3. Розроблення бюджету проекту

Планувати витрати потрібно так, щоб вони могли задовольнити потреби у фінансових ресурсах протягом усього періоду реалізації проекту. Для цього складають бюджет проекту — план, у якому відбиваються оцінені у кількісних показниках результати скоригованого календарного плану та стратегії реалізації проекту.

Бюджет проекту (Budget) — це постатейний список передбачуваних витрат, необхідних для виконання робіт по досягненню цілей проекту.

Бюджетування проекту (процес складання і прийняття бюджету) — це процес призначення оцінок вартості всім операціям у проекті. В результаті всі витрати й ресурси проекту розподіляються за окремими операціями.

Різним стадіям життєвого циклу проекту відповідають різні типи бюджетів:

1. Попередній (оцінний) бюджет.

2. Затверджений (офіційний) бюджет (cost baseline).

3. Поточний (коригований) бюджет.

4. Фактичний бюджет.

Результатом процесу розробки бюджету видатків є створення базового плану за вартістю (cost baseline), який має такі характеристики:

1) базовий план за вартістю є очікуваною фактичною вартістю проекту;

2) базовий план за вартістю включає бюджет проекту, але не дорівнює йому. Базовий план за вартістю ще повинен включати бюджет робіт, які проводяться з метою відхилення, передачі або зниження ризиків;

3) важливо врахувати в бюджеті непередбачені обставини для всіх ідентифікованих ризиків, які можуть реалізуватися, а можуть і не реалізуватися. Для неідентифікованих ризиків у бюджеті також повинен бути закладений резерв. З цією метою створюється резервний фонд непередбачених витрат («поплавок»).

У більшості проектів для ризиків створюється нульова за часом операція «подолання непередбачених обставин» і призначення для неї резерву на непередбачені обставини. При виникненні проблеми при реалізації тієї або іншої операції в її оперативний кошторис перекидаються гроші, приписані до операції «подолання непередбачених обставин».

Розрізняють бюджет на непередбачені обставини (contingency budget) і управлінський резерв (management reserve).

Бюджет на непередбачені обставини визначається для ризиків, які ідентифікуються.

Управлінський резерв — це гроші, які призначені для подолання ризиків, які не вдалося ідентифікувати, проте досвід або інтуїція менеджера проекту підказує, що ці гроші будуть необхідні.

Існує 5 проблем бюджетування проекту:

1. Проекти, виконання яких вимагає тривалого часу, збільшують неточність розрахунків.

2. Заздалегідь встановлений час реалізації може сильно вплинути на розрахунки часу й витрат.

3. Людський чинник теж може бути джерелом помилки при розрахунках. Те, наскільки працівники володіють необхідною для виконання завдання кваліфікацією, вплине на продуктивність і час придбання ними досвіду.

4. Оцінки того, як люди працюють — на ставку або півставки, показують, що ті, хто працює на повну ставку, працюють більш продуктивно.

5. Іноді чинник плинності кадрів (він у бюджеті не відображається) може істотно вплинути на розрахунки.

Типові статті витрат для проекту:

Прямі витрати: праця, матеріали, устаткування та інші витрати.

Накладні видатки проекту.

Загальні й адміністративні накладні видатки.

Прямі видатки прямо пов’язані з пакетом робіт. Ці витрати є реальними витратами готівки й повинні виплачуватися в міру виконання робіт над проектом. Прямі видатки зазвичай відокремлюють від накладних видатків. Накладні видатки проекту не можуть бути прив’язані до якого-небудь проміжного результату, а стосуються всього проекту в цілому.

Наприклад, витрати на консультантів з управління проектом, навчання, відрядження — це накладні видатки проекту.

Загальні й адміністративні накладні видатки — це організаційні витрати, ніяк не пов’язані з проектом. Хоча ці видатки не оплачуються негайно з кишені, вони реальні й мають місце протягом усього проекту.

У бюджет вартості всі витрати заносяться за статтями. Ось їх перелік:

1. Зарплата членів групи проекту.

2. Видатки на устаткування й матеріали.

3. Вартість оренди приміщень.

4. Вартість маркетингу, включаючи маркетингові дослідження й фокус-групи.

5. Юридичні витрати.

6. Витрати на відрядження.

7. Вартість реклами.

8. Вартість дослідження.

9. Вартість техніко-економічного обґрунтування.

10. Вартість консультаційних послуг зовнішніх експертів і учасників проекту.

11. Оплата телефону, факсів, міжміських переговорів.

12. Витрати на офісне устаткування.

13. Оплата доступу в Інтернет або хостинга Web-сайту.

14. Програмне забезпечення.

15. Комп’ютерне устаткування.

16. Навчання.

Плануючи витрати, недостатньо знати тільки загальний обсяг капіталовкладень (інвестицій) у проект. Необхідно мати дані про щорічну потребу у фінансуванні, а для першого року — її поквартальний і помісячний розподіл. Виплата авансів повинна проводитися з особливою обережністю.

Перед плануванням витрат виконують такі роботи:

• на основі календарного плану складають перелік робіт, які необхідно виконувати в кожний часовий період (рік, квартал,місяць);

• з кошторисної документації визначають вартість цих робіт;

• розраховують собівартість робіт за статтями витрат (сировина та матеріали, устаткування, заробітна плата, накладні витрати).

При складанні бюджету проекту витрати планують від загального до конкретного.

Крім переліку основних витрат, бюджет проекту має містити їх докладний календар, ступінь точності якого залежить від характерних ознак проекту, обсягів капіталовкладень, а також специфічних вимог, запропонованих організаціями-кредиторами. Складові календаря бюджету проекту:

• календар витрат (включаючи дати платежів);

• умови платежів, принаймні для основних категорій витрат;

• критичні моменти реалізації проекту (наприклад необхідність одночасних платежів у певний період) і засоби зниження пов'язаних із цим ризиків.

Загальні рекомендації для формування бюджету проекту.

План бюджету варто розробити не пізніше, ніж за рік до початку проекту.

Структура статей витрат повинна передбачати розбивку витрат по проекту на логічні компоненти, що полегшує облік і контроль витрат.

Необхідно визначити цикл перегляду бюджету для внесення в нього виправлень у міру надходження додаткових даних.

Зміни в бюджетні документи повинні вноситися відразу ж у міру їхнього виникнення. Ці зміни використовуються для наступного коригування бюджету і є основою для подальшого планування.

Кожна стаття видатків має бути розписана.

Особливо важливе значення бюджет проекту має для отримання гранту на проект [4, c. 155–159].