Іі. Документація з обліку маТеРіальних цінностей

2.1. Документальне оформлення приймання і надходження матеріальних цінностей

Рух матеріальних цінностей – прийняття, видача, витрачання, передача (здавання) та списання матеріальних цінностей згідно з обліковими документами.

Приймання матеріальних цінностей органом (підрозділом) цивільного захисту може здійснюватися:

від органів залізничного (водного, повітряного, автомобільного) транспорту (далі – органи транспорту);

від складів (баз) органів (підрозділів) цивільного захисту, а також підприємств;

безпосередньо в органі (підрозділі) цивільного захисту (матеріальні цінності, що прибувають з представником вантажовідправника, із службовцями з інших органів (підрозділів) цивільного захисту, після ремонту, а також придбаного та виготовленого своїми силами).

Приймання матеріальних цінностей від органу транспорту здійснюється комісією в присутності представника органу транспорту. У склад комісії, що призначається наказом начальника органу цивільного захисту, обов’язково включаються начальник органу матеріального забезпечення та фінансово-економічного органу і приймальник (особа, яка відповідає за зберігання або експлуатацію). Приймальнику видається довіреність, типова форма № М-2 (додаток 2). Їх реєстрація здійснюється у пронумерованому та прошнурованому журналі обліку виданих довіреностей. Облік та видачу довіреностей здійснює фінансово-економічний орган.

Матеріальні цінності приймаються від органу транспорту на підставі супровідних документів (накладних, актів прийому, тощо).

У разі виявлення несправностей вагонів (контейнерів, люків, трюмів судна) і порушення пломб, а також за наявності дефектів в упаковці (тарі) і ознак втрат чи пошкодження (псування) вантажу комісією органу (підрозділу) цивільного захисту за участю представника органу транспорту складається акт приймання матеріалів. Його оформляють також у разі прибуття вантажу без документів або документів без вантажу; виявлення нестач майна, що перевищують норми природних втрат; невідповідності фактичної кількості та якості майна даним супровідних документів тощо.

Порядок складання актів і подання претензій органам транспорту визначається чинним законодавством, а також правилами перевезень вантажів, діючими на відповідних видах транспорту.

У випадках пошкодження (псування) вантажу та відмови представника вантажовідправника від участі в укладанні і підписанні акта в ньому робиться відповідний запис з вказівкою прізвища, імені та по батькові представника вантажовідправника та мотивів його відмови.

Порядок і терміни приймання матеріальних цінностей від органу транспорту визначаються договорами постачання продукції та іншими нормативно-правовими актами України.

Після закінчення приймання матеріальних цінностей комісією органу (підрозділу) цивільного захисту складається акт приймання (додаток 3). У разі надходження матеріальних цінностей із супровідними документами та відсутності розбіжностей у кількості та якості вантажу акт не складається.

Акт складається комісією органу (підрозділу) цивільного захисту і затверджується начальником органу (підрозділу) цивільного захисту. Забороняється складати один акт прийому на майно, що прибуло на підставі різних документів.

Акт приймання складається у трьох примірниках у присутності начальника складу та представника відправника (постачальника), а в разі неявки останнього, або якщо виклик відправника (постачальника) не є обов’язковим, – представника незаінтересованої організації.

При складанні акта заповнюються всі реквізити, крім коду функціональної класифікації видатків та балансового рахунку, що кредитується. Зазначені шифри проставляються фінансово-економічним органом.

В акті вказується фактична наявність прийнятого майна і його якісний (технічний) стан на підставі результатів огляду, перерахування (заміру, зважування), проведених досліджень, лабораторних аналізів та найменування, номер і дата документа, що засвідчує відповідність майна умовам договору.

Факт приймання та оприбуткування матеріальних цінностей підтверджується підписом матеріально відповідальної особи, яка прийняла їх на відповідальне зберігання.

Після приймання матеріальних цінностей акти, рахунки-фактури, накладні тощо передаються до фінансово-економічного органу, органу матеріально-технічного забезпечення. Перші два примірники акта використовуються для обліку прийнятого майна, а третій – для направлення претензії постачальнику.

При вибірковій перевірці матеріальних цінностей, крім того, вказуються її підстава (стандарт, технічні умови, договір тощо) та порядок відбору майна для перевірки.

У разі виявлення недостачі матеріальних цінностей (крім нестач у межах допустимих норм) акт прийому складається окремо на кожний вагон (цистерну, літак, контейнер), в якому виявлено цю нестачу.

У випадку недостачі (надлишків), неякісного (несвоєчасного) постачання матеріальних цінностей або простою транспорту в акті додатково вказуються:

час доставки матеріальних цінностей на склад вантажоодержувача (якщо акт складається на складі) та умови його зберігання до приймання:

за чиєю вагою (залізниці, пароплавства, вантажовідправника тощо) відправлений вантаж;

час видачі вантажу органам транспорту;

час розпечатування вагону (трюму судна, контейнера, тари або іншого транспортного засобу, який був опломбований).

Отримання матеріальних цінностей на складі або від органів постачання, а також від підприємств здійснюється особою, повноваження якої підтверджуються довіреністю.

Під час прийняття матеріальних цінностей приймальник органу (підрозділу) цивільного захисту одержує від постачальника другий примірник виконаного наряду чи накладної (вимоги), а на техніку, що обліковується за номерами та технічним станом, крім того, і технічну документацію.

При передачі (відвантаженні) матеріальних цінностей від інших органів (підрозділів) цивільного захисту на підставі наказів ДСНС України отримувачу видається наряд на отримання матеріальних цінностей (додаток 4).

Наряд виписується у п’яти екземплярах та підписується директором Департаменту ресурсного забезпечення та начальником відділу, відповідального за забезпечення, Департаменту ресурсного забезпечення.

При перевезенні матеріальних цінностей, які прийняті або відправлені за одним документом (нарядом, актом приймання) на декількох автомобілях (літаках, вертольотах, суднах, рейдових плавзасобах) приймальник (відправник) вантажу органу (підрозділу) цивільного захисту вручає кожному водію (командиру екіпажу, капітану судна, шкіперу) завірені копії накладних (вимог). Особи, які одержали майно для перевезення, несуть відповідальність за їх цілість і доставку за призначенням.

Приймання матеріальних цінностей, що надійшли до органу (підрозділу) цивільного захисту в супроводі представника вантажовідправника або вантажоодержувача, здійснюється матеріально - відповідальною особою на підставі первинних документів за фактичною кількістю та якістю вантажів.

Техніка та технічні засоби, що мають номер, приймаються тільки із заповненими та оформленими формулярами (паспортами) та актами технічного стану (додаток 5).

Закуплені органами (підрозділами) цивільного захисту матеріальні цінності та ті, що виготовлені в ремонтному підрозділі органу (підрозділу) цивільного захисту, приймаються і оприбутковуються за накладними форми З-3 не пізніше наступного дня.

Під час прийняття матеріальних цінностей заводяться стелажні (штабельні) ярлики (додаток 6) із зазначенням гарантійних строків зберігання і чергових оглядів (випробувань) майна.

Матеріальні цінності, що надійшли до органу цивільного захисту з особами рядового та начальницького складу служби цивільного захисту, які прибули з інших підрозділів, приймаються і оприбутковуються за речовими атестатами (додаток 7). Атестати перевіряються у відповідних органах матеріально-технічного забезпечення і приймаються для звірення їх даних з фактичною наявністю та якістю майна в прибулих осіб служби цивільного захисту. Атестати з відмітками начальника органу матеріально-технічного забезпечення про прийняття майна, закріпленного за особами рядового та начальницького складу цивільного захисту, зберігаються в органі матеріального забезпечення.

Матеріальні цінності, що надійшли до органу (підрозділу) цивільного захисту, після перевірки його фактичної наявності, якісного стану і відповідності даним атестатів, оприбутковуються у книгах обліку (додаток 8).

У випадку розбіжностей фактичної наявності майна з даними атестата призначається службове розслідування складається акт. Акт є підставою для оприбуткування майна за його фактичною наявністю та якістю.

В органі матеріального забезпечення органу (підрозділу) цивільного захисту на підставі атестата на кожну особу служби цивільного захисту відкривається картка обліку (додаток 9).

Виявлена нестача майна на підставі наказу начальника органу (підрозділу) цивільного захисту і затвердженого ним акта в фінансово-економічному органі записується у книгу обліку нестач.