3.3. Особливості обліку в ремонтних підрозділах (майстернях)

Начальник ремонтного підрозділу (майстерні) органу (підрозділу) цивільного захисту організовує облік майна в порядку, встановленому для органів матеріального забезпечення та інших об’єктів господарства.

Крім того, в ремонтних підрозділах (майстернях) ведеться облік:

табельного обладнання та інструментів, отриманих зі складу органу (підрозділу) цивільного захисту агрегатів, запасних частин, ЗІП розсипом (у комплектах) і витратних матеріалів – у книзі обліку, форма 26;

техніки та майна, прийнятих у ремонт (на технічне обслуговування, регламентні роботи, обробку), витрачених агрегатів, запасних частин, ЗІП і витратних матеріалів під час виконання цих робіт та на поповнення комплектів ЗІП – у книзі обліку, форма 36 (додаток 16).

Техніка і майно, що надійшли в ремонт (на технічне обслуговування, регламентні роботи, обробку), в книгу обліку, форма 26, не записуються.

У книзі обліку ремонту (обслуговування, обробки), техніки та майна, форма 36, ведеться облік проведених ремонтів, технічних обслуговувань, регламентних робіт, обробок (дегазації, дезактивації, дезінфекції, прання, хімічного чищення та інших видів) техніки і майна. Книга ведеться також на збірному пункті пошкоджених машин (ЗППМ). Вона служить і для обліку замінених агрегатів, витрачених запасних частин, ЗІП та матеріалів. У ній обов’язково вказується, який підрозділ і на якій підставі (наряд на ремонт чи інше розпорядження) здав техніку, майно. Стосовно техніки, що обліковується за номерами, записується її заводський номер (номерний знак), а по іншій – кількість прийнятих одиниць. Стосовно майна, зданого для прання (хімічного чищення), записуються його кількість (у прийнятих одиницях виміру) і маса (в кілограмах).

3.4. Облік в органах матеріально-технічного забезпечення

Оперативний облік майна в органах матеріально-технічного забезпечення органу (підрозділу) цивільного захисту організовують їхні начальники.

В органах (підрозділах) матеріально-технічного забезпечення органу цивільного захисту ведеться облік наявності, руху та якісного (технічного) стану майна за склади, інші об’єкти господарства, кожний підрозділ, що забезпечується, та в цілому за орган (підрозділ) цивільного захисту:

техніки та майна – в картках обліку, форма 43, аркуш 2 (додаток 17) або книгах обліку, форма 27 (додаток 18), форма 31 (додаток 19), форма 32 (додаток 20);

іншого майна – в картках обліку, форма 44, аркуш 2, або книзі обліку, форма 27.

Картка форми 43 складається з аркуша 1 та аркуша 2. В органі матеріального забезпечення ведеться аркуш 2 картки. Кількість аркушів у кожній картці залежить від кількості підзвітних підрозділів.

У книзі обліку наявності і руху матеріальних засобів, форма 27, ведеться облік наявності та руху техніки, інших категорійних і не категорійних матеріальних засобів, а також бланків облікових документів суворого обліку. При оформленні книги залежно від кількості передбачених записів на кожне найменування матеріальних засобів (у послідовності їх переліку в класифікаторі продукції) відводиться одна або декілька сторінок.

Кожному підзвітному підрозділу відводиться особовий рахунок у декілька граф. За наявності великої кількості підрозділів у книзі вводяться додаткові сторінки. У книзі органу забезпечення пальним і мастильними матеріалами установи цивільного захисту (що ведеться начальником органу забезпечення) особовий рахунок на підрозділ повинен мати дві графи: одна для обліку пального в кілограмах, друга – в літрах. Початкові записи реквізитів-підстав у книзі робляться на підставі первинних облікових документів або даних про залишки майна, взятих із попередньої книги. Облік майна за специфічними ознаками (рік виготовлення, рік видачі, зріст тощо) у книзі проводиться порядково після запису даних основної облікової операції. Облік бланків суворого обліку в книзі ведеться за їхніми серіями і номерами. На кожну серію в книзі відкривається особовий рахунок. Номери книг записуються порядково нижче записів кількості книг кожної серії.

Техніка, що знаходиться в органах (підрозділах) цивільного захисту, закріплюється за ними наказами начальника органу (підрозділу) цивільного захисту. Облік закріплення техніки за підрозділами (відповідальними особами) ведеться за номерами, марками і типами в книзі обліку, форма 28 (додаток 21), в органі матеріального забезпечення органу (підрозділу) цивільного захисту. При обмеженій номенклатурі книга може замінюватися відомістю тієї ж форми. Книга поділяється на розділи за видами техніки, майна. У розділі відводиться одна або декілька сторінок для кожного зразка техніки, майна та його модифікацій.

В органі матеріально-технічного забезпечення органу (підрозділу) цивільного захисту облік технічного стану, комплектності та напрацювання кожної одиниці техніки, які обліковуються за номерами і технічним станом, ведеться в книзі обліку, форма 31. Переліки майна, що обліковуються в цих книгах, визначаються наказами ДСНС України.

У книзі, форма 31, ведеться облік техніки за номерами, технічним станом і ресурсом напрацювання (запасом ходу). При обмеженій номенклатурі книга може замінюватися відомістю за тією ж формою. Книга поділяється на розділи за видами техніки. У розділі відводиться одна або декілька сторінок для кожного зразка техніки та його модифікацій. По кожній одиниці техніки, що обліковується, першим рядком записуються облікові показники базового зразка техніки; наступними рядками – показники обліку приладів, що входять до його комплекту (комплексу) і обліковуються за номерами агрегатів.

У книзі обліку автомобільної техніки обліковується запас ходу машин на 1 січня кожного року.

У книзі, форма 32, ведеться облік виробів за номерами та технічним станом. У ній ведеться також облік режимів утримання виробів, умов їх зберігання, проведених доробок, регламентних робіт і заміни комплектуючих елементів (ЗІП) до них. По кожній одиниці виробів, що обліковується, першим рядком записуються облікові показники цього виробу, а наступними рядками – облікові показники його основних комплектуючих приладів (вузлів, ЗІП) та умови зберігання виробу (“Опалюване сховище”, “Неопалюване сховище” або “Відкритий майданчик”).

Картка обліку, форма 44, складається з аркуша 1 та аркуша 2. В органі матеріального забезпечення ведеться аркуш 2. Картку обліку призначено для ведення обліку некатегорійних матеріальних засобів, бланків облікових документів (крім бланків суворого обліку), службової літератури та іншої технічної документації в органі матеріального забезпечення органу (підрозділу) цивільного захисту. Кількість аркушів 2 у кожній картці залежить від кількості підзвітних підрозділів.

Комплектність індивідуальних ЗІП та їх поповнення в органі матеріального забезпечення обліковуються за картками некомплектності, форма 46, сумарно на всі комплекти, що знаходяться в експлуатації та на зберіганні в підрозділах і на складі органу (підрозділу) цивільного захисту. На підставі карток складаються заявки на предмети, яких не вистачає в комплектах.

Для скорочення кількості записів у книгах і картках обліку з приймання та видавання майна, а також із списання предметів речового майна, виданого в особисте користування службовцям, у яких закінчилися терміни носіння, в органі матеріального забезпечення органу (підрозділу) цивільного захисту може складатися зведена відомість, форма 7 (додаток 22). Відомість складається в одному примірнику на підставі прибуткових (видаткових) документів або карток обліку, форма 45, і підписується начальником органу матеріального забезпечення та особою, яка веде облік. Відомість зі всіма первинними обліковими документами, що додаються до неї, розглядається як єдиний документ.

Книгу реєстрації облікових документів, форма 25, призначено для обліку всіх нетаємних прибуткових та видаткових облікових документів (накладних, нарядів, рознарядок, актів, атестатів тощо), карток обліку, накопичувачів та носіїв облікової інформації в робочих станціях локальної обчислювальної мережі, що складаються або надходять, а також для контролю їх повернення після використання. Книга ведеться в органі (підрозділі) цивільного захисту та робочих станціях локальної обчислювальної мережі. У книзі відводяться окремі аркуші для обліку документів за видами майна або за видами облікових документів (прибутковими, видатковими, картками обліку тощо). При великому русі прибуткових та видаткових облікових документів, а також за необхідності ведення значної кількості карток дозволяється вести облік цих документів в окремих книгах.

Порядкові номери реєстрації оформлених облікових документів є їхніми номерами; у документів, що надійшли від органів управління, постачальників, порядкові номери реєстрації стають їх реєстраційними. Облікові документи реєструються після їх підписання посадовими особами у суворій послідовності їхнього надходження.

Картки обліку одного і того ж майна, що відкриваються для продовження записів, реєструються протягом операційного року за одним номером; при цьому їхні номери повинні складатися із чисельника (номер закінченої картки) і знаменника (порядковий номер реєстрації у книзі). Всі картки обліку групуються в порядку номенклатурних номерів, за якими обліковується майно.

У графі 11 книги робиться відмітка про відправлення облікового документа поштою із зазначенням вихідного номера та дати супровідного листа чи місцезнаходження відповідного облікового документа у справі. Графи 13 та 14 заповнюються після підшивки відповідного облікового документа до справи.

В органі (підрозділі) цивільного захисту, що не веде свого господарства, облік майна здійснюється в такому ж порядку як і в підрозділі, розташованому або діючому окремо від органу цивільного захисту