3.2. Облік в органах (підрозділах) цивільного захисту

Облік наявності, руху і якісного (технічного) стану майна в органах (підрозділах) цивільного захисту організовує начальник органу цивільного захисту.

Облік майна у підрозділі ведеться в одній книзі обліку, у якій на кожний вид майна (речове, продовольче, пально-мастильні матеріали) виділяється окремий розділ. Первинні записи робляться в книзі і завіряються підписом начальника органу матеріального забезпечення, а наступні – діловодом органу матеріального забезпечення. Майно, що надійшло чи відправлено (здано) з підрозділу, оприбутковується (списується) в книзі обліку в той же день.

Облік технічного стану, комплектності і напрацювання технічних засобів в органі (підрозділі) цивільного захисту ведеться тільки за зразками, для яких передбачено формуляри (паспорти). Цей облік ведеться особою відповідальною за ведення обліку за відповідним напрямком органу (підрозділу) цивільного захисту у формулярах (паспортах), у яких, крім того, відображаються дані щодо обслуговування і ремонту техніки. Всі розділи формулярів (паспортів) повинні заповнюватися своєчасно, точно і охайно, відповідно до встановлених правил їх ведення. Відповідальність за ведення формулярів (паспортів) несуть начальник органу матеріального забезпечення і особа відповідальна за ведення обліку за відповідним напрямком. Формуляри (паспорти) зберігаються в установленому порядку.

Стан комплектності індивідуального ЗІП обліковується старшим техніком (техніком) підрозділу в картках, форма 44, що зберігаються разом із формулярами (паспортами) відповідного зразка техніки. Облік приладів, вузлів, інструменту та інших комплектуючих предметів, яких не вистачає в матеріальних засобах, що обліковуються комплектами (відповідно до заводських описів або встановлених норм), комплектність індивідуальних ЗІП та їх поповнення обліковуються за картками некомплектності, форма 46, що ведуться на кожний комплект, що знаходиться в експлуатації (на зберіганні) в підрозділі.

Матеріальні цінності, які видаються особовому складу в тимчасове користування (на строк не більш одного місяця), обліковуються у книзі обліку, форма 37. У книзі відводяться окремі листи на кожне найменування майна, що видається, або на кожну особу рядового та начальницького складу служби цивільного захисту, яка його отримує. У ній ведеться облік зданої в ремонт техніки і майна. Матеріальні засоби, видані в тимчасове користування та здані в ремонт, з обліку підрозділу в книзі, форма 26, не списуються.

У кожному приміщенні (кімнаті) органу (підрозділу) цивільного захисту вивішується опис майна, що в ньому знаходиться, форма 65 (додаток 11).

В органах (підрозділах), що самостійно заправляють техніку пальним, його видача водіям здійснюється за відомістю, форма 8, під їх розпис. Крім того, кількість виданого пального записується заправником у шляховий лист кожної заправленої машини. Заправлення пальним стаціонарних і пересувних агрегатів (станцій) проводиться за робочими листами, форма 17, під розписку мотористів (начальників станцій) у відомості, форма 8. Пальне, отримане на складі (заправному пункті) органом (підрозділом), що самостійно заправляє техніку, обліковується в цьому органі (підрозділі) в книзі обліку, форма 26. Пальне, видане для заправлення техніки, списується із заправного пункту органу (підрозділу) на підставі відомостей, форма 8.

Робота техніки і витрати пального обліковуються у цьому органі (підрозділі) в книзі обліку роботи машин, витрати пального і мастил, форма 38 (додаток 12), на підставі даних оформлених шляхових листів і робочих листів агрегатів, форма 17 (додаток 13). У книзі для кожної машини (агрегату, станції), що експлуатується, відкривається особовий рахунок, в якому на підставі оформлених шляхових (робочих) листів робиться запис про виконану нею роботу і витрачене пальне.

Перевірку наявності пального на заправному пункті і в баках машин органу (підрозділу), що проводить самостійне заправлення техніки, здійснює начальник органу (підрозділу) чи його заступник із технічної частини (старший технік, технік). За результатами перевірки складається відомість заміру пального в баках машин, форма 61 (додаток 14), та акт, форма 11. Акт і відомість подаються начальнику органу матеріального забезпечення органу (підрозділу) цивільного захисту.

Облік роботи техніки і витрати пального в органі (підрозділі) цивільного захисту, що не здійснює самостійного заправлення техніки, ведеться в органі матеріального забезпечення.

У підрозділах, розміщених окремо від органу цивільного захисту, облік майна ведеться особами, призначеними наказом начальника органу цивільного захисту.

Продовольство, отримане підрозділом, розміщеним окремо від органу цивільного захисту, обліковується в картці-звіті, форма 48 (додаток 15). У картці ведеться щоденний облік продовольства та інших матеріальних засобів продовольчого забезпечення. Вона є також обліковим документом про рух цих матеріальних засобів за визначений період.

Майно, що надійшло, обліковується на підставі накладних, форма З-3.

Видача продовольства в їдальню (на кухню) здійснюється за накладними, що виписуються окремо на сніданок, обід та вечерю і на підставі яких витрати продовольства за день записуються в картку-звіт.

Після закінчення місяця в картці-звіті підбиваються підсумки з прибутку, видатку і виводяться залишки з кожного найменування майна. Водночас підбиваються підсумки і визначається кількість витрачених добових видач продовольства кожної норми.

Підписана начальником органу (підрозділу) цивільного захисту картка-звіт із доданими до неї прибутковими і видатковими обліковими документами подається в фінансово-економічний орган та орган матеріального забезпечення органу (підрозділу) цивільного захисту.

У разі вибуття осіб рядового та начальницького складу служби цивільного захисту з підрозділу на видане їм продовольство виписуються атестати, форма 21.