4. Порядок проведення підрядних торгів

Організаційна підготовка

Ухвалення рішення про призначення і час проведення підрядних торгів здійснюється замовником за допомогою видання офіційного розпорядчого документа: наказу, постанови, розпорядження і т. ін. У цьому документі замовник визначає підрозділ своєї організації, якому доручається виконання функцій організатора торгів, і призначає особу, відповідальну за цю роботу.

Організатором торгів може також виступати будь-яка спеціалізована фірма, що має ліцензію на цей вид діяльності. У такому разі замовник укладає з нею договір, у якому визначаються права й обов'язки сторін та умови виконання ними предмета договору.

Для підготовки і проведення торгів замовник (або організатор торгів) формує тендерний комітет, залучаючи власних фахівців, представників науково-дослідних, проектних, інженерно-консультаційних та інших організацій, окремих консультантів і експертів на підставі укладених з ними договорів відповідно до чинного законодавства.

Організатор торгів або, за його дорученням, тендерний комітет готує і публікує оголошення про торги.

В оголошенні про проведення відкритих торгів та запрошенні до участі у процедурі торгів з обмеженою участю обов’язково зазначаються [5, с. 290]:

• найменування замовника й організатора торгів;

• найменування виду торгів і предмета торгів;

• стислу характеристику місця будівництва;

• орієнтовний обсяг і терміни виконання робіт;

• умови виконання договору, необхідність ряду обмежень;

• адреси, терміни, умови придбання та інша інформація, необхідна для одержання тендерної документації;

• термін надання оферт.

Оголошення про торги має бути підготовлене за два-шість місяців до терміну подання оферт.

Розроблення тендерної документації

Тендерний комітет визначає конкретний склад, порядок та інші умови підготовки тендерної документації відповідно до доручення замовника або організатора торгів. Тендерна документація поширюється за визначену комітетом плату, при цьому валюту платежу встановлює тендерний комітет.

Тендерна документація включає, як правило, такі основні розділи:

• запрошення до участі в торгах;

• загальні зведення про обсяг і предмет тортів;

• технічну частину (проектну документацію) і комерційну частину тендерної документації;

• інструкції оферентам;

• форму заявки претендента на участь у торгах;

• умови і порядок проведення торгів;

• проект договору [1, с. 213].

Тендерна документація повинна складатися таким чином, щоб усі учасники однаково розуміли інформацію, яка в ній міститься. Конкретний склад, порядок і форми надання інформації, а також інші умови підготовки тендерної документації можуть уточнюватися тендерним комітетом відповідно до доручення замовника чи організатора торгів [2].

Попередня кваліфікація претендентів

Попередня кваліфікація не є обов’язковою і проводиться лише у разі, якщо замовник прийняв рішення про необхідність її проведення. Фактично попередня кваліфікація є оцінкою кваліфікаційних пропозицій.

Кваліфікаційні вимоги передбачаються замовником у тендерній документації чи інших документах, пов’язаних з поданням тендерних чи кваліфікаційних пропозицій.

Інформація про проведення попередньої кваліфікації учасників обов’язково повинна містити:

• найменування та адресу замовника;

• вид, кількість товарів та місце їх поставки, вид і місце виконання робіт або надання послуг;

• строки поставки товарів (виконання робіт, надання послуг);

• вимоги, яким повинен відповідати учасник;

• місце та кінцевий строк подання заявок на участь у попередній кваліфікації учасників;

• інші відомості, що обґрунтовано вимагаються замовником. Замовник протягом трьох робочих днів з дня надходження відповідного запиту подає всім учасникам, що виявили бажання взяти участь у попередній кваліфікації:

• інструкції з підготовки та подання заявок на участь у попередній кваліфікації;

• інформацію про критерії та процедури оцінки  відповідності кваліфікаційним вимогам (стисло);

• документи, необхідні учаснику для підтвердження відповідності висунутим вимогам;

• прізвища, посади осіб, відповідальних за проведення попередньої кваліфікації учасників, та способи зв’язку з представниками замовника.

Замовник здійснює відбір учасників для подальшої участі у процедурі закупівлі винятково за умови їх відповідності вимогам, зазначеним в інформації про проведення попередньої кваліфікації.

До подальшої участі у процедурі закупівлі  запрошуються лише ті учасники, що пройшли відбір за результатами проведення попередньої кваліфікації [6, с. 291–293].

Розробка оферти претендентом

Для участі в торгах претендент повинен подати до тендерного комітету такі документи:

• заявку на участь у підрядних торгах;

• тимчасове поручительство у формі гарантії банку;

• копію платіжного документа, що підтверджує внесення першого завдатку;

• довідку про укладені за останні 12 місяців договори із зазначенням основних умов договорів, з переліком субпідрядників, іноземних партнерів, якщо такі є;

• оферту, розроблену відповідно до вимог і умов, визначену в тендерній документації.

Оферта складається з двох конвертів. У зовнішньому конверті міститься заявка на участь у торгах, копія платіжного документа, що підтверджує внесення першого завдатку, та внутрішній конверт з пропозиціями претендента-оферента і банківською гарантією.

Оферта має бути підготовлена і подана до тендерного комітету згідно з вимогами й умовами, визначеними у тендерній документації.

Приймання і реєстрація оферт

Терміни подачі й розгляду тендерних пропозицій (оферт), час і місце розкриття конвертів, і навіть дату закриття торгів визначає тендерний комітет.

Приймання оферти здійснюється секретаріатом тендерного комітету або уповноваженою ним особою з негайною її реєстрацією у спеціальній книзі. Оференту видається розписка, що підтверджує прийняття і реєстрацію його оферти.

У процесі приймання оферти тендерний комітет перевіряє наявність необхідних документів, крім тих, що містяться у запечатаному конверті. Якщо ж у зовнішньому конверті оферти відсутній якийсь із зазначених вище документів, тендерний комітет може прийняти рішення про відмову у прийманні оферти.

Рішення про відмову у прийнятті оферти приймається на засіданні тендерного комітету й оформляється протоколом, після чого секретаріат висилає претендентові повідомлення про відмову від його оферти із фотокопією протоколу тендерного комітету [10].

Забезпечення заявки на участь у торгах

Як уже зазначалося, для участі в торгах претендент подає до тендерного комітету комплект документів, у тому числі заявку на участь у торгах і певне забезпечення заявки.

Основним зобов'язанням сторін у торгах є укладання договору між переможцем і замовником. Усі можливі види забезпечення мають гарантувати саме укладання договору.

Способом забезпечення конкурсної заявки може бути завдаток, банківська гарантія, застава або поручительство. Розглянемо різні способи забезпечення заявок з погляду ефективності результатів торгів і відповідних витрат, під якими варто розуміти не пряме грошове вираження відповідних витрат, а час і зусилля всіх діючих осіб конкурсного процесу і можливі неприємні наслідки, пов'язані з вибором того чи іншого способу забезпечення. Важливо дотримуватись обов'язкової умови: забезпечення і його оформлення, по можливості, не повинні містити потенціалу щодо порушення цивільного законодавства і заважати досягненню головної мети торгів — вибору найкращої сторони майбутнього договору (відповідно до критеріїв, обраних заздалегідь).

Процедура торгів

Підрядні торги на об'єкти, розташовані на території України, проводяться за місцем перебування організатора торгів. Датою відкриття торгів є:

• для відкритих торгів — дата офіційної публікації оголошення в засобах масової інформації;

• для закритих торгів — дата розсилання офіційних запрошень учасникам торгів поштою, телефаксом і т. ін.

Усі зареєстровані оферти мають бути вчасно доставлені на місце торгів, де перед їх розкриттям тендерний комітет пересвідчується в цілості конвертів.

Секретаріат тендерного комітету розкриває оферти і проводить експертизу внутрішніх конвертів у присутності його повноважного складу, в результаті чого тендерний комітет за допомогою експертів пересвідчується у повноті поданих документів у внутрішньому конверті, а також у відповідності їх основним вимогам тендерної документації.

Якщо подана оферта не відповідає вимогам, що містяться в тендерній документації, і виправлення недоліків змінює пропозицію оферента, ця оферта не розглядається, що фіксується у протоколі засідання тендерного комітету.

При виявленні недоліків у розглянутій оферті, що не змінює пропозиції оферента, тендерний комітет мас право вимагати приведення поданих документів у відповідність до умов, зазначених у тендерній документації. Якщо оферент не виконує ці вимоги, подана ним оферта не підлягає розгляду, що зазначається в протоколі засідання тендерного комітету.

Залежно від складності об'єкта і предмета торгів тендерний комітет установлює відповідний термін експертизи оферт, що не може перевищувати шести місяців з моменту розкриття внутрішнього конверта.

Тендерний комітет у процесі розгляду оферт експертними групами має право запрошувати оферентів для роз'яснень, запитувати в них і з інших джерел додаткові відомості, що підтвержують надіслану інформацію.

Оференти не вправі самостійно вносити зміни у свої оферти в процесі торгів і після прийняття їхніх оферт для розгляду. Якщо оферент відкликає власну оферту після її реєстрації, йому не повертається внесений завдаток.

Вибір переможця визначається критеріями, що містяться в тендерній документації.

Аналіз та оцінку конкурсних пропозицій здійснює тендерний комітет або експертні групи (експерти), що залучаються додатково на термін, установлений тендерним комітетом.

Тендерний комітет обирає переможцем торгів оферента, пропозиція якого найповніше відповідає усім вимогам, що містяться в тендерній документації.

Рішення тендерного комітету про вибір переможця торгів приймається простою більшістю голосів від числа членів повноважного складу, присутніх на засіданні, та оформлюється протоколом. У разі рівності голосів приймається рішення, за яке проголосував голова тендерного комітету. Тендерний комітет може оголосити торги такими, що не відбулися, якщо:

• до моменту закінчення терміну закриття торгів не надійшло жодної оферти;

• усі подані оферти не містять банківських гарантій.

Якщо всі подані оферти не відповідають умовам тендерної документації, торги вважаються такими, що відбулися, з негативним результатом. У цьому разі замовник може призначити повторні торги.

Затвердження результатів торгів

Результати торгів тендерний комітет у формі протоколу подає організаторові торгів на затвердження у триденний термін після ухвалення відповідного рішення. Організатор торгів протягом тижня розглядає подані документи і приймає рішення про затвердження результатів торгів. У разі незатвердження результатів торгів організатор приймає мотивоване рішення і надсилає його в тендерний комітет.

Замовник при розгляді протоколу про результати торгів може прийняти рішення про:

• проведення повторних торгів;

• затвердження переможця торгів і запрошення його на підписання протоколу про наміри після укладення підрядного договору;

• затвердження переможця торгів і запрошення його на процедуру підготовки й укладання договору.

Завершення торгів

Оферент, що виграв торги, зобов'язаний внести другий завдаток на розрахунковий рахунок замовника в термін, установлений тендерним комітетом; в іншому разі організатор торгів може скасувати присудження замовлення цьому переможцеві.

Після внесення другого завдатку переможець торгів укладає із замовником договір на умовах, передбачених у тендерній документації й оферті переможця.

Замовник не має права вести будь-які переговори щодо предмета торгів як з учасниками торгів, так і з іншими особами, починаючи з моменту оголошення про проведення торгів, аж до висновку договору. Якщо в ході переговорів з переможцем торгів претендент висуває умови, не передбачені в тендерній документації, тендерний комітет за узгодженням із замовником вправі розпочати переговори з претендентом, що зайняв наступне місце.

Останнім етапом проведення торгів є підписання договору (контракту) з фірмою, що виграла торги. Умови договорів, що укладаються за результатами торгів, мало або зовсім не відрізняються від умов звичайних договорів. Однак іноді вони містять деякі специфічні умови. Угода за результатами торгів може укладатися також із застосуванням акцепту пропозиції оферента без наступного підписання договору обома сторонами [2].