Ііі. Облік майна на об’єктах господарства та в органах матеріально-технічного забезпечення

3.1. Облік на складах

Начальники складів органів цивільного захисту відповідають за своєчасне та достовірне ведення обліку майна, що знаходиться (поступає) на склади.

На складах облік наявності, руху, кількісного і якісного (технічного) стану майна ведеться в картках обліку категорійного майна або книгах обліку.

Картка обліку категорійних матеріальних цінностей складається з аркуша 1 та аркуша 2. На складі ведеться лише аркуш 1 картки. Ці аркуші виготовляються з різними зворотними боками для обліку: техніки та майна; виробів. Зворотний бік аркуша призначено для обліку технічного стану виробів цієї партії, їх перевірок (фактичних і тих, що плануються), а також забракованих виробів та заміни комплектуючих елементів.

Книга обліку наявності та руху матеріальних цінностей у підрозділі (форма 27) призначена для обліку наявності та руху технічних засобів, пального, продовольства, речового майна, інструментів та інших матеріальних цінностей. Для ведення обліку отруйних і сильнодіючих речовин та інвентарного речового майна обов’язково заводиться окрема книга. На кожне найменування та категорію матеріальних засобів у книзі відводиться особовий рахунок. Групування особових рахунків на аркуші виконується з урахуванням руху окремих номенклатур матеріальних засобів та їх переліку згідно із класифікатором продукції.

Книга обліку наявності та руху матеріальних цінностей на складі (форма 26) застосовується для обліку наявності та руху матеріальних цінностей (техніки, пального, продовольства, інструментів та різного майна).

Книга ведеться у підрозділі, складі, майстерні та на інших об'єктах госпо­дарства матеріально відповідальною особою.

На кожне найменування та категорію матеріальних засобів у книзі заводиться особовий раху­нок. Групування особових рахунків на аркуші проводиться з урахуванням руху окремих номенк­латур матеріальних засобів та їх переліку за класифікатором продукції.

Операції, пов'язані з приходом та витратами матеріальних засобів, в книзі відображаються щоденно.

Облік обладнання та інструментів у ремонтному підрозділі (майстерні) ведеться у книзі за це­хами. При цьому для кожного цеху, у залежності від кількості найменувань облікових матеріаль­них засобів, відводиться необхідна кількість сторінок.

Записи даних у графах реквізиту "Перебуває" робляться тільки про ті матеріальні засоби, за якими відбувався рух.

Відмітки про звірку облікових даних записуються черговим рядком. При цьому записуються: в графі 1 - дата звірки, в графі 2 - "Звірено", в графах реквізиту "Перебуває" - залишки ма­теріальних засобів на день звірки. Особи, які проводять звірку, ставлять підписи у графі 4.

Картка обліку не категорійного майна призначена для обліку некатегорійних матеріальних цінностей, бланків облікових документів (крім бланків суворого обліку), службової літератури та іншої технічної документації. Картка також складається з аркуша 1 і аркуша 2. На складі органу (підрозділу) цивільного захисту ведеться тільки аркуш 1 картки. Інформацію про ознаки майна (рік виготовлення, рік видачі, зріст тощо) в картці зазначаються порядково після запису даних основної облікової операції.

Інформація про технічний стан, комплектність і напрацювання кожної одиниці техніки, для якої передбачено формуляри (паспорти), зазначається в цих формулярах (паспортах). Разом із ними також ведуться і зберігаються картки, форма 44, на індивідуальні ЗІП техніки.

Прилади, вузли, інструменти та інших комплектуючі предмети, яких не вистачає в матеріальних засобах, що обліковуються комплектами (відповідно до заводських описів або встановлених норм), комплектність індивідуальних ЗІП та їх поповнення обліковуються за картками некомплектності, які ведуться на кожний комплект, що знаходиться на складі органу (підрозділу) цивільного захисту. Початкові записи у картці робляться на підставі даних, взятих із попередньої картки; по комплектах, що надходять, або у разі виявлення некомплектності – на підставі актів приймання (технічного стану, зняття залишків) матеріальних засобів.

Доукомплектування індивідуальних ЗІП, що знаходяться в підрозділах та на складі, оформляється накладними, форма З-3, а виявлена некомплектність деталей, агрегатів, предметів ЗІП – актами списання (зняття залишків), форма 11.

Майно, здане в ремонт (на технічне обслуговування, регламентні роботи, обробку) до ремонтного підрозділу (ремонтної частини, майстерні), з обліку складу не знімається.

Майно, видане за розпорядженням начальника органу матеріального забезпечення в тимчасове користування строком до 1 місяця, записується на складі органу (підрозділу) цивільного захисту в книгу обліку матеріальних цінностей, виданих у тимчасове користування. У книзі відводяться окремі аркуші на кожне найменування матеріальних засобів, що видаються, або на кожний підрозділ (службовця), який отримує їх. У разі здавання на склад органу цивільного захисту пального, що залишилося в паливозаправнику (автоцистерні), крім кількості пального, записується номер роздавальної (здавальної) відомості, за якою водій паливозаправника (автоцистерни) видавав його під час заправлення технічних засобів.

На кожну партію матеріальних цінностей, що надійшла на склад, заводиться стелажний (штабельний) ярлик, в якому дається коротка його характеристика із зазначенням терміну наступного огляду (переконсервації, аналізу). Ярлик призначено для фіксування місць зберігання, стислої характеристики, часу надходження і термінів зберігання майна на складі та для контролю його поновлення. Ярлики вивішуються на стелажах, штабелях, шафах, майданчиках та інших місцях зберігання майна.

Для відправки матеріальних цінностей зі складу на кожний ящик (тюк, контейнер тощо) оформляється пакувальний лист (додаток 10). Він призначений для контролю повноти і цілості матеріальних засобів, упакованих у тару (ящик, тюк, контейнер тощо), та закріплення відповідальності за особами, які здійснювали упаковку. Ярлик складається вантажовідправником у двох примірниках: перший з яких укладається в тару разом із майном, а другий – залишається на складі.

У випадку виявлення розбіжності вмісту тари з даними пакувального листа вантажоодержувач складає акт приймання, форма 4, додає до нього пакувальний лист і направляє їх вантажовідправнику для встановлення причин розбіжності. Якщо під час приймання матеріальних засобів жодних розбіжностей не виявлено, то пакувальний лист знищується.

Начальник складу, як і всі інші матеріально відповідальні особи, в терміни, встановлені графіком документообігу, подає виконані прибуткові та видаткові документи до органу матеріального забезпечення та фінансово-економічного органу для взяття на облік здійснених господарських операцій, пов’язаних із рухом майна. Для оформлення передачі документів складається реєстр прибуткових (видаткових) документів - перелік первинних документів у хронологічному порядку окремо за операціями з надходження та вибуття майна. До реєстру додаються належним чином оформлені первинні документи з відмітками про відображення їх за обліковими регістрами складу. Реєстр складається у трьох примірниках: перший з первинними документами здається до фінансово-економічного органу, другий – до органу матеріального забезпечення, а третій – з відмітками про отримання документів залишається у матеріально – відповідальної особи.