Министерство образования и науки Пермского края

Краевое государственное автономное профессиональное

образовательное учреждение

«Краснокамский политехнический техникум»

Пермский филиал

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРИМЕРЕ СУДЕБНОГО УЧАСТКА № 5 МИРОВЫХ СУДЕЙ КИРОВСКОГО РАЙОНА г. ПЕРМИ

ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВЫЕ СПРАВОЧНИКИ В СИСТЕМЕ научно-справочного аппарата АФ РФ

Выполнила: Цветова Алёна Сергеевна

Группа: №301

Профессия: 46.01.02 - Архивариус

Форма обучения: очная

Руководитель:

Васюкова Любовь Анатольевна

Пермь 2017

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает актуальными исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на переход от традиционного делопроизводства, от классического деления документации «по системам» к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в организациях, любой формы собственности.

Управленческая деятельность связана с информационным обменом между субъектами и объектами управления. При отсутствии необходимой информации невозможно принятие своевременных решений, определение стратегии развития организации.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту.

В архиве РФ накоплено огромное количество документов. Их информационный потенциал может быть реализован только при соблюдении ряда условий: организации хранения документов АФ РФ и других архивных документов в архиве, их учёта, комплектования и использования. В этом комплексе взаимосвязанных научно-методических направлений деятельности архивов особое место занимает создание справочно-поисковых средств (НСА) к архивным документам. Именно справочно-поисковые средства архива представляют видимую верхушку айсберга, по которой исследователи в первую очередь судят об архивной деятельности.

Цель: 1) изучить организацию документооборота на примере судебного участка №5 мирового судьи Кировского района г.Перми;

2) рассмотреть структуру архивных справочников на судебном участке №5 Кировского района г.Перми;

Задачи:

1) провести обзор нормативно-справочной литературы по темам;

2) описать организацию документооборота на судебном участке №5 Кировского района г.Перми;

3) проанализировать процесс пользования архивными справочниками на судебном участке №5 Кировского района г. Перми;

4) ознакомится с некоторыми видами справочников в архиве судебного участка №5 Кировского района г.Перми.

Глава 1. Особенности управления документацией в организации

1. Из истории развитие документооборота в России

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых можно узнать историю страны, особенности быта людей и различных отношений, складывавшихся в разные времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти, по которым можно изучить, в том числе и историю делопроизводства.

Условиями необходимости и возможности становления делопроизводства являются развитая письменность, овладение ею правящей элитой общества, установление государственности.

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П. М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота», в котором были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

Дальнейшая работа в этой области привела к созданию Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), положения которой используются во многом и в настоящее время. Целью ЕГСД являлась выработка и внедрение в практику апробированных рациональных форм и методов делопроизводственного обслуживания.

К 1990 г. ВНИИДАД разработал и внедрил Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Это было связано с созданием и внедрением технических средств составления и обработки документов, использованием компьютеров в работе по документационному обеспечению управления.

2. Общие правила структуры документооборота организации в мировых судьях судебного участка № 5 по Кировскому району г.Перми

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

Правильная организация делопроизводства в аппарате мирового судьи является одним из важнейших условий надлежащей организации его работы, соблюдения процессуальных норм, своевременного рассмотрения судебных дел, исполнения приговоров, решений, определений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся на судебный участок граждан, представителей предприятий, организаций.

Делопроизводство аппарата мирового судьи Кировского района г. Перми регламентируется «Инструкцией по судебному делопроизводству на судебном участке мирового судьи Пермского края», утвержденной приказом Агентства по делам юстиции и мировых судей Пермского края от 30.05.2016 СЭД-37-01-07-88 (Приложение 1).

Данная инструкция предлагает учет и ведение документооборота в аппарате мирового судьи, единые требования к оформлению процессуальных иных документов, подготовленных как на бумажном носителе, так и в электронном виде, а также обеспечения оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.

В делопроизводстве судебных участков мировых судей Кировского района г.Перми основную работу с документами выполняют следующие сотрудники: помощник судьи, секретарь суда, секретарь судебного заседания, старший инспектор.

Помощник мирового судьи изучает жалобы, заявления, дела, поступившие к судье, вносит предложения по приему их к производству (об отказе в приеме, возбуждении дела, назначении и т.д.); оказывает помощь судье в подготовке дел к судебному разбирательству; подбирает законы, нормативные акты, материалы по судебной практике, готовит заключения по спорным вопросам применения законодательства; осуществляет контроль по делам, рассмотрение которых отложено или приостановлено; по поручению судьи готовит проекты судебных постановлений; осуществляет подбор данных и материалов для обобщений, докладов и выступлений; готовит проекты ответов на обращения и запросы по делам, находящимся в производстве судьи; участвует в приеме судьей граждан и юридических лиц; выполняет иные поручения судьи.

Секретарь судебного заседания занимается ведением протокола судебного заседания непосредственно в то время, когда оно имеет место, а также подготовкой и ведением ряда других нормативных документов по делу.

Старший инспектор и секретарь суда занимаются судебными делами и корреспонденцией, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно на судебный участок.

Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех сотрудников аппарата мирового судьи.

Все сотрудники ответственны за выполнение требований «Инструкции по судебному делопроизводству на судебном участке мирового судьи Пермского края», сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

Мировой судья организует работу судебного участка, руководит делопроизводством и отвечает за его состояние. Если подробно рассмотреть функции его, то он занимается осуществлением систематического контроля за, выполнением четкого исполнения должностных обязанностей сотрудников аппарата. Он должен проводить, хотя бы 1 раз в месяц систематические проверки состояния делопроизводства, архива на судебном участке и принимать меры по исправлению выявленных недостатков и нарушений.

Также мировой судья обязан осуществлять контроль за сроками прохождения дел и материалов, своевременным исполнением приговоров, решений, определений, постановлений его. Он дает разрешение на выдачу судебных дел и материалов для ознакомления, направление судебных дел, материалов, документов по запросам компетентных органов, организует и контролирует сбор и анализ данных для составления статистических отчетов, организует и хранение, отбор и сдачу документов в архив, контролирует работу по извещению участников судопроизводства посредством СМС-сообщений и использование бланков исполнительных листов.

Мировой судья занимается заполнением статистических карт на подсудимых для последующего внесения секретарем суда информации в базу данных ПИ «Судимость». Он является ответственным за организацию надлежащее хранение и использование печатей и штампов, несет ответственность за хранение и использование гербовой печати мирового судьи. На него дается обязательство обеспечивать передачу дел, документов и материальных ценностей при прекращении полномочий его и регулярное проведение занятий с сотрудниками аппарата по повышению деловой квалификации и освоению наиболее рациональных приемов труда. Обязанности, права и ответственность сотрудников аппарата мирового судьи определяются их должностными регламентами и инструкциями, утверждаемыми руководителем Агентства по делам юстиции и мировых судей Пермского края. В случае производственной необходимости мировой судья вправе перераспределить должностные обязанности между всеми сотрудниками аппарата суда.

Прием и рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с Положением о порядке организации приема и рассмотрения обращений гражданина в судебном участке мирового судьи Пермского края.

Все поступающие на судебный участок от граждан и организаций предложения, заявления и жалобы (далее-обращения) регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции с указанием даты их поступления.

Вся подлежащая регистрации корреспонденция: поступившие дела, материалы и иные документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, а также телеграммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции базы данных ПИ «АМИРС» в день поступления (Приложение 2).

После регистрации, но не позднее следующего рабочего дня, вся поступившая корреспонденция передается мировому судье для рассмотрения.

Исковые заявления, заявления о выдаче судебного приказа и другие материалы, не позднее следующего рабочего дня передаются в канцелярию для учета в журнале входящей корреспонденции вместе с процессуальными документами о подготовке к слушанию или об отказе в принятии заявления и должны быть зарегистрированы с присвоением соответствующего регистрационного номера, после чего возвращены мировому судье для рассмотрения.

При отправке по назначению судебных дел и других документов, в том числе при направлении электронной почтой, факсимильной связью, регистрация которых производится в журнале учета исходящей корреспонденции (Приложение 3).

Исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать номеру дела (материала) или номеру того наряда, в котором эта переписка должна храниться.

Список отправляемой корреспонденции может формироваться с использованием соответствующих автоматизированных программ в электронном виде с последующим выведением на бумажный носитель.

Дела, материалы и корреспонденция, направляемые адресатам с курьерами, записываются в разносную книгу для корреспонденции и сдаются получателям под расписку в этой книге с указанием даты, должности и фамилии получившего. (Приложение 4).

Судебные повестки и копии судебных актов направляются судебным участком в соответствии с требованиями приказа ФГУП «Почта России» от 5 декабря 2014 г. №423-п «Об утверждении особых условий приема, вручения, хранения и возврата почтовых отправлений разряда «Судебное».