Глава 2. Технология работы с информационно-поисковыми справочниками

1. Общие положения информационно-поисковых справочников

Без сомнения, каждому сотруднику службы ДОУ, независимо от занимаемой им должности, приходилось получать или самостоятельно заниматься составлением документов, носящих информационно-справочных характер. Поскольку такие документы широко распространены в любой организации, каждому необходимо ознакомиться с правилами их составления и оформления.

Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам, является видом научного труда, направленного на обеспечение необходимой документной информации и представляющего собой раскрытие состава и содержания документов, способствующего их улучшенному учёту сохранности, поиску и подбору для использования. Для всех видов работы научно-справочного аппарата есть связь между собой поисковыми данными документов. Эту связь помогают определить информационно-поисковый вид архивных справочников. Все архивные справочники описывают документную информацию и делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся описи, каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники. Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически. К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги. Два подразделения справочников, на обязательные и дополнительные, основываются на общих принципах построения научно-справочного аппарата, на которых технология поиска информации входит в состав системы научно-справочного аппарата, поэтому различные виды справочников взаимодействуют и взаимодополняют информацию, описывающую на разных уровнях первичную информацию, также в них информация не повторяется и не дублируется. В различных справочниках должна присутствовать преемственность НСА архивов организаций, муниципальных и государственных архивов и единство методики создания НСА с обеспечением унификации методики составления каждого вида справочника

2. Описание справочников

Обеспечение общества достоверной ретроспективной информацией является одной из главных задач архивных учреждений Российской Федерации на современном этапе. Эффективность функционирования научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда России напрямую зависит от качества составления архивных справочников.

Трудно не согласится с тем, что не одно предприятие не сможет работать, хотя бы без одного справочника, а справочник и есть научно-справочный аппарат, из которого вытекают два звена справочников: первый - по учету документов, второй - по содержанию документов.

Все справочники, создаваемые в архивных учреждениях и делопроизводстве организаций являются неоценимыми помощниками в поиске документной информации.

1. Алфавитный указатель

В Мировых судьях судебного участка №5 Кировского района г.Перми с каждым последующим документом необходимо создавать дела - для дальнейшего пользования, так как в него прикрепляются все документы, относящихся к конкретному делу и конкретным людям. В конце делопроизводственного года насчитывается неимоверное количество дел, из них чаще всего большую часть составляют незаконченные, неисполненные и неотмененные дела, а это следует, что именно эти дела сотрудники аппарата мирового судьи чаще используют в работе. Для хранения дел на участке мировых судей выделено отдельное помещение. Все дела группируются по видам: гражданские, судебные, административные, уголовные. Месторасположения дел зависит от их вида.

По каждому виду дел в начале года создается алфавитный указатель – справочник, представляющий собой систематизированный предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах с указанием их поисковых данных. На судебных участках указатель составляется по алфавитному признаку, в него вносятся фамилия, имя и отчество ответчиков, номера дел. Как известно, алфавитный указатель является самым распространенным видом, поскольку принцип расположения рубрик в нем наиболее прост и удобен для поиска.

Кроме того, такой указатель не требует особых усилий к его созданию, своевременное внесение данных позволяет увеличить скорость и качественную работу с делами.

При составлении алфавитных справочников на лиц необходимо выполнять ряд требований:

1. построение указателя должно проводиться в строгом соответствии с выбранным принципом расположения рубрик и подрубрик;

2. соблюдение единообразия редакционно-технического и художественно-полиграфического оформления;

3. использование минимального число знаков препинания во избежание перегрузки указателя знаками и пестроты, затрудняющей работу с указателем.

Таких видов справочников у каждого сотрудника аппарата мирового судьи находится несколько.

Рассмотрим алфавитный указатель на лиц по гражданским делам. (Приложение 6).

Его структура достаточно проста, текст представлен в виде таблицы, информация в таблице легче воспринимается, тем более в ней минимальное количество столбцов (всего 2) и минимальное количество информации о деле. В графу 1 вносится фамилия и инициалы гражданина, во 2 - номер дела, например 2-16/14 ПП: первая цифра обозначает вид дела( в данном случае 2 - гражданское дело или судебный приказ), вторая цифра - номер дела. Ее нужно брать с обложки дела, если по какой-то причине не проставлен номер дела на обложке, то нужно посмотреть в судебном приказе, который обычно находится в конце дела. Цифра после косой черты означает годом создания дела. В некоторых делах встречается буквенный указатель. Он ставится в том случаем, если гражданские дела являются судебными приказами. Если гражданские дела выделены в самостоятельные дела, то буквенных обозначений не ставится.

В номере дела ставится 2 буквы, они означают направление информации в деле, например ПН – приказы налоговой инспекции, ПЖ – приказы жилищной службы и т.д.

Алфавитные указатели ведутся на бумажном носителе при отсутствии автоматизированного производства.

Алфавитный указатель формы ведется на каждое привлеченное лицо.

Алфавит, то есть буквы справа, расположенные в алфавитном порядке вырезаются по трафаретному принципу. Каждая буква точно должна следовать одна под другой. Этот алфавит позволяет быстро и точно найти нужную фамилию привлеченного лица, затем номер дела, и следовательно, само дело.

Описанием алфавитного указателя на лиц в судебном участке проводится на уровне единицы хранения.

Основные принципы описания на уровне единицы хранения являются: соответствие информации уровню единицы хранения; взаимосвязь и взаимодополняемость информации; недублированность информации;

Описание имеет свою структуру и состоит из отдельных документов, которые помещаются в соответствующие базы данных интегрированной информационной системы в судебной архивной отрасли. Полученная совокупность данных используется в качестве автоматизированного научно-справочного аппарата ПИ «АМИРС», который определяется в Регламенте использования автоматизированной системы судебного делопроизводства ПИ «АМИРС», утвержденном приказом Агентства по делам юстиции и мировых судей Пермского края.

Алфавитный указатель на лиц является необходимым элементом для обеспечения удобства работы по обращениям сотрудников участка мировых судей Кировского района г.Перми.

2. Описи дел

Одним из востребованных справочников любого архива, в том числе и архива мировых судей судебного участка №5 Кировского района г.Перми являются архивные описи дел. С периодичностью через год необходимо создавать новые экземпляры описей дел, которые называются сдаточными описями. (Приложение 7).

Они необходимы для фиксации передачи вида и количества дел в архив организации. Описи включают в себя перечень дел и предназначаются для учета и раскрытия содержания дел. В дальнейшем описями можно пользоваться в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.

За составлением описи дел обычно занимается ответственный за архив организации - секретарь суда.

Порядок составления и оформления описи дел регламентирован «Основными правилами работы организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 года.

Секретарь суда должен определить состав дел к приёму-передаче, руководствуясь номенклатурой дел за соответствующие годы. (Приложение 8). При этом в каждой организации проверяют полноту заведения дел в соответствии с номенклатурой (определяют отсутствие дел согласно номенклатуре) или, наоборот, выявляют фактическое наличие дел, не включенных в номенклатуру дел. Проверяется также правильность формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений они устраняются.

Наконец, секретарь суда приступает к разработке описи дел.

Сдаточная опись дел включают в себя следующие элементы: порядковый номер дела; индекс дела по номенклатуре; заголовок дела, дата вынесения решений; срок хранения дела; количество листов в деле; примечание.

Каждое отобранное для архивного хранения дело включается в сдаточную опись под самостоятельным порядковым номером. Обычно придерживаются схемы систематизации согласно номенклатуре дел. В случае наличия нескольких томов или частей они все вносятся под самостоятельными номерами с указанием фактического количества листов и крайних дат каждого тома или части.

В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки. Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на слова «То же». Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии.

Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п.

Опись документов в архив составляется в двух экземплярах (один – в отдел, другой – в архив). Основой для заполнения граф описи служит информация на обложках дел. Если данные сведения неполные, тогда изучают номенклатуру дел и дополняют их.

Передачу дел в архив необходимо проводить только по описям.

Следовательно, можно, сделать вывод, что опись дел является не заменимым элементом в делопроизводстве на предприятии, позволяющая концентрировать список дел в одном месте, для упрощения работы с различными делами и отчетами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Развитие и совершенствование научно-справочного аппарата тесно связанных со справочным аппаратом, которые основываются на принципах историзма, всесторонности и комплексности, и строится с учетом системного подхода, а также целостный сложноорганизованный объект, включающий необходимые подсистемы учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении. Все для того, чтобы можно было доступно получать информацию и ей пользоваться, а это связано с управлением документооборота на предприятии.

Под управлением документацией представляется собой одно из ключевых направлений деятельности, осуществляемой в рамках документационного обеспечения документов на предприятии. Поэтому, возможно, что конечной целью деятельность под управлением документацией является создание условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной информации в обусловленные содержанием деятельности предприятия сроки и с наименьшими материальным затратами. Итак, можно подвести итоги, что главным в процессе управления документацией являются:

- организация рационального документооборота;

- контроль исполнения документов;

- оперативное хранение документов, включая их надлежащию подготовку к передаче на архивное хранение;

- последующие хранение документов в архиве.

Таким образом, для более глубокого понимания сущности процесса управления документацией необходимо знать структуру документооборота на предприятии.

ОХРАНА ТРУДА ПРИ РАБОТЕ В ОФИСЕ

Работник обязан соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка, правила пожарной безопасности, знать места расположения первичных средств пожаротушения и пути эвакуации при пожаре. Особенно обязан соблюдать три этапа требований: перед, вовремя и после работы.

Электрооборудование, освещение, микроклимат.

Требование при проверки рабочего места перед работы:

- исправное электроосвещение в кабинете;

- проветривание помещения кабинета;

- отрегулирование освещения на рабочем месте;

- внешне убедиться в правильности подключения оборудования к электросети, исправности проводов питания и отсутствия оголенных участков проводов;

- включение электрооборудования производить вставкой исправной вилки в исправную розетку для бытовых приборов;

- не допускается наличия в зоне работы лишних предметов;

- сообщить системному администратору обо всех недостатках и неисправностях, обнаруженных при осмотре на рабочем месте.

Меры предостороженности во время работы.

- выполнение работы той, к которой допущен работником, ответственным за безопасное выполнение работ;

- порядок и чистота в течение дня на рабочем месте;

- выполение санитарных норм и соблюдение режимов работы и отдыха;

- соблюдение правил личной гигиены и безопасности труда;

- выполнение рекомендованных упражнений для глаз, шеи, рук, туловища, ног; - соблюдение правил эксплуатации электрооборудования и ПК в соответствии с инструкциями по охране труда;

- соблюдение правил перемещения в помещениях и на территории Общества;

- хранение документации в шкафах в специально оборудованном кабинете;

Обязательные действия по окончанию работы.

- отключить электрическое оборудование от электросети, вынув вилку подводящего электропривода аппарата из розетки, держась за изолированную часть вилки;

- привести в порядок свое рабочее место;

- обо всех недостатках в работе оборудования сообщить в информационно-технический отдел;

- проверить противопожарное состояние кабинета;

- закрыть окна;

- выключить свет;

- отключить кондиционер;

- закрыть двери.

Охрана труда – это правила, которые необходимо соблюдать для того. чтобы уберечь свое здоровье от вредных, опасных и других видов факторов на долгие годы.

ОХРАНУ ПЕРЕДЕЛАТЬ (выделить списком главное, может быть – по разделам разбить)

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Федеральный закон «Об информации,информатизации и защите информации» - принят Государственной думой 8.07.2006 года №149;

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» — утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии 17.10. 2013г./№1185-ст;

Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах

исполнительной власти - утверждённая приказом Федеральной архивной службы Росси 27.11.2000 / №68;

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». - утв. Росархивом 06.10.2000 г.;

«Основные правила работы государственных архивов РФ» - утв. приказом Росархива 13.02.2002;

«Основные Правила работы архивов организаций» - одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002;

Проект «Общих правил документации и документооборота» - подготовил

«Институт техники управления», 1931г.;

Единая государственная система делопроизводства — принята приказом Главархива 25.05.1988 г. № 33;

Учебник - Непогода А.В., «Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации», Л, 2008.;

Учебное пособие - Кирсанова М.В. «Современное делопроизводство» – М. ИНФРА-М. Новосибирск. 2010;

Учебное пособие – Рогожин М.Ю. «Делопроизводство» – М.: Проспект, 2008;

Журнал – «Секретарь-Референт» – Проффессиональное издательство, 2002 — 2016;

ПИ«АМИРС» [электронный ресурс] / http://mirust2.permkrai.ru/dokumenty/

Приложение 1

ИНСТРУКЦИЯ

ПО СУДЕБНОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ НА СУДЕБНОМ УЧАСТКЕ

МИРОВОГО СУДЬИ ПЕРМСКОГО КРАЯ

Пермь,2016

www.mirust.permkrai.ru

Приложение 2

Журнал

учета входящей корреспонденции

№ п/п (вх. номер)	От кого поступил документ	Краткое содержание документа	Зарегистрирован		Передан			Другие отметки
			номер	дата	кому	дата	роспись
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	ИФНС Кировского района г.Перми	О госпошлинах	23	05.05.10	Мировой судьи ГурдинойЛ.А.	10.05.10
2	ОАО «Галоген»	О задолженности	54	07.05.10.	Секретарю суда Шурыгиной Е.Г.	12.05.10

Приложение 3