Тема 2. Економічна інформація на підприємстві і засоби її формалізованого опису

План

2.1 Економічна інформація, її види та властивості

2.2 Структура, форми подання та відображення економічної інформації

2.3 Система класифікації та кодування економічної інформації

2.4 Єдина система класифікації та кодування

2.5 Види класифікаторів

2.1 Економічна інформація, її види та властивості

Термін "інформація" означає повідомлення, пояснення. З позицій теорії інформації під інформацією розуміють ті відомості, які зменшують ступінь невизначеності нашого знання про конкретний об'єкт.З позицій кібернетики інформацією є лише нові, корисні, вагомі для користувача відомості.

Інформація має предметний зміст. Економічна інформація - складова частина управлінської інформації. Вона являє собою сукупність різних відомостей, показників, які можна зафіксувати, передавати, обробляти, зберігати і викорстовувати в процесі планування, обліку, аналізу на вісіх рівнях управління. Одним із різновидів ЕІ є облікова інформація. Їй притаманні такі особливості: великі єб'єми; подання у дискретній формі - у вигляді цифр, букв; необхідність зберігати деякі дані протягом значного періоду часу та ін. Тому для обробки ЕІ слід використовувати цифрові електронні машини та інші пристрої дискретного типу.

З точки зору задач управління економічну інформацію класифікують за такими ознаками:

за функціями управління ЕІ поділяють на директивну, нормативну, планову, облікову, статистичну, аналітичну, звітову, довідкову, спеціальну;

за місцем виникнення - внутрішню і зовнішню;

за стадіями виникнення - первинну та повторну;

за стадіями формування - вхідну, вихідну, проміжну;

за часовим періодом формування ЕІ поділяють на оперативну і поточну;

за повнотою поділяють на достаню, надмірну і недостатню.

Важливою ознакою класифікації ЕІ є періодичність її оновлення. За цією ознакою ЕІ поділяють на постійну і змінну інформацію. Постійна інформація залишається незмінною протягом тривалого часу, наприклад року. Незмінність інформації характеризують коеціцієнтом стабільності

Кст = П1/П2

де П1 - кількість позицій номенклатури, яка залишається незмінною протягом заданого періоду;

П2 - загальна кількість позицій номенклатури постійної інформації.

Якщо Кст > 0,85, то інформацію відносять до постійної (умовно-постійної).

Властивості ЕІ призначають необхідність визначити її структури і об'єми інформації.

Структура - це конкретні інформаційні утворення, які мають певний зміст. Слід розглядати структуру на логічному і на фізичному рівні. На логічному рівні віділяють такі структурні одиниці: символ, реквізит, показник, документ, масив, інформаційна підсистема, інформаційна система.

Символ - це елемент даних, який не має змісту. Це елементпрний сигнал інформації (літера, цифра, знак).

Реквізит (атрибут) - це інформаційна сукупність, яка не пдлягає поділу. Реквізити бувають двох видів: реквізити-ознаки і реквізити-основи. Реквізит-ознака характеризує якісні властивості інформаційної сукупності, ревізит- основа - кількісні . Над реквізитами-ознаками виконують логічні операції, а над рекізитами-основами - арифметичні. Наприклад реквізит прізвище працівника є реквізитом-ознакою, оклад - реквізит- основа.

Сукупність реквізита-основи і реквізитів-ознак визначає структурну одиницю - показник. Наприклад, випуск продукції за грудень 2008р становив 500 т. Це показник, який якісно характеризує місце, час формування показника, а число, тобто випуск - визначає кількість, тобто це реквізит-основа.

Сукупність однорідних показників - це документ, сукупність однорідних документів - масив, сукупність масивів - нформаційну підсистему, їх сукупнсть дає інформаційну систему.

При створенні комп'ютерних інфомаційних систем на фізичному рівні виокремлюють такі структурні одиниці: символ, поле, агрегат даних, запис, файл, база даних.

Поле - це послідовність символів, яка приводить до створення мінімального семантичного елементу масиву (наприклад, поле "Ціна").

Агрегат даних - це поіменова сукупність елементів нижчого рівня. Наприклад, дата народження.

Запис - це пойменована сукупність полів, об'єднананих за змістом.

Файл - це пойменована сукупність записів для об'єктів одногой того же типу даних.

База даних - це пойменована сукупність взаємопов'язаних файлів, яка призначена для користування багатьма користувачами.

ЕІ подають у різних формах. Її можна зафіксувати на паперовому бланку - у документі або на машинному носії інформації. Машинні документи - це магнитні носії - магнитні стрічки, магнитні диски. Магнітні носії характеризуються великими об'ємами інформації, високою швидкістю, можливістю використовувати носій багато разів. і т. і.

З метою компактного представлення ЕІ в комп'ютері ЕІ класифікують і кодують. Класифікація - це поділ множини об'єктів на окремі групи. Класифікація передбачає виділення класів, підкласів, груп, підгруп тощо.

Кодування - це процес присвоєння умовних позначень - кодів об'єктам, процесам, явищам. Кодування необхідне для однозначного описання даних, для організації пошуку інформації.

Код - це знак або сукупнсть знаків, застосовуваних для позначення об'єктів класифікації. Кожний код характеризується алфавітом, основою і структурою.

Алфавіт коду - це сукупність знаків, використовуваних для його створення. Основа коду - це число знаків у цьому алфавіті. Структура коду визначає його склад і послідовність розміщення знаків у ньому.

Алфавіт і основа коду, якщо задано структуру, визначають місткість коду, тобто кількість об'єктів, які можуть бути закодовані цим кодом без порушення його структури.

Використовують такі методи кодування: порядковий, серійний метод, позиційний метод.

Порядковий метод кодування є найпростішим і найпоширенішим. У разі його застосування присвоєння кодів виконується в міру зростання або спадання ознак без пропуску номерів.

У разі серійно-порядкового методу кодування на кожну групу ознак відводиться серія порядкових номерів із резервом на випадок появи нових ознак.

Позиційний (паралельний) метод кодування передбачає виділення певних десяткових розрядів коду під певні ознаки.

При фасетному методі класифікації передбачається розподіл початкової множини на підмножини за різними ознаками не послідовно, а незалежно. Число фасетів, що додаються, може бути необмеженим. При цьому вже створені класифікатори можуть виступати як фасети.

Класифікатор - це систематизований перелік найменувань однорідних об'єктів за окремими видами економічної інформації з присвоєними їм кодами.

Класифікатори застосовують для формування словників-довідників, використовуваних для друкування у вихідних документах назв об'єктів.

Розробка класифікаторів складається з 4-х етапів:

1. Формулуювання переліку і кількості об’єктів, які необхідно закодувати.

2.Систематизація об'єктів за певними класифікаційними ознаками (вибір системи класифікації).

3. Вибір системи кодування.

4. Розробка кодових позначень і правил по веденню і внесенню змін до класифікатора.

При розробці класифікаторів повинні виконуватися такі вимоги: класифікатор повинен включати всі об'єкти кодування; код для певного об'єкту повинен бути унікальним; повинна бути можливість розширення об'єктів кодування; класифікатор повинен бути єдиним для всіх задач; тощо

Класифікатори загальнодержавного значення складають Єдину систе-му класифікації і кодування. Як правило, вони мають блочну структуру.

В Україні на основі розглянутих методів кодування розроблені класи-фікатори: загальнодержавні, галузеві, локальні. Перелік загальнодержавних класифікаторів наведено у табл. 2.

Табл. 2 Характеристика загальнодержавних класифікаторів України

Найменування класифікаторів	Скорочене позначення	Об'єкти класифікації	Розрядність
Класифікатор видів еконо-мічної діяльності	КВЕД	Види економічної діяльності	5
Класифікатор професій	КП	Професії працівників	5
Класифікатор об'єктів ад-міністративно-територі-ального устрою України	КОАТТУУ	Об'єкти територіального устрою	10
Класифікатор продукції	КПр	Продукція	6
Класифікатор основних фондів	КОФ	ОФ	6
Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України	ЄДРПОУ	Підприємства, організації	8
Класифікатор форм власності	КФВ	Форми власності	2
Реєстр індивідуальних номерів (код)	ІНН	Фізичні особи	10
Система позначень авто-номії, територій, областей	СПАТО	Території	8

Пояснимо структуру коду ІНН. Він включає: 1і 2 знаки - ознака території, 3 і 4 - номер державної податкової інспекції, останні розряди - це номер платника податку і контрольний розряд.

Класифікатори застосовують: по-перше, - для ручного запису кода у документі і по-друге, - для зберігання в пам'яті ПЕОМ як умовно-незмінна інформація у довідниках інформації.

При розробці класифікаторів облікової інформації використовуються здебільшого два методи класифікації: ієрархічний і фасетний.

За ієрархічним методом класифікації між класифікаційними угрупо-

ваннями встановлюються відношення підпорякування - ієрархія. Початкова множина об'єктів групується за обраною ознакою. Далі кожне угруповання згідно із заново обраною основою поділяється на низку дрібніших, які, у свою чергу, також поділяються, конкретизуючи об'єкт або його властивості.

Фасетна класифікація не має жорсткої структури і заздалегідь побудованих кінцевих угруповань. В її основу покладено аналіз, якому підлягають характерні ознаки об'єктів класифікації і в процесі якого виявляються основні категорії властивостей предмета. Наприклад, державний класифікатор підприємств і організацій (ЄДРПОУ), побудований за фасетною системою класифікації і паралельним методом кодування, складається з трьох блоків: ідентифікації, назв і фасетів класифікаційних ознак.

Блок ідентифікації - це перелік реєстраційних номерів підприємств і організацій, побудований за двоступеневим ієрархічним методом класифі-кації з використанням паралельного методу кодування. Так, умовний код підприємства 01703258 означає: 01 - промисловість, 70325 - порядковий номер підприємства, 8 - контрольне число.

Блок назв складається з повної офіційної назви підприємства та

зазначення його розміщення, які описані природною мовою і мають неви-значену довжину. Блок фасетів класифікаційних ознак відбиває багатосту-пеневу класифікацію підприємств і організацій, побудовану із застосуван-ням фасетного методу класифікації і паралельного методу кодування циф-ровими десятковими знаками. Він містить три постійних фасети:

Ф1 - підпорядкованість, довжиною 8 розрядів, побудований за чоти-риступеневим ієрархічним методом класифікації та послідовним і серійно-порядковим методом кодування;

Ф2 - адміністративно-територіальна підпорядкованість, має довжну 4 розряди, побудований за двоступененевим ієрархічним методом класифікації і порядковим методом кодування;

Ф3 - галузевої підпорядкованості, побудований з використанням ко-дів державного класифікатора галузей народного господарства, довжиною 5 розрядів.]

Питання для самоперевірки

1. Що таке економічна інформація, її особливості?

2. Яку структуру має економічна інформація?

3. Які особливочті мають машинні носії інформації?

4. Що таке кодування економічної інформації?

5. Які існують системи кодування економічної інформації, їх особливості?

6. Що таке єдина система класифікації та кодування техніко-економічної інформації?

7. Що таке класифікатор економічної інформації, види класифікаторів?

8. Які приклади класифікаторів можна навести?

Література

[1, с.13-21, 98-110; 2, с. 87-95; 3, с. 11-15]