2 Классификация документов

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам.

1. Документы могут классифицироваться по назначению на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указа­ния, доверенности и т. п. Информация, содержащаяся в этих документах, не за­носится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.

Оправдательные (исполнительные) документы составляют и подписывают лица, ответственные за совершенную операцию. На основании таких документов осуществляются записи на счетах бух­галтерского учета. Такие документы, например, для материально-ответственных лиц служат оправданием в расходовании или получении ценностей. Некоторые документы должны обязательно утверждаться (подписываться) руководителем. К ним можно отнести приходные и расходные накладные, требования, акты приемки и т. п.

Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для оправ­дания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это раз­личные расчеты, справки, которые играют вспомогательную роль и составля­ются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанной записи, распределение прибыли предпри­ятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных рас­ходов и т.п.). Информация из таких документов заносится в учетные регистры.

Комбинированные документы представляют собой сочетание разных ви­дов документов, например, распорядительных и оправдательных (расчетно-платежная ведомость на выплату заработной платы), оправдательных и бухгал­терского оформления (авансовый отчет), распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления (расходный кассовый ордер).

2. По содержанию хозяйственных операций

Материальные – отражают движение товарно-материальных операций, например, приходный ордер, требование-накладная.

Денежные – отражают операции с наличными и безналичными денежными средствами, например, ПКО, платежное поручение.

Расчетные – по оформлению расчетных взаимоотношений с партнерами по возникшим обстоятельствам, например, товарная накладная, акт выполненных работ.

3. По степени обобщения учетной информации различают:

Первичные документы оформляются непосредственно в момент совершения хозяйственного факта путем его первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он имел место в действительности. К первичным документам относят: кассовые ордера, требования, табели учета рабочего времени, счета-фактуры и др.

Сводными называются документы, представляющие собой сводку (обобще­ние) однородных данных нескольких первичных документов. Например, отчет кассира, составляемый на основании первичных кассовых документов (приходных и расходных кассовых ордеров).

4. По месту составления различают: внутренние, составляемые в организации (аван­совые отчеты, требования и др.), и внешние, поступающие от контрагентов (на­кладные и счета-фактуры, полученные и др.).

5. По охвату хозяйственных операций документы подразделяются на разовые, которые оформляются на одну или несколько операций и могут служить осно­ванием для бухгалтерской записи (требование на отпуск материалов со склада), и накопительные, которые оформляются постепенно, по мере совершения одно­родных операций (лимитно-заборная карта, открываемая на месяц для учета рас­хода материалов). Учетные записи в накопительных документах производятся по истечении отчетного месяца общим итогом, что сокращает количество записей.

Один и тот же документ может быть отнесен к нескольким группам по классификации. Так, расходный кассовый ордер является одновременно оправдательным (для кассира), распорядительным (основанием-распоряжением руководителя на выплату денежных средств), первичным, разовым и много­строчным документом.