіх документів. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом – дата його прийняття; для документа, що затверджується – дата затвердження. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

дата оформляється арабськими цифрами в одному рядку в такій послідовності: день місяця, місяць, рік. Якщо день місяця або порядок місяця позначається цифрою до 10, то перед нею пишеться 0 (нуль). Рік зазначають лише двома останніми цифрами без крапки після них (якщо це не кінець речення), без слова “рік” і без скороченої позначки “р.”. Наприклад: 27.09.10, але 12.01.2000.

У правових документах та документах, що містять відомості фінансового характеру, дату пишуть словесно-цифровим способом, тобто назва місяця пишеться літерами, а цифри року – повністю зі скороченою позначкою слова “рік” (р.) із крапкою. Наприклад: 24 лютого 2010 р.

Дати на певну тривалість події, заходу, роботи тощо зазначають у такий спосіб: від 10-15.07.2000 (у межах одного місяця); з 16.09 до 09.10.2000 (протягом двох місяців, у межах одного року); на 07.12.99-11.05.2000 (протягом п’яти місяців, у межах двох років).

Коли визначається час за роком, слід користуватися родовим відмінком іменника, а не прийменником у (в). Наприклад: народився 1993 р. (року), 2010 р. (року) закінчив…, вступив…, була зарахована.

Обов’язковому підписанню та датуванню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їхнім проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на кутовому штампі або бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надруковано не на бланку, скорочене – на документі, надрукованому на бланку), військового звання, особистого підпису і розшифровки підпису (ініціали та прізвище). Прізвище пишеться повністю і в дужки не береться. Ініціали ставляться перед прізвищем:

Начальник Головного оперативного управління

Генерального штабу Збройних Сил України

(військове звання) (підпис) (ініціали, прізвище)

або

Начальник Головного управління

(військове звання) (підпис) (ініціали, прізвище)

При підписанні документа кількома посадовими особами їхні підписи розташовують один під одним згідно з субординацією, при підписанні документа кількома особами рівних посад їхні підписи розташовують на одному рівні.

Командир військової частини (начальник установи)

(військове звання) (підпис) (ініціали, прізвище)

Начальник штабу військової частини (установи)

(військове звання) (підпис) (ініціали, прізвище)

Начальник Головного Начальник Головного

управління виховної фінансового управління

роботи Міністерства Міністерства оборони

оборони України України

(в/зван., підпис, ініціали, прізвище) (в/зван., підпис, ініціали, прізвище)

На ряді документів для закріплення їхньої юридичної сили і засвідчення справжності ставлять печатку. Печатки за змістом існують двох видів: прості та гербові. Прості мають різну форму – круглу, прямокутну, квадратну. Відтиск печатки ставлять на документах поруч з підписом таким чином, щоб частково захопити назву посади й підпис, у фінансових документах − тільки найменування посади.

Якщо документ надсилається одночасно кільком штабам, то управлінням, що належать до сфери управління військової частини (установи), підписується тільки оригінал, який залишається у справі військової частини (установи)-автора, а на місця розсилаються примірники, засвідчені відповідною печаткою (секретаріату, канцелярії, загального відділу, стройової частини, секретарем тощо).

На наказах, директивах (крім наказів про склад добового наряду) підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою, крім того гербовою печаткою завіряється підпис особи на документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей.

Печатки, що відтворюють найменування відповідної установи або її структурних підрозділів, ставляться: на копіях документів, які направляють до інших установ; розмножених примірниках розпорядчих актів; на довідках про трудову діяльність громадян; перепустках. Не слід ставити печатку на службових листах, друкованих на бланках.

Гербову печатку ставлять на документах, перелік яких передбачений нормативними актами, зокрема у трудових книжках, на титульних листах, фінансових документах та ін. У фінансових документах, що направляються у банк, печатка на підписі не ставиться.

Погодження − це спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа. Воно покликане забезпечити правильне і всебічне розв’язання комплексу питань: про якість підготовленого документа, його своєчасність і доцільність, науково-технічне й економічне обґрунтування, відповідність чинному законодавству, правовим актам, що визначають компетентність організації, яка видає документ. Проекти документів погоджують з установами, організаціями, структурними підрозділами, посадовими особами, компетентними у питаннях, що містяться у проекті документа.

Розрізняють зовнішнє погодження (з підпорядкованими і не підпорядкованими органами) і внутрішнє (з різними підрозділами та посадовими особами в самій організації чи установі).

Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і складається зі слова ПОГОДЖЕНО, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа, військового звання, особистого підпису, ініціалів, прізвища, дати погодження.

Слово ПОГОДЖЕНО пишеться великими літерами без лапок.

ПОГОДЖЕНО

Начальник Головного управління кадрів

Міністерства оборони України

(військове звання) (підпис) (ініціали, прізвище)

Дата

Основні способи засвідчення документів полягають у підписанні, затвердженні їх і проставленні печатки.

Форма внутрішнього погодження − візування проекту документа посадовою особою.

Віза – реквізит, близький за змістом і призначенням до грифа погодження, підвищує якість внутрішнього документа шляхом компетентної оцінки редакції оформлення відповідними службовими особами. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа тоді, коли місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.

У внутрішніх документах віза ставиться лише на першому примірнику, а в зовнішніх візується тільки примірник документа, що залишається у військовій частині (установі).

Віза складається з назви посади особи, її військового звання, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати візування.

Начальник загального відділу

(військове звання) (підпис) (ініціали, прізвище)

Дата

Гриф затвердження. Документ може затверджуватися відповідними органами або посадовими особами, компетенцією яких є вирішення питань, що викладені в документі після його підписання і потребують затвердження, або ж шляхом видання відповідного розпорядчого документа.

Якщо затвердження документа відбувається посадовою особою, гриф затвердження складається зі слова Затверджую (без лапок), повного найменування посади, військового звання, особистого підпису з розшифруванням і дати затвердження.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Командир військової частини А0000

(в/звання) (підпис) (ініціали, прізвище)

Дата

Якщо затвердження документа відбувається через інший документ (постанову, рішення, наказ, протокол), то гриф затвердження складається зі слова Затверджено (без лапок), назви документа у називному відмінку, його дати і номера.

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол атестаційної комісії

21.03.2003 №4

У затверджені документи вносити які-небудь доповнення або зміни без дозволу командира, який затвердив документ, забороняється. Гриф затвердження розміщують у верхній правій частині документа.

Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної сили тільки з моменту його затвердження.

Група реквізитів та їхніх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.

Поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститись на площі, відведеній для кутового штампа.

Бланк з кутовим штампом доцільний, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити “адресат”, “гриф обмеження доступу документа”, “гриф затвердження”, “резюмую”.

Індекс документа є необхідним реквізитом, що дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук і обробку документа, його збереження та контроль виконання. Три групи арабських цифр індексу № 07-15/78 для вхідного документа означають:

07 – шифр структурного підрозділу автора документа;

15 – номер справи, де зберігається копія вихідного документа (за номенклатурою для підрозділу);

78 – порядковий реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів у канцелярії.

Індекс документа розташовують у верхній частині сторінки ліворуч.

Адресат. Документи (ділові папери) адресуються військовій частині (установі), її структурному підрозділу або конкретній посадовій особі.

Кожний елемент цього реквізиту пишеться з нового рядка, бажано без переносів. Якщо документ адресовано службовій особі (керівникові), то назва установи є складовою назви посади адресата.

Якщо до складу реквізиту “адресат” входить і поштова адреса, то вона зазначається в документі після назви організації, структурного підрозділу й прізвища службової особи (для офіційної зовнішньої кореспонденції). Адресу не вказують на документах, що надсилаються органом законодавчої та виконавчої влади.

У разі адресування документа без зазначення посадової особи найменування військової частини (установи) або її структурного підрозділу подається у називному відмінку, наприклад:

Міністерство оборони України

Військова частина А 0000

Якщо документ надсилається посадовій особі, то найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:

Головне фінансове управління

Міністерства оборони України

Головному спеціалісту

(військове звання) (прізвище, ініціали)

Якщо документ адресується командиру військової частини (начальнику установи) або його заступнику, то найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Командиру військової частини А 0000

(військове звання) (прізвище, ініціали)

Якщо невідоме прізвище того, хто виконує обов’язки по посаді, то допускається у разі адресування не вказувати прізвище й ініціали.

Якщо документ адресується багатьом військовим частинам (установам), то адресата необхідно зазначити узагальнено, наприклад:

Командирам військових частин,

начальникам установ

До реквізиту “Адресат” може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу військової частини (установи) повинні відповідати правилам користування поштовим зв’язком.

Адреса відправника (адресанта) зазначається у лівому верхньому куті конверта.

Златоусту П.К.

вул. Грінченка, 14,

м. Макіївка-2,

39002

Адреса одержувача (адресата) – у правому нижньому куті конверта.

Дубровському А.Л.

вул. Щорса, 46, кв. 196,

м. Київ-2,

02002

Резолюція. У резолюції фіксується вказівка (рішення чи доручення) керівника щодо виконання документа. Резолюція пишеться від руки, проставляється у верхньому правому куті над текстом документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис командира (начальника), дата. На документах із терміном виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата. Виконавців може бути декілька. У цьому випадку відповідальною за виконання документа є особа, прізвище якої зазначено у резолюції першою.

Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли необхідно деталізувати порядок виконання документа.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту “Адресат”, паралельно до основного тексту. Якщо документ містить більше однієї резолюції, то друга і наступні проставляються на будь-якому вільному від тексту місці лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки, і не на тексті.

У справочинстві розроблені та діють певні вимоги і правила щодо оформлення сторінки та її нумерації.

Документи укладають на білому папері або папері світлих тонів форматом А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм). Ліворуч залишають вільний берег (поле) довжиною 35 мм для збереження тексту, праворуч – не менше 8 мм; верхнє – 20 мм, нижнє – 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).

Нумерація сторінок. Документ, який займає одну сторінку, не нумерується. У документах, що укладені на двох і більше аркушах (з одного боку), нумерація починається з другого аркуша арабською цифрою 2 посередині верхнього берега на відстані не менше 10 мм від краю. Біля цифр не пишуться ніякі позначки чи символи.

Якщо документ укладено з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у верхньому кутку праворуч, а парні – ліворуч.

Загальні вимоги до оформлення документів. Заголовок до тексту друкується малими літерами. Найменування посади особи, яка підписала документ, друкується малими літерами.

Складові частини реквізитів “Адресат”, “Гриф затвердження”, “Відмітка про наявність додатка”, “Гриф погодження” відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами:

ПОГОДЖЕНО

1,5 інтервала

Заступник Міністра оборони України

2 інтервали

(військове звання) (підпис) (ініціали, прізвище)

1,5 інтервала

Дата

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів − 28 знаків.

Текст документів, що виготовляються друкованими засобами, друкують через півтора міжрядкових інтервалів (формат А3, А4) або через один міжрядковий інтервал (формат А5). Під час друкування документа на принтерах застосовується розмір шрифту 14.

Тексти документів, що готуються до видання, за винятком наказів, директив та розпоряджень, друкуються через два міжрядкових інтервали.

Реквізити, крім тексту, які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал.

Лексика, граматичні особливості та етикет ділових паперів. Результатом багатовікового розвитку офіційно-ділового стилю є сформульовані вимоги до лексики та граматичних особливостей ділових паперів:

• широке використання суспільно-політичної та адміністративно-канцелярської термінології;

• специфічний характер фразеології;

• відсутність авторської мовної індивідуальності та емоційно-експресивної лексики;

• зведення до мінімуму синонімії, уникання двозначності сприймання;

• наявність безособових і наказових форм дієслів у формі теперішнього часу із зазначенням позачерговості, постійності дії;

• наявність обов’язкових стандартних стійких висловів, мовних кліше;

• обмежене використання складних речень із сурядним і підрядним зв’язком;

• широке використання простих поширених речень (кілька підметів при одному присудку, кілька присудків при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів речення тощо).

Етикет ділових паперів, мовленнєва культура особистості стосується й оформлення ділових паперів.

Мова ділових паперів повинна характеризуватися важливими ознаками: правильністю, змістовністю, послідовністю, точністю, доречністю та доцільністю.

Культура ділового мовлення − це ще й загальноприйнятий мовний етикет: типові формули вітання, побажання, прощання, запрошення (особливо це стосується службового листування). Мовленнєвий етикет охоплює стійкі формули (слова, словосполучення, мовні звороти-кліше: шановний пане директоре; прийміть, будь ласка; будьте ласкаві; щиро вітаємо тощо).

змістовий модуль 1.3.5