4.2. Особливості обліку речового майна та технічних засобів речового забезпечення

Начальник органу матеріально-технічного забезпечення відповідає за:

стан кількісного обліку речового майна особистого користування осіб рядового та начальницького складу, а довгострокових інвентарних речей - за роками видачі для носіння;

своєчасне проведення у книгах і картках обліку запасів, пов’язаних із переміщенням і зміною якісного (технічного) стану матеріальних цінностей;

кількісний, якісний та вартісний облік майна на речовому складі органу (підрозділу) цивільного захисту, своєчасність проведення його звірення з фінансово – економічним підрозділом;

законність, своєчасність і правильність оформлення первинних документів для здійснення операцій, за їх реєстрацію та збереження;

своєчасне звіряння обліку речового майна за кількісними даними обліку складу та підрозділів (у тому числі за роками видачі в експлуатацію);

підготовку довідкових матеріалів про забезпеченість осіб рядового та начальницького складу служби цивільного захисту, які знаходяться на речовому забезпеченні;

правильне складання і своєчасне подання звітних документів за напрямком речового забезпечення.

Облік речового майна, а також льотно-технічного майна в органі (підрозділі) цивільного захисту ведеться у трьох основних книгах: у підрозділах (книга форми 27), на складі та майстерні із ремонту речового майна (книга форми 26). Книги повинні бути пронумеровані, прошнуровані, скріплені печаткою “Для документів” та зареєстровані у книзі реєстрації форми 25. Речове майно довготривалого зберігання обліковується окремо від іншого речового майна.

Облік речового майна ведеться шляхом запису (зазначення) в книгах (картках) обліку, інших облікових документах даних про кількість, якісний (технічний) стан, а також його рух, втрату та нестачу. Речове майно, що надійшло до підрозділу або передається із нього, повинне бути записане у книгах обліку форм 27 та 26 у той же день. Прибутково-видаткові операції, що здійснюються у підрозділах, перевіряються під час проведення звірок щомісяця фахівцем, відповідальним за ведення речового забезпечення підрозділу. Для обліку інвентарного майна, що видається у тимчасове користування особовому складу, ведеться книга форми 37. Всі виправлення в цій книзі повинні бути підтверджені підписом особи рядового та начальницького складу, яка отримала майно.

Записи у книгах обліку робляться ручкою синього кольору розбірливо, без помарок та підчисток. Допущені помилки виправляються перекреслюванням неправильного запису і написанням нових даних так, щоб перекреслене було видно, завіряються підписом особи, яка веде облік.

Підсумки у книзі обліку щодо прибутку та витрат за місяць (квартал, рік), а також під час інвентаризації, ревізії, передачі посади матеріально-відповідальною особою підкреслюються рискою червоного кольору (підсумки за рік - двома рисками червоного кольору) і завіряються підписами відповідального за облік та осіб, які здійснюють перевірку. За якісним (технічним) станом речове майно обліковується за категоріями (перша, друга та третя).

Нове майно, що надійшло на склад підрозділу від постачальників, довольчого органу, складів довготривалого зберігання, інших органів і підрозділів і не було у користуванні, є майном першої категорії.

Видаючи речове майно в користування, його переводять із першої до другої категорії майна. Здійснюють це на підставі роздавальних відомостей і накладних на видачу майна.

Майно третьої категорії – це майно, сроки носіння якого вийшли та експлуатація якого за призначенням в подальшому не можлива.

Обліковують таке майно у книгах обліку до його списання, про що у книзі обліку робиться запис.

Видача (прийняття) речового майна зі складу органу (підрозділу) цивільного захисту особам рядового, начальницького складу оформлюється накладною. Накладна виписується у 2-х примірниках, а у разі видачі майна підрозділам - у 3 - х примірниках; після чого вона реєструється у книзі реєстрації облікових документів, підписується начальником органу та підрозділу цивільного захисту, бухгалтером, засвідчується печаткою цього органу (підрозділу) і видається під підпис отримувачу або начальнику речового складу;

після виконання видачі (прийняття) матеріальних засобів начальник складу підраховує суму за кожне видане найменування, записує її у графу «відпущено», підсумком «усього» проводить записи у картках складського обліку (тимчасово – у картках обліку форм 43 і 44) і здає перший примірник бухгалтеру фінансово-економічного органу, а другий примірник накладної передає в орган матеріального забезпечення для зарахування на облік виданого майна за підрозділами (ф.27) і за особами рядового і начальницького складу служби цивільного захисту (картки обл.ф.45).

З метою економії місця в книзі обліку при масовій видачі одних і тих же найменувань речового майна кільком підрозділам (особам рядового та начальницького складу служби цивільного захисту) оформлюється роздавальна (здавальна) відомість, форма 8, дані якої записуються у книгах обліку. Відомості оформляються в одному екземплярі, звіряються з даними обліку зазначеного особового складу, завіряються підписом відповідної посадової особи і передаються для виконання:

при видачі майна зі складу - завідуючому складом;

при видачі майна в підрозділах - посадовій особі, яка робить видачу.

Виконані відомості здаються в підрозділ речового забезпечення. У разі невидачі окремих предметів цифри, що позначають їхню кількість, у відповідних графах відомості обводяться кольоровим олівцем або чорнилом. У випадку невидачі окремим особам усіх предметів, крім того, у графі "Підпис одержувача-здавача" робиться оцінка "Не видано". Частково або цілком не видане окремим особам майно здається на склад.

Для обліку речового майна, що знаходиться в особистому користуванні в осіб рядового та начальницького складу служби цивільного захисту, які переходять для подальшого проходження служби в інші органи і підрозділи цивільного захисту (крім особового складу, що звільняється з служби цивільного захисту), оформляється атестат на предмети речового майна. Атестати на предмети речового майна рядовому та начальницькому складу органів та підрозділів цивільного захисту, слухачам і курсантам навчальних закладів ДСНС України виписуються індивідуально на кожного вибутого в двох екземплярах (оригінал і корінець) під копірку на підставі даних карток обліку речового майна особистого користування. Оформлені атестати на предмети речового майна вручаються особі рядового та начальницького складу під розписку.

Атестати на речове майно є документами суворої звітності. Книжки атестатів на речове майно в органах постачання обліковуються в книзі обліку матеріальних цінностей, у якій зазначаються найменування, дата і номер прибуткового документа, кількість книжок і номери серій.

У підрозділі речового забезпечення книжки атестатів на речове майно обліковуються в книзі обліку матеріальних цінностей, нумеруються, прошнуровуються, опечатуються гербовою печаткою і підписуються начальником підрозділу забезпечення.

Зіпсовані бланки атестатів на речове майно зберігаються в книжці, корінці витрачених книжок зберігаються в підрозділі речового забезпечення протягом року, а потім здаються в архів.

Картку обліку речового майна особистого користування (ф. 45) призначено для обліку речового майна, в тому числі інвентарного, що видається особам рядового, начальницького складу. Картка підписується начальником органу матеріального забезпечення органу (підрозділу) цивільного захисту і завіряється печаткою. Підставою для оформлення карток обліку речового майна особистого користування для осіб рядового та начальницького складу є витяг з наказу про призначення на посаду (або зарахування слухачем, курсантом), а на осіб, які прибули з інших органів і підрозділів цивільного захисту, - крім того, атестат на предмети речового майна (ф. 21). Картки обліку, форма 45, в органі матеріального забезпечення ведуться на всіх осіб рядового та начальницького складу, які знаходяться на речовому забезпеченні.

Дані обміру осіб рядового та начальницького складу служби цивільного захисту (підрозділу) заповнюються на підставі щорічних даних медичної служби органу цивільного захисту.

Проти кожного найменування виданого предмета записується: у чисельнику – його кількість, у знаменнику – місяць і рік видачі.

Записи про здавання предметів речового майна на склад органу (підрозділу) цивільного захисту робляться червоними чорнилами. Списання предметів, що вислужили установлені терміни носіння, здійснюється в кінці звітного періоду, про що зазначається в окремій графі червоними чорнилами. У разі зняття із забезпечення особи, на яку заведено картку, а також у кінці року в наступній вільній графі виводяться залишки предметів із зазначенням у кожному реквізиті: у чисельнику – кількості (якщо предмет списаний – записується «0»), в знаменнику – місяць і рік видачі.

Для розрахунків з особами у випадках, коли при їхньому звільненні вартість обмундирування підлягає відшкодуванню, оформляється довідка-розрахунок вартості речового майна на утримання у трьох екземплярах: перший екземпляр залишається в підрозділі речового забезпечення, другий - передається в підрозділ фінансового забезпечення для утримання заборгованості і її зазначення в бюджетному обліку, третій - звільненому.

Нарахована для стягнення сума проставляється на обхідному листі звільненого; на підставі довідки-розрахунку вартості речового майна на утримання закривається його картка обліку речового майна особистого користування.

Облік і стягнення заборгованості здійснюються у встановленому порядку за участю підрозділів фінансового, речового і правового забезпечення.

Облік втрат і нестач речового майна, що утворилися на складах, у підрозділах та інших підзвітних об'єктах, ведеться в книзі обліку втрат і нестач матеріальних цінностей.

Особливості обліку речового майна на складі

Речове майно, що знаходиться на складі, враховується в книзі обліку матеріальних цінностей або картках обліку матеріальних цінностей. Відпуск майна зі складу здійснюється лише на підставі первинних облікових документів, оформлених у встановленому порядку. Виконані первинні облікові документи повинні бути зазначені в обліку складу в термін не пізніше наступного дня після закінчення господарської операції. Матеріально відповідальні особи передають виконані первинні облікові документи, по яких здійснювалась видача (прийом) матеріальних цінностей, для зазначення їх в обліку.

На складі на кожну партію матеріальних цінностей, що надійшли, оформляється стелажний (штабельний) ярлик.

З метою закріплення речового майна за органом та підрозділом цивільного захисту, а також визначення часу перебування предметів у носінні (експлуатації) на складі здійснюється його таврування. Для таврування речового майна застосовуються клейма № 1, 2.

Тавруванню підлягають предмети інвентарного майна органів цивільного захисту у разі видачі нового речового майна в користування - клеймом № 1 і списаного речового майна - клеймом № 2. Відповідальність за правильне і своєчасне таврування речового майна несуть начальники підрозділів речового забезпечення. На текстильних, шкіряних і хутряних виробах, валянках ставляться клейма барвисті, на трикотажних виробах і предметах, що мають ворсисту поверхню, - на етикетках з тканини, що пришиваються до предметів із внутрішньої сторони. На предметах речового майна, списаних, але залишених у нерозпоротому виді, клеймо № 2 ставиться поруч із клеймом № 1, на деталях розпоротих (розібраних) предметів - на видних місцях з таким розрахунком, щоб виключалася можливість використання списаного майна. Для таврування речового майна використовуються фарби чорного і білого кольорів, що випускаються промисловістю для зазначених цілей, або типографські.

Речове майно, вилучене з користування після закінчення встановлених термінів носіння (експлуатації), зосереджується на складі, розсортовується на предмети, придатні для використання до ремонту або після нього і ті, що підлягають списанню. Речове майно першої категорії зберігається окремо від решти майна.

Особливості списання речового майна

Вибракування речового майна здійснюється з метою списання з обліку майна, термін носіння (експлуатації) якого закінчився і яке непридатне до подальшого використання. Вибракування речового майна проводиться комісією зі списання.

Після перерахування матеріальних цінностей, терміни носіння (експлуатації) яких закінчилися, перевірки їхнього якісного стану і визначення придатності до подальшого використання комісія зі списання складає акт зміни якісного стану речового майна або акт технічного стану матеріальних цінностей, що підписується членами комісії зі списання і затверджується особою, яку призначила комісія. Перевірка кількості, якісного стану і списання предметів інвентарного майна здійснюється комісією зі списання в присутності представника органу постачання, при цьому комісією складається окремий акт зміни якісного стану речового майна або акт технічного стану, що підписується також і зазначеним представником.

Предмети речового майна, вибракувані для списання, підлягають розпорюванню (розбиранню) у присутності комісії зі списання. Розпорювання (розбирання) речового майна оформляється актом розпорювання, у якому робиться відповідно посилання на акт зміни якісного стану речового майна або акт технічного стану.

В акті про розпорювання вказуються найменування і кількість розпоротих (розібраних) предметів, кількість або маса отриманого шматка, деталей, фурнітури, дрантя й утилю. Вибракуване майно зберігається в окремому приміщенні складу, що опечатується головою комісії зі списання.

При розпорюванні (розбиранню) речового майна повинна бути забезпечена максимальна схоронність матеріалів і одержання більшої кількості шматків, деталей і фурнітури, придатних для подальшого використання з метою ремонту зазначеного майна, чищення зброї і для інших господарських цілей. Матеріали і дрантя, вовняний і хутряний утиль, що не підлягає подальшому використанню для ремонту речового майна та використання в господарських потребах підлягають утилізації.

Відомості видачі матеріальних цінностей на потреби органів і підрозділів цивільного захисту - виданих у носіння (експлуатацію) матеріальних запасів, що підлягають списанню з обліку прямою витратою (видаткових матеріалів, у тому числі крему взуттєвого, мотузок, щіток для одягу, і шефських), і предметів майна (рукавичок бавовняних і кирзових, рукавиць брезентових і комбінованих, накомарників, знаків розрізнення, окулярів захисних) – є підставою для списання з книг обліку.

Списання речового майна здійснюється на підставі відповідних наказів ДСНС України за актами встановленої форми.

Акт зміни якісного стану (ф.13) призначений для оформлення зміни якісного стану і розпорювання (розбракування) речового майна, що є непридатним після закінчення встановлених термінів експлуатації, а також для оприбуткування ганчір’я, металобрухту, отриманих при розпорюванні та розбиранні технічних засобів. Вибракувані предмети підлягають розпорюванню (розбиранню) не пізніше 10 днів після затвердження акта. Забороняється проводити вибракування і розпорювання речового майна при зниженій нормі накопичення на одну особу рядового і начальницького складу служби цивільного захисту (курсанта, ліцеїста) робочого та спеціального одягу, натільної і постільної білизни. Закінчення установленого терміну експлуатації речового майна не може бути підставою для його списання, якщо це майно ще придатне для використання за цільовим призначенням. Речове майно, що підлягає списанню, не може бути знищене або розбраковане до отримання затверджених актів на списання.

Затверджений акт зміни якісного стану та акт списання є підставою для списання речового майна шляхом внесення відповідних записів в книги обліку.

Розбракування та утилізація речового майна оформлюється відповідним актом. Ганчір’я та інша сировина, отримана після розбракування, оприбутковується в книзі обліку та списується прямим розходом при його видачі (передачі) на підставі роздавальних відомостей.

Під час проведення інвентаризації, ревізії або перевірки фінансової та господарської діяльності органів і підрозділів цивільного захисту обов’язково перевіряється правильність і правомірність списання речового майна за актами якісного (технічного) стану та за актами списання.

У речовій майстерні облік обладнання, інструментів та ремонтних матеріалів ведеться в книзі обліку, форма 26, підставою для записів в яку є накладні на матеріальні засоби, що надходять у майстерню, та акт списання, форма 11, на витрачене майно.