V. Звітність про наявність і рух майна

Звітність – це метод узагальнення показників, що характеризують масштаби діяльності органу (підрозділу) цивільного захисту, умови і результати господарської і фінансової діяльності за відповідний період (місяць, квартал, рік) за даними бухгалтерського, статистичного й оперативного обліків.

Показники звітності (оперативної, статистичної, фінансової) характеризують результати різних сторін діяльності органу (підрозділу) цивільного захисту за звітний період.

Показники звітності служать для оперативного керівництва діяльністю органу (підрозділу) цивільного захисту, економічного аналізу її діяльності з метою виявлення і використання внутрішньогосподарських резервів. Вони використовуються під час здійснення планування і фінансування.

Звітність органу (підрозділу) цивільного захисту класифікується за:

видами;

періодичністю складання і подання;

ступенями узагальнення звітних даних.

За видами звітність є фінансова, статистична й оперативна. Ці види звітності взаємно доповнюють одна одну.

Фінансова звітність містить зведення про майно, зобов’язання і фінансові результати у вартісних показниках. Її складають за даними бухгалтерського обліку.

Статистична звітність – це офіційний документ, в якому містяться статистичні дані про роботу підзвітного підприємства чи установи, які занесені в суворо обумовлену форму і які повинні бути обов`язково подані вищій і контролюючій організації в затверджені строки.

Оперативна звітність складається на основі даних оперативного обліку і містить зведення за основними (установленими чи доведеними) показниками за короткі проміжки часу – добу, тиждень, декаду, половину місяця. Ці дані використовуються для оперативного контролю і керівництва діяльністю підрозділів.

За термінами складання і представлення звітність поділяється на річну і періодичну (місячну, квартальну). За окремими розпорядженнями вищестоящих органів управління звітність може надаватись й в інші терміни.

Органи (підрозділи) цивільного захисту складають індивідуальну звітність, на підставі якої вищестоящі установи складають зведену звітність.

Звітний період – це період, за який орган (підрозділ) цивільного захисту повинен скласти встановлену звітність.

Звітним періодом для складання річної звітності є період, що починається 1 січня і закінчується 31 грудня. Звітним періодом органу

(підрозділу) цивільного захисту, що ліквідується, є період з початку року (або з моменту створення у цьому бюджетному періоді) до моменту ліквідації. Звітний період новосформованого органу (підрозділу) цивільного захисту може бути меншим 12 місяців.

Вимоги до звітності:

об’єктивність і точність;

достовірність і повнота;

ясність, доступність і гласність;

економічність і раціональність;

обов’язковість;

однаковість форм звітності;

ідентичність даних звітності за часом;

своєчасність подання.

Виконання цих вимог у практичній роботі є прямим обов’язком начальника фінансово-економічного органу та начальника органу (підрозділу) матеріального забезпечення, які зобов’язані подавати керівництву необхідну своєчасну, достовірну і точну інформацію.

Якість поданої звітності перевіряється під час проведення ревізій і перевірок уповноваженими контрольно-ревізійними та іншими державними органами.

За порушення установлених форм і термінів подання звітності, за навмисне неповне зазначення показників, приписки та інші помилки у звітних даних згідно з чинним законодавством відповідальні особи несуть персональну відповідальність.

По кожному порушенню необхідно встановити осіб, винних у його здійсненні, або у приховуванні зловживань. Рівень відповідальності і заходи покарання залежать від характеру і мети допущеної розбіжності в звітності і порушень форм та термінів її подання.

Загальні правила складання звітів вимагають:

повноти відображення в обліку за звітний період усіх господарських операцій, результатів інвентаризації основних засобів та інших необоротних активів, матеріальних цінностей, коштів і розрахунків;

тотожності даних фінансового і статистичного обліку;

ідентичності показників обліку з даними звітів.

Недотримання цих умов розглядається як неправильне складання звітних документів. З метою забезпечення реальності і достовірності показників річної звітності в органах (підрозділах) цивільного захисту проводиться інвентаризація статей балансу.

Своєчасне складання і надання достовірної звітності у встановлені терміни – одна із основних вимог до посадових осіб, відповідальних за виконання цієї роботи у фінансово-економічному органі, органах матеріального забезпечення, інших об’єктах господарства.

Підготовка до складання звітності ведеться з початку року і включає певні етапи.

Першим є коригування порядку ведення обліку відповідно до змін та доповнень до раніше встановленого порядку подання звітності. Крім того, на цьому етапі начальник фінансово-економічного органу та начальники органів матеріального забезпечення складають табелі подання річної та періодичної звітностей, в яких вказуються:

склад звітності (назва, форми);

терміни подання;

отримувачі;

відповідальні виконавці.

Після затвердження табелів начальником органу (підрозділу) цивільного захисту вони набирають законної сили. Виписки з табелів направляються відповідальним виконавцям.

Другий етап передбачає заходи, пов’язані з підготовкою до складання періодичної і річної звітності. Так, наприклад, при складанні річної звітності розробляється план-графік робіт, який включає:

проведення інструктивних нарад (занять) з виконання доручених робіт;

терміни здійснення інвентаризації, включаючи роботу з врегулювання виявлених під час інвентаризації розбіжностей;

роботи зі скорочення часу на завершення облікових операцій за грудень;

терміни складання окремих звітів, роботи із взаємозв’язку показників у формах річного звіту;

розподіл завдань щодо написання окремих розділів пояснювальної записки до річного звіту;

термін проведення наради з обговорення підсумків діяльності органу (підрозділу) цивільного захисту за звітний період і дату здачі річного звіту вищестоящому керівництву.

За всіма заходами, перерахованими у плані-графіку, закріплюються відповідальні виконавці і вказується термін закінчення роботи, кому передаються напрацьовані матеріали, що зазначається в наказі начальника органу (підрозділу) цивільного захисту.

Найбільш трудомісткою і відповідальною роботою в цей період є проведення річної інвентаризації, тому що правильне і своєчасне врегулювання виявлених розбіжностей за її підсумками, включаючи записи на відповідних рахунках (субрахунках) бухгалтерського обліку, забезпечує значною мірою достовірність звітних даних у формах річного звіту.

На цьому етапі виконуються також роботи, пов’язані з:

перевіркою всіх прибутково-видаткових документів з відображенням їх в обліку за звітний період;

здійсненням додаткових записів в облікові регістри з регулювання інвентаризаційних різниць;

завершенням до кінця року розрахунків з підзвітними особами, дебіторами і кредиторами;

звіркою залишків майна за даними обліку органу матеріального забезпечення, фінансово-економічного органу, складів, інших об’єктів господарства тощо.

Третій етап містить дії з безпосереднього складання встановленої звітності органами (підрозділами) цивільного захисту, що отримують кошти державного та місцевих бюджетів.

У звітах не повинно бути підчищень і помарок. У випадку виправлення помилок робляться відповідні пояснення, які своїми підписами завіряють особи, які підписали баланс та інші звітні документи, із вказівкою дати виправлення.

Начальники органів матеріального забезпечення оформляють і подають вищестоящим органам управління за підпорядкованістю звіти щодо наявності та руху майна за закріпленою номенклатурою у кількісному та якісному вираженнях за порядком і в терміни, що встановлені табелями термінових донесень та окремими вказівками.

Звітність про наявність та рух майна, що подається до органів матеріально-технічного забезпечення, підписується (затверджується) начальником органу (підрозділу) цивільного захисту (заступником начальника) та відповідними начальниками органів (підрозділів) матеріально-технічного забезпечення.

Звіти і донесення складаються у двох примірниках особами, які ведуть облік, під безпосереднім керівництвом начальника органу матеріально-технічного забезпечення органу (підрозділу) цивільного захисту, підписуються заступником начальника з матеріально-технічного забезпечення органу (підрозділу) цивільного захисту (донесення про виявлені втрати і нестачі матеріальних засобів, форма 12/Т, підписується також і начальником фінансово-економічного органу та затверджується начальником органу (підрозділу) цивільного захисту.

Перший примірник звіту (донесення) подається до Департаменту ресурсного забезпечення Державної служби України з надзвичайних ситуацій, другий залишається у справах органу цивільного захисту.

Гриф таємності звітних документів визначається по грифу таємності штату органу (підрозділу) цивільного захисту. Основою для їх складання є книги обліку наявності і руху матеріальних засобів, книга обліку руху осіб, які харчуються у їдальні органу (підрозділу) цивільного захисту (форма 42), норми продовольчих пайків, норми забезпечення (витрат), табелі до штатів органу (підрозділу) цивільного захисту, норми забезпечення технікою і майном служб, книга обліку нестач тощо.

Щодо забезпечення пально–мастильними матеріалами в органі цивільного захисту складаються та подаються такі звітні документи:

донесення про наявність та рух пального поточного постачання за місяць (форма 1/НП) – щомісяця до 5 числа за минулий місяць разом з додатком, що містить наступну інформацію :

- щодо кількості пально-мастильних матеріалів, які надійшли за рахунок залучення коштів спеціального фонду органу (підрозділу) цивільного захисту ;

- щодо пально-мастильних матеріалів, які придбані за рахунок коштів резервного фонду Державного бюджету;

- щодо наявності та руху відпрацьованих нафтопродуктів.

У донесенні зазначається загальна витрата пального за місяць, включаючи всі витрати та передачі, в тому числі пальне, фактично витрачене органами (підрозділами) цивільного захисту на експлуатацію матеріальної частини, а також на виробничо-технічні та інші потреби в межах установлених лімітів, рух відпрацьованих нафтопродуктів по групах;

заявка на пальне, оливи, мастила та спеціальні рідини (форма 2/НП)- щороку станом на 01.01. до 10 січня наступного року. У звіті вказується потреба в пально – мастильних матеріалах на штатну чисельність техніки та технічних засобів відповідно до встановлених річних норм витрат моторесурсів транспортних засобів, силових агрегатів у системі ДСНС України. При розрахунках потреби забороняється застосовувати додаткові надбавки до основних норм розходу пального;

звіт про наявність та рух пального, олив, мастил та спеціальних рідин поточного забезпечення за рік (форма 3/НП) – щороку станом на 01.01. до 10 січня наступного року. У звіті зазначаються дані про надходження всіх сортів і марок пального та мастил усіма видами транспорту, отримання пально-мастильних матеріалів за нарядами від інших постачальників, фактичні їх витрати на потреби органу (підрозділу) цивільного захисту та видачу іншим підрозділам, рух відпрацьованих нафтопродуктів по групах;

звіт про наявність та рух пально-мастильних матеріалів тривалого зберігання (форма 4/НП) – щороку станом на 01.01. до 10 січня наступного року. У ньому подаються відомості щодо наявності та руху пального, масел, мастил і рідин за всією номенклатурою із зазначенням, на підставі яких розпоряджень і в якій кількості закладено чи вилучено пальне, та визначається на період, що планується, кількість пального для закладки чи вилучення;

звіт про рух технічних та транспортних засобів поточного забезпечення за напрямком пально-мастильних матеріалів (форма 5/НП) - щороку станом на 01.01. до 10 січня наступного року. У звіті зазначаються дані щодо наявності та руху технічних та транспортних засобів із зазначенням їхньої категорії;

звіт про рух технічних та транспортних засобів тривалого зберігання за напрямком пально-мастильних матеріалів (форма 6/НП) - щороку станом на 01.01. до 10 січня наступного року;

донесення про отримання пально-мастильних матеріалів за рахунок договірної роботи та спонсорської допомоги (форма 7/НП) щомісяця до 5 числа за минулий місяць. У донесенні вказується загальний прихід пального за місяць за рахунок договірної роботи та спонсорської допомоги;

донесення про обіг товарно-матеріальних розрахунків за напрямком пально-мастильних матеріалів (форма 8/НП) – донесення про обіг товарно – матеріальних розрахунків за КЕКВ 2210 (закупівля пально-мастильних матеріалів та спеціальних рідин) - щокварталу – на 5 число наступного місяця.

Щодо продовольчого забезпечення органів (підрозділів) цивільного захисту подається:

звіт щодо продовольства поточного забезпечення (форма 1/прод.) – щокварталу, до 5 числа місяця, наступного за звітним кварталом. У ньому містяться відомості про кількість дободач за квартал, нарахування потреби, рух і наявність продовольства, розшифровку іншого приходу й інших витрат продовольства, а також передбачено довідку про заміну продуктів, здійснену за звітний період;

звіти-заявки про наявність і потребу посудо - господарського майна та обладнання (форма 2/прод.), техніки та продовольчого майна поточного забезпечення (форма 3/прод.) – щороку, до 10 січня наступного року. Вони є основними документами на витребування посудо-господарського майна та технічних засобів для забезпечення органу цивільного захисту на наступний рік, відображають його наявність, надходження, в тому числі із тривалого зберігання на поточне забезпечення, та витрати – списання, передачу іншим органам (підрозділам) цивільного захисту, видачу за плату, зарахування на облік тривалого зберігання, передчасний знос, нестачі тощо;

звіт про роботу підсобного господарства (форма 4/сільгосп.) складається в органі (підрозділі) цивільного захисту, де є підсобні господарства, молочні ферми, що утримуються на самостійному балансі. У звіті зазначається про наявність і рух тварин у господарстві за звітний період, а також використання м’яса, молочних продуктів і яєць, отриманих від підсобного господарства у звітному періоді; раз у квартал на 5 число.

Крім того, у звітності із продовольчої служби зазначається:

потреба, рух та наявність майна недоторканого запасу – продовольства (форма 12/прод.), щокварталу на 5 число, посудо-господарського майна та обладнання (форма 13/прод./НЗ), техніки та майна (форма 14/прод./НЗ), один раз на рік на 10 січня;

форма 12/т – звіт про виявлені втрати та нестачі матеріальних засобів продовольчого забезпечення - два рази на рік на 1 липня та 1 січня.

Щодо речового забезпечення органу (підрозділу) цивільного захисту складається та подається:

звіт-заявка на речове майно поточного забезпечення (форма 1/реч.) один раз на рік (до 30 грудня звітного року). У звіті-заявці зазначається про наявність та рух речового майна особистого користування та інвентарних речей, спортивного, обозного і господарського майна та іншого речового майна, а також термін його використання за роками експлуатації.

Крім того, в ньому визначається потреба в предметах речового майна на облікову чисельність особового складу і штатну кількість ліжок лікувальних установ на підставі діючих норм постачання, визначених постановою Кабінету Міністрів України від 23 серпня 2005 р. № 795;

донесення про виконання плану ремонту, хімічного чищення речового майна і потребу в ремонтних матеріалах, обладнанні та інструменті (форма 2/реч.) і про лазнево-пральне обслуговування (форма 3/реч.), один раз на рік (до 30 грудня). У донесеннях зазначається надходження, наявність та витрати ремонтних, миючих матеріалів і розчинників, стан технічних засобів ремонту та хімічного чищення речового майна, миття особового складу і прання білизни.

Орган (підрозділ) цивільного захисту звітується також про наявність, рух і поновлення матеріальних засобів непорушного запасу (форма 4/реч.) станом на 1 січня наступного року – один раз на рік на 20 січня.

Донесення про виявлені втрати і нестачі матеріальних засобів (форма 12/Т) складається за півріччя і подається до 1 липня поточного року та 30 грудня. Дані для його складання беруться із книги обліку нестач, що ведеться у фінансово-економічному органі.

У донесенні зазначається про:

недостачі майна понад норм природних втрат;

втрати та крадіжки майна;

передчасний знос технічних засобів, кухонного посуду в їдальнях, інвентаря та іншого майна.

До донесення додаються розшифровка втрат і нестач, а також пояснювальна записка. Розшифровка втрат і нестач складається на підставі даних обліку.

У пояснювальній записці зазначається:

аналіз причин виникнення нестач, крадіжок, незаконних витрат, пошкодження і стихійного лиха;

причини неприйняття рішень щодо відшкодування збитків;

винні особи і заходи покарання за допущені порушення;

здійснені заходи щодо попередження і недопущення порушень у збереженні і використанні майна.

Директор Департаменту

ресурсного забезпечення Р. Білошицький

Додаток 1

до посібника з обліку речового, продовольчого та майна пально-мастильних матеріалів в органах і підрозділах цивільного захисту ДСНС України