12 Создание поля подстановки

Access позволяет использовать коды вместо значений данных – это ускоряет доступ к данным. При необходимости внести изменения (или просмотреть значение в данном поле) удобно использовать поле подстановки. В этом случае, вместо того, чтобы определять числовой код конкретного товара (например, стола) и вносить его, можно выбрать текст «Стол» в раскрывающемся списке.

Например, пусть имеются две таблицы Заказы и Товары. Их можно связать общим полем Код Товара. До связывания этих таблиц, в таблице Заказы, в режиме конструктора, в строке Код товара щелкнуть левой кнопкой в правой части ячейки столбца Тип данных. Появится раскрывающийся список, в нем выбрать пункт Мастер подстановок. В первом окне диалога мастера подстановок выбрать вариант использования данных из таблицы, Далее. Во втором окне выбрать таблицу Товары. , Далее. В третьем окне выбрать поле Название товара, щелкнуть кнопку >, Далее. Выбрать порядок сортировки. Далее, Готово. Установить связь между таблицами. Теперь при просмотре таблицы Заказы, в поле Код товара вместо числового значения будет видно текстовое название товара. При изменении значения Кода товара в таблице Заказы (в режиме таблицы) надо щелкнуть в правой части ячейки столбца Код товара и в раскрывшемся списке выбрать нужный текст (например, Стол). Аналогично, при заполнении записи нового заказа

Формы

Предполагается, что имеется готовая таблица (или запрос, основанный на одной или нескольких таблицах), и что требуется создать форму для просмотра или изменения данных в этой таблице. Форма может использоваться для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса, причем можно отображать только часть полей данных. Например, некоторым пользователям нужны лишь некоторые поля большой таблицы. Если предоставить им форму, содержащую только нужные им поля, это облегчит для них использование базы данных.

При добавлении или изменении данных в Форму автоматически вносятся соответствующие изменения в таблицы.

Использование инструмента Форма для создания новой формы и ввода данных

В области переходов (слева) щелкнуть на имени таблицы или запроса, которые должны отображаться в форме. На вкладке Создание-Формы щелкаем Форма (слева наверху). Access создаст форму (с отображением всех полей таблицы) и представит ее в режиме макета. Сохранить Форму.

Переход между строками таблицы осуществляется с помощью Page up и Page Down.

Если Access обнаруживает еще одну таблицу, связанную отношением «один-ко-многим» с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, Access добавляет таблицу в форму (показывая только соответствующую часть записей). Если существует несколько таблиц, связанных отношением «один-ко-многим» с исходной таблицей, то Access не добавляет таблицы данных в форму

Разделенная форма (слева на вкладке Создание-Формы - Другие формы, разделенная форма) позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях  — в режиме формы и в режиме таблицы. Данные можно добавлять, изменять или удалять в каждой из двух частей формы.