IV. Особливості обліку окремих видів майна

4.1. Особливості обліку продовольства, технічних засобів приготування, транспортування їжі в польових умовах, посуду, обладнання, майна продовольчого забезпечення, тварин, сільськогосподарської продукції та матеріальних засобів підсобного господарства в органі матеріально-технічного забезпечення

Начальник органу матеріально-технічного забезпечення відповідає за:

правильне і своєчасне проведення у книгах і картках обліку записів, пов’язаних з переміщенням і зміною якісного (технічного) стану майна продовольчого забезпечення;

своєчасне проведення звірення даних кількісного обліку майна продовольчого забезпечення з обліком фінансово – економічного органу та обліку наявності і руху майна за кількісними та якісними показниками з обліком складу, на якому зберігається продовольче майно, їдальні та підрозділів;

своєчасне та достовірне оприбуткування матеріальних цінностей;

правильність відображення цін на майно продовольчого забезпечення;

законність, правильність і своєчасність оформлення первинних документів, правильне застосування встановлених норм видачі продуктів харчування особового складу, норм годування штатних тварин, тварин підсобного господарства та матеріальних цінностей продовольчого забезпечення;

ведення облікових документів продовольчого забезпечення у кількісному і якісному вираженні;

здійснення систематичного контролю за збереженням майна;

ведення обліку осіб, які харчуються, обліку штатних тварин, що знаходяться на забезпеченні у підрозділі, та надання достовірних даних до органу матеріального забезпечення апарату ДСНС України;

правильне складання та своєчасне подання звітних документів згідно з Табелем термінових донесень.

Облік продовольства, технічних засобів приготування, транспортування їжі в польових умовах, посуду, обладнання, майна продовольчого забезпечення, тварин, сільськогосподарської продукції та матеріальних засобів підсобного господарства (далі - майно продовольчого забезпечення) ведеться у підрозділі, розташованому або діючому окремо від свого органу, на складі, в їдальні (на камбузі), підсобному господарстві, у фінансово-економічному органі, у відповідному відділі забезпечення органу (підрозділу, судна), хлібопекарні, а також на судні, що не веде свого господарства (далі – об’єкти продовольчого забезпечення).

Облік майна продовольчого забезпечення на об’єктах продовольчого забезпечення ведеться за формами документів, наведеними у таблиці 1.

Таблиця №1

Форми облікових документів, що ведуться у підрозділі, розташованому або діючому окремо від свого органу, на складі, в їдальні (на камбузі), підсобному господарстві, у відповідному відділі забезпечення органу (підрозділу, судна), хлібопекарні, а також на судні, який не веде свого господарства

№ з/п	Найменування облікових документів	Номер форми	Об’єкти продовольчого забезпечення
			Відділ матеріально-технічного забезпечення	Склад органу (підрозділу)	Їдальня	Камбуз судна	Хлібопекарня	Підрозділ розташований окремо	Підсобне господарство
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Накладна	З-3	+			+	+	+
2	Акт прийому	4	+
3	Зведена відомість	7	+	+		+	+	+
4	Роздавальна (здавальна) відомість	8	+				+	+
5	Акт списання (зняття залишків)	11	+
6	Акт технічного стану	12	+
7	Акт зміни якісного стану	13	+
8	Виробничий лист хлібопекарні	18					+
9	Атестат особи служби цивільного захисту	21	+
10	Книга реєстрації облікових документів	25	+
11	Книга обліку матеріальних цінностей у підрозділі	26	+	+	+			+	+
12	Книга обліку матеріальних цінностей в органі матеріального забезпечення	27	+
13	Книга обліку майна, виданого у тимчасове користування	37	+	+				+	+
14	Книга обліку руху осіб, що харчуються	42	+					+
15	Картка некомплектності	46		+
17	Книга обліку контролю за якістю приготування їжі	53			+	+		+
18	Пакувальний лист	63		+
19	Стелажний (штабельний) ярлик	64		+					+
20	Розкладка продуктів	66	+			+		+

Примітки: 1. Форми 4, 7 ,8 ведуться у разі потреби.

Кількість належних до відпуску і виданих продуктів у первинних документах указується з точністю: картоплі і овочів – до кілограма; чаю і спецій – до грама; решти продуктів – до однієї десятої кілограма.

Облік столово-кухонного посуду, обладнання, інвентарю та іншого майна продовольчого забезпечення в їдальні (на камбузі) ведеться в книзі обліку матеріальних цінностей у підрозділі (форма 26) за термінами видачі.

Накладні на видачу продовольства в їдальню виписуються окремо на сніданок, обід та вечерю на підставі розкладки продуктів (форма 66) і даних книги обліку руху осіб, які харчуються (додаток 23). Накладна виписується у трьох примірниках, реєструється та передається під розпис у книзі реєстрації облікових документів (форма 25) інструктору – кухарю для отримання продовольства, графи “ціна за одиницю” та "вартість" не заповнюються. На продовольчому складі органу (підрозділу) цивільного захисту після видачі продовольства заповнюється графа "фактично видано, кількість", після чого два примірники накладної повертаються у відділ матеріального забезпечення, де обліковується продовольство, та перевіряється відповідність записів. Другий примірник накладної передається до фінансово – економічного органу, де проставляються ціна на продовольство та вартість на фактично отримане продовольство для подальшого ведення бухгалтерських записів. Відпуск продовольчих пайків службовцям проводиться за накладними, або роздавальною відомістю.

Продукти, що надійшли в їдальню для приготування їжі, а також хліб, цукор і масло коров’яче, які видаються особовому складу, в книгу обліку матеріальних цінностей у підрозділі (форма 26) не записуються. Облік продуктів, закладених у казани, і фактичного виходу готових страв, м’ясних та рибних порцій і їх якості в їдальні (на камбузі) ведеться в книзі обліку контролю за якістю приготування їжі (форма53). Книга заповнюється інструктором-кухарем на підставі розкладки продуктів (форма 66).

У хлібопекарні органу (підрозділу) цивільного захисту облік витрат хлібопекарної сировини і випікання хліба ведеться у виробничому листі. Записи про кількість отриманої сировини, а також кількість хліба, який передано на склад або в їдальню органу (підрозділу) цивільного захисту, здійснюються на підставі накладних, які виписуються в органі матеріально-технічного забезпечення у двох примірниках, один з яких передається на склад або в їдальню, а другий – до хлібопекарні.

Виробничий лист (форма 18), ведеться старшим пекарем зміни. Записи про отриману та витрачену за зміну хлібопекарську сировину здійснюються за її фактичною масою. Записи про надходження та витрати хлібопекарської сировини по стандартній масі тари не допускаються.

Бланки атестатів осіб рядового та начальницького складу реєструються у книзі реєстрації облікових документів (форма 25).

У підрозділі матеріально-технічного забезпечення облік продовольства ведеться в книзі обліку матеріальних цінностей (форма 26), а облік техніки і майна продовольчого забезпечення – в книзі обліку (форма 27).

В органі матеріально-технічного забезпечення облік кількості осіб, що харчуються, ведеться в книзі обліку руху осіб, що харчуються (форма 42). Підставою для записів у цій книзі обліку є:

щодо осіб, які мають атестати на продовольство, – накази керівника і атестати; щодо осіб, які втратили атестати, – накази керівника підрозділу цивільного захисту і акти, складені відповідальною особою за продовольче забезпечення та підтверджені начальником підрозділу цивільного захисту;

щодо решти осіб – накази керівника підрозділу цивільного захисту.

Атестат на продовольство видається особі, яка вибуває з органу (підрозділу) цивільного захисту і має право на отримання продовольчого пайка на підставі наказу керівника органу (підрозділу) цивільного захисту за пред’явленням посвідчення про відрядження (направлення до госпіталю, відпускного квитка). Атестат є документом, що засвідчує особу, яка забезпечувалась харчуванням у підрозділі або грошовою компенсацією замість пайка. Грошова компенсація замість пайка видаються фінансово-економічним органом підрозділу цивільного захисту за відомістю, підписаною начальником відділу матеріально-технічного забезпечення.

Кількість продуктів, що видаються в їдальню на одну особу на добу, зазначається в розкладці продуктів, що складається у трьох примірниках за кожною нормою забезпечення. Перший примірник розкладки продуктів зберігається в органі (підрозділі) цивільного захисту і є підставою для відпуску продуктів в їдальню, другий – вивішується у вестибюлі їдальні, третій – видається інструктору-кухарю для того, щоб керуватися під час готування їжі. Зміна розкладки продуктів без письмового дозволу керівника органу (підрозділу) цивільного захисту не допускається.

Видача продовольства зі складу підрозділу цивільного захисту в їдальню, підрозділам, що розташовані окремо, а також окремим службовцям проводиться за накладними, роздавальною (здавальною) відомістю.

Для обліку матеріальних засобів та продукції підсобного господарства в органі (підрозділі) заводиться окрема книга обліку матеріальних цінностей у підрозділі (форма 26).

Усі тварини, які надходять у підсобне господарство, приймаються органом (підрозділом) цивільного захисту за накладною та актом оприбуткування, у якому зазначається дата оприбуткування, найменування тварини, вікова група, кількість голів, загальна жива вага. Акт оприбуткування підписує комісія, відповідальна особа за ведення підсобного господарства та затверджується керівником підрозділу. Оприбутковані тварини передаються у підзвіт відповідальній особі за ведення підсобного господарства, призначеній наказом керівника органу (підрозділу) цивільного захисту. На підставі акта, затвердженого керівником органу (підрозділу) цивільного захисту, тварини оприбутковуються в книзі обліку матеріальних цінностей у підрозділі (форма 26). Молодняк, який народився у підсобному господарстві, оприбутковується не пізніше п'яти днів після народження на підставі акта оприбуткування приплоду за підписами внутрішньої перевірочної комісії, затвердженого керівником органу (підрозділу) цивільного захисту.

Облік тварин ведеться за видами, віковими групами, кількістю в кожній віковій групі та живою вагою. Під час записів у книзі обліку кількість тварин вказується чисельником, а їхня загальна жива вага – знаменником.

У разі переведення молодняку з однієї вікової групи в іншу, а також забою на м’ясо або продажу в живій вазі тварин зважують з оформленням акта зміни якісного стану (форма 13). Акт складається внутрішньою перевірочною комісією, затверджується керівником органу (підрозділу) цивільного захисту і є підставою для виконання відповідних записів у книзі обліку матеріальних цінностей у підрозділі (форма 26).

Прибуткові та видаткові документи на продукцію підсобного господарства підшиваються в окрему справу.

Облік зекономлених в їдальні продуктів (хліба, солі та спецій) проводиться в такому порядку:

у кінці кожного дня начальник їдальні або інструктор-кухар разом з черговим їдальні зважують залишки зекономлених продуктів і результати зважування записують в книгу обліку контролю за якістю приготування їжі (форма 53). Записи в книзі підтверджуються підписами цих посадових осіб;

в органі (підрозділі) цивільного захисту щодня на підставі записів у книзі обліку контролю за якістю приготування їжі (форма 53) виписується накладна у двох примірниках, перший з яких залишається в органі матеріально - технічного забезпечення для оприбуткування зекономлених продуктів, а другий зберігається в їдальні разом із книгою обліку контролю за якістю приготування їжі. Після закінчення цієї книги всі додані до неї другі примірники накладних здаються до органу матеріально-технічного забезпечення, де після перевірки правильності оприбуткування зекономлених продуктів знищуються. Зекономлені за день продукти на склад (в комору) не передаються, а обліковуються при черговому видаванні продуктів в їдальню. В накладній на видачу продовольства зі складу (комори) кожний продукт, з якого є економія, записується двома рядками: в одному вказується кількість зекономлених продуктів за попередній день, в іншому – кількість продуктів, що підлягають видачі зі складу;

щокварталу в органі (підрозділі) цивільного захисту на зекономлені продукти оформляється накладна, в якій у графі реквізиту “Для відміток” додатково перераховуються номери накладних на оприбуткування продуктів. Начальник їдальні або інструктор-кухар своїм підписом у накладній підтверджує кількість зекономлених продуктів. Накладна разом із довідкою про кількість і вартість зекономлених продуктів за квартал передається до фінансово-економічного органу підрозділу цивільного захисту для взяття на облік.

Облік продуктів і майна, закуплених за рахунок засобів спеціального фонду органу (підрозділу) і використаних на додаткове харчування особового складу та покращення обладнання об’єктів продовольчої служби, ведеться в книзі обліку матеріальних цінностей у підрозділі.

Оприбуткування закуплених продуктів і майна проводиться на підставі накладної, що виписується згідно з документами на придбання, та використання таких продуктів здійснюється у встановленому порядку.