5. Заполните анкету самостоятельно:

Languages

Rate your proficiency: Fluent, Good, Fair, Poor

Language	Speaking	Reading	Writing

Writing • PART 2

Professional information

Managerial experience: ______ (years)

Current job title: __________________Company name: ________________________________

Company address:

Postal code:

City:

Country:

Direct telephone:

(Please indicate area code in brackets)

Mobile:

(Please indicate area code in brackets)

E-mail:

Web-address:

Name of parent company:

(If any)

Address of parent company:

Postal code:

City:

Country:

Are you a business owner? [ ] Yes [ ] No

Employment history

Line of business (choose from the list below):

Accounting / Advertising / Marketing / Commercial Banking / Management / Financial Management / Investment Banking

Number of employees reporting to you: Have been in position since (month / year): Annual salary (euro): _______

Answer in writing the following questions:

1. Describe a business idea that you have that you particularly like. How did you come to this idea? What do you really like about it? How do you see this idea / this business grow and develop?

2. Describe yourself as a leader. Provide examples from your experience. What would you like to develop as a leader? Why?

UNIT II

РЕЗЮМЕ

Резюме представляет собой сочетание автобиографической справки и деловой анкеты, в которой автор должен охарактеризовать себя таким образом, чтобы потенциальный работодатель увидел в нем самого перспективного работника из всех претендующих на данное место. Успех поиска работы во многом зависит от того, как составлено резюме. Резюме является кратким изложением данных о вашем образовании и профессиональном опыте. Многие компании пользуются специально разработанными бланками анкет (application forms, data sheets / record sheets, curriculum vitae), но каждый, кто занят поис ками работы, может составить резюме и самостоятельно. Как правило, в резюме содержится следующая информация:

1. Личные данные: имя, отчество, фамилия, дата рождения, возраст, семейное положение, домашний адрес с указанием почтового индекса, домашний телефон с указанием кода города,

• т.д.

2. Образование: начиная с последнего, укажите все названия и адреса учебных заведений, которые вы закончили, период обучения (даты), документы об образовании (дипломы, свидетельства, сертификаты и, по возможности, их английские соответствия), а также вашу специальность. Если вы еще не закончили обучение, то укажите предполагаемую дату окончания учебного заведения.

2. Трудовая деятельность и профессиональные навыки: начиная с последнего места работы, укажите наименования и адреса организаций, в которых вы работали, должности, которые вы занимали, и обязанности, которые вам приходилось выполнять.

2. Дополнительные навыки, которые могут пригодиться на выбранной должности: знание иностранных языков, навыки работы на компьютере, машинопись, стенография, вождение автомобиля.

2. Информация о личных интересах: игра на музыкальных инструментах, чтение определенного жанра книг, увлечение искусством, увлечение конкретным видом спорта и т.п.

2. Дополнительная информация: членство в профессиональных клубах, публикации, изобретения, награды, знаки отличия.

2. Наличие рекомендательных писем: имена в полной форме и адреса людей, которые согласились дать вам рекомендации. Если по требованию потенциального работодателя могут быть представлены рекомендательные письма, на это следует указать отдельно, сделав следующую пометку: References are available on request.

При составлении резюме полезно придерживаться определенного плана. Подумайте, какие из ваших знаний и умений соответствуют выбранной вами должности. Даже если у вас большой опыт работы в разных областях трудовой деятельности, включайте в резюме только то, что имеет непосредственное отношение к работе, на которую вы претендуете. То же относится и к об разованию — для работодателя имеет значение только та квалификация, которая может быть реализована на данной должности. Хорошее резюме должно сочетать подробную информацию о кандидате на должность, чтобы работодатель мог сделать выводы о его профессиональных данных, и компактность, то есть в резюме не должно быть лишней, не относящейся к делу информации.

Writing • PART 2

Информацию о себе в резюме можно расположить по-разному. Если вы хотите обратить внимание на свои навыки и профессиональные качества, то вы составляете профессиональное резюме (functional resume). В хронологическом резюме (chronological resume) ваша трудовая деятельность и профессиональная карьера излагаются в хронологическом порядке. Наиболее распространенной формой является хронологическое резюме.

	RESUME
	Olga Nikolaevna Aleksandrovа
Address:	Flat 132, 9 Prospect Mira
	Moscow 129347
	Russian Federation
Tel.:	+7 499 260 35 67
E-mail:	olchik99@yandex.ru
Place of birth:	Moscow
Date of birth:	23 July 1990
Marital Status:	Single
Education:
1997—2007	Lyceum № 1235
2007 — present	All-Russian Distance Learning Institute of Finance and
	Economics
	Department of Management and Marketing
	Bachelor's degree
July 2008	Mostranstrade Company — a month summer internship
	Assistant in the Finance Department:
	responsible for the workflow involving accounting software 1C;
	interaction with company departments.
Computer	• Microsoft Office, Excel, Access, PowerPoint, MS Project;
skills:	• Law and accounting software Consultant+, Garant, 1С;
	• Basic, Visual Basic, programming algorithms, HTML code;
	• MathCAD, AutoCAD, Photoshop CS, etc.
Language	• Russian — native;
Proficiency:	• English — intermediate level;
Awards:	Silver medal for excellent grades at Lyceum № 1235.

UNIT II • Резюме

Personal Details

Name: Ivan Sosnovtsev

Date of Birth: 2 May, 1980

Nationality: Russian

Address: 15 Komarova St., Smolensk, Russia,

Telephone: +7 915 223 44 67

Work experience

2006–present Global Traveling Co,

Moscow, Russia

Position: Office Manager

Responsibilities include: coordinating the office

staff work, drawing up instructions for office

personnel, communicating with the staff and

clients, operating office equipment, keeping

inventory, preparing office reports.

2003–2006 Clever Investments Co.

Smolensk, Russia

Position: assistant to HR Manager

Responsibilities: word processing, data processing,

negotiating contacts with clients, arranging interviews with

applicants, preparing monthly reports and payroll, performing

office duties.

2001–2002 Import—Export Trading House

Smolensk, Russia

Position: CEO personal assistant.

Responsibilities: translating and interpreting for foreign

customers, negotiating contracts with foreign and local

customers, maintaining correspondence, operating offi ce

equipment (word processor, fax machine, copy machine).

Communication Experience

The positions of CEO personal assistant, assistant to HR manager, office manager have provided me with experience of communicating and solving problems in person, in writing, and on the phone.

Special Skills

Certificate of IBM PC User (Windows XP, Windows Vista, Windows 7)

Fluent English

Driver's License (C-degree)

Writing • PART 2

James Brown

173 Queen Rd

NY 15350

Home (865) 348-1301

Cell (840) 1384-9261

OBJECTIVE

Accounting position

SUMMARY OF QUALIFICATIONS

Strong accounting knowledge and background Detail oriented and efficient

Strong analytical ability

Profi cient in MS Offi ce 2000 or later, particularly Excel and Word, and ideally Access or similar database to basic level, Internet and email

EXPERIENCE

Accountant, 2005 to present

Brown & Associates, Florida

Assisted the Director of Accounting with accounts receivable. Prepared bi-weekly payroll journal entries, reconciled general ledger of accounts with Director of Accounts on a monthly basis and annually assisted with year-end budget preparation.

Accounting Intern, 2001-2005

John Smith & Associates, Florida

Dealt with accounts payable procedures, direct billing, control accounting, etc. Analyzed employee sales.

EDUCATION

B.S., Accounting, 2001

Indiana University, Bloomington, IA

Undergraduate Involvements

Vice-President, IU Economics Society

1. Проанализируйте приведенные ниже рекламные объявления, обращая внимание на требования к претенденту на должность, обязанности, которые ему придется выполнять, а также информацию о компании. Используя информацию каждого из объявлений, подготовьте резюме (придумайте как можно больше данных, подтверждающих образование, профессиональные навыки, опыт работы, дополнительные полезные умения, соответствующие требованиям к должности).

UNIT II • Резюме

Рекламное объявление №1

International Media is looking for a professional

and dynamic

SECRETARY

If your qualifications include:

• Fluent English

• University degree

• Excellent computer skills, professional typing skills

• Some working experience in sales or marketing

• Outgoing personality and capability for teamwork in a constantly changing and challenging environment

Please fax resume to 323-1928, attn. Nancy Smith

Рекламное объявление №2

Business Press

is looking for a

PERSONAL ASSISTANT to the Commercial Director

Requirements:

• Higher Education

• Fluent written and spoken English , Knowledge of German is a plus,

• Computer literate

• Excellent communication and organizational skills

• Able to work under pressure

Please send your resume by fax to 252-7732

Рекламное объявление №3

Multinational trading company is looking for a Chief accountant

Responsibilities

Maintain accounting and reporting in accordance with statutory and corporate requirements. Supervise month end close process focusing on quality and deadlines, ensure all accounts are reconciled. Ensure adherence to company policies and procedures, maintain internal control environment that adequately protects company assets. Supervise staff of 2-3.

Requirements

Managerial position in accounting department for 3+ years. Expert knowledge of Russian taxation (VAT, Income, Property Taxes). Experience in a Foreign Trading Company is a plus. Working level of English.

A generous salary package is offered to the right candidate, along with access to a bonus scheme and social benefits.

To apply please email to Natalia Ivanova: ivanovantalrussia@yandex.ru

To see more vacancies, please visit www.antalrussia.com

Tel.: +7 495 935 86 06

Writing • PART 2

Рекламное объявление №4

Financial Reporting Manager

Well-known company

Responsibilities:

• Financial Reporting Manager is responsible for preparing full set of consolidated financial statements (IFRS), Management reporting package, stand alone statements of subsidiaries and affiliated companies.

• Responsible for maintaining financial and management reporting policy and procedures.

• Be fully recognized by the team and as a true business partner, consulting and assisting in the following key areas:

• Financial (IFRS) and Management reporting,

• Comparative data analysis,

• Management reporting policy and procedures,

• Information support of decision making,

• Budgetary control.

• Responsible for independent audit planning and execution.

Requirements:

3-5 years experience in financial positions preferably with the following focus:

• Accounting (including IFRS)

• Internal / external audit

• Audit experience with one of the Big 4 is a big plus

• Experience in project management or coordination of people activities

• Excellent skills in MS Excel

• Self motivated, ability to work independently

E-mail your CV to business@rusnet.ru

UNIT III

ЛИЧНОЕ ПИСЬМО

При написании личного письма необходимо придерживаться определённых правил. Английское письмо, будь то деловое или неформальное, имеет соответствующую структуру,

включающую определеßнные элементы. К структуре официального письма предъявляется больше требований, к структуре неофициального — меньше.

В наиболее полном виде структура письма на английском языке может быть представлена следующим образом:

1. адрес отправителя (the sender’s address);

2. дата (the date);

3. адрес получателя (the inside address);

4. обращение (the salutation);

5. зачин, или первая фраза (the opening sentence);

6. текст письма (the body of the letter);

7. заключительная фраза (the closing sentence / closing salutation);

8. заключительная формула вежливости (the complimentary close);

9. подпись отправителя (the signature);

10. постскриптум, т.е. приписка к оконченному письму (P.S. или Postscript).

Каждое письмо уникально, поэтому наличие всех элементов необязательно. Некоторые из них можно опустить. Тем не менее, основные или, по усмотрению отправителя, самые важные элементы должны присутствовать в каждом письме, ибо они являются необходимыми элемен-тами английского письменного этикета.

Наличие в тексте письма вышеперечисленных элементов подразумевает выделение в тексте письма несколько логических абзацев. В британской традиции абзац начинается с красной стро-ки, в американской традиции между абзацами пропускается строка, а отступ в первой строке абзаца не делается.

Оформление адреса зависит оттого, куда и откуда будет отправлено письмо. На междуна-родных почтовых отправлениях, пересылаемых за границу из России, адрес пишется латин-скими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны по-лучателя, но обязательным условием является повторение наименования страны получателя на русском языке. Адрес на международном почтовом отправлении, которое пересылается в Россию, может быть написан как на русском, так и на иностранном языке. При этом не пе-реводятся на иностранный язык названия улиц, районов, областей и т.п. Они просто записы-ваются латинскими буквами. Родовые понятия (город, улица и т.п.) часто пишутся на языке страны-отправителя.

Иванов А.А. Ivanov A.A.

ул. Орловская, д. 14, кв. 12 Orlovskaya Street 14-12

пос. Заречье Zarechye

Суздальский район Suzdalsky District

Владимирской обл. Vladimir Region

Россия Russian Federation

111222 111222

Writing • PART 2

Адрес отправителя в английском письме пишется в правом верхнем углу страницы. Как уже отмечалось выше, в английском письме номер дома в адресе ставится перед названием улицы, а название города — после названия улицы. Между номером дома и названием улицы запятая не ставится.

Общая схема:

№ дома Улица, № квартиры / офиса Город, Штат (если в США), индекс Страна

5 Green Avenue, Apt. 3	или	5 Babushkina Str., Apt. 3
Berkeley, CA, 94703		St.Petersburg, 192174
USA		Russia

До последнего времени было принято оканчивать каждую строчку адреса запятой, а весь адрес точкой. В настоящее время эта практика несколько устарела, и адрес пишется без запятых в конце строчек и без точки в конце.

Адрес получателя пишется так же, как и адрес отправителя, и располагается в левой части страницы, несколько ниже строки с датой. Адрес получателя начинается с фамилии получателя.

Mr William Smith (господину / мистеру Уильяму Смиту) 52 West Road, Apt. 10

London W2 4RH England

Под адресом, пропустив строку, необходимо написать дату письма. Существует несколько вариантов написания даты:

July 7, 2008 July 7th, 2008 7th July, 2008 7 July 2008

Вариант July 7, 2008 в настоящее время наиболее употребителен, однако его относят к американскому варианту (равно как и July 7th, 2008), а 7 July, 2008 и 7th July, 2008 –

• классическому британскому.

• дате не ставятся ни предлоги, ни определенный артикль (за исключением официальных писем и деловых документов). После даты точка, как правило, опускается.

Названия месяцев часто пишутся сокращенно:

January — Jan.

February — Feb.

March — Mar.

April — Apr.

May — May

June — Jun.

July — Jul.

August — Aug. / Ag.

September — Sept.

October — Oct.

November — Nov.

December — Dec.

UNIT III • Личное письмо

Дату можно указывать и цифрами, однако при этом следует учитывать американский вариант:

месяц. число. год — 12.22.90 или 12 / 22 / 90 (22 декабря 1990 года) и британский вариант:

число. месяц. год — 22.12.90 или 22 / 12 / 90 (22 декабря 1990 года)

Обращение в личном письме выглядит следующим образом:

Dear Mike,

Dear Melanie,

После обращения обязательно ставится запятая.

В следующем абзаце вам следует поблагодарить своего друга за его письмо:

Thanks (a lot) for your (last) letter. Your last letter was a real surprise. I was glad to get your letter.

It was great to hear from you! / It was great to hear that... / I was happy to hear...

Вы можете также извиниться за то, что не писали раньше:

Sorry I haven’t written for so long but ... / Sorry I haven’t been in touch for so long. I’m sorry I didn’t answer earlier but I was really busy.

Вы можете упомянуть какой-либо факт из полученного письма:

I’m glad you have passed your exam!

Основная часть письма обычно состоит из двух или трёх абзацев.

Предполагается, что письмо должно быть написано в неформальном стиле, поэтому можно использовать неформальные слова-связки, такие как well, by the way, anyway, so, you know, разговорные выражения типа Guess what? Или Wish me luck!, а также восклицательные знаки.

Далее следует объяснить, почему вы заканчиваете письмо:

Well, I’d better go now as I have to do my homework.

Anyway, I have to go now because my Mum asked me to help her with the washing up.

I’ve got to go now! It’s time for my favorite TV show.

Также рекомендуется упомянуть о дальнейших контактах:

Write (back) soon!

Take care and keep in touch!

Drop me a letter when you can.

Hope to hear from you soon.

I can’t wait to hear from you!

Writing • PART 2

Как и форма обращения, подпись в письме (заключительная формула вежливости) зависит от того, кому вы пишете письмо. Наиболее общей представляется формула Sincerely yours. В зависимости от тона и стиля всего письма она может интерпретироваться и как строго официальная, и как менее официальная, и как совершенно неофициальная. На русский язык эта формула может переводиться С уважением или Искренне Ваш / Искренне твой. Существуют следующие варианты формулы:

Sincerely,

Sincerely yours,

Very sincerely yours,

Yours sincerely,

Yours very sincerely,

Always sincerely yours,

Кроме того, в личной переписке (например, в письмах родственникам или хорошо знакомым людям) используются следующие завершающие фразы клише:

Yours cordially, — Искренне твой / Ваш

Very cordially yours, — Искренне твой / Ваш

Faithfully yours, Yours (always) faithfully, — Всегда преданный тебе / Вам Yours ever, Ever yours, As ever, Yours as always, — Всегда твой / Ваш Yours affectionately, Lovingly yours, — Любящий тебя / Вас

Devotedly (yours),	Yours truly / Yours very truly, — Преданный тебе / Вам (формально
и официально)	truly yours, — Преданный тебе / Вам (несколько менее формально,
Truly yours / Very
но также официально)
Your very sincere friend, — Твой / Ваш искренний друг
All the best, — Всего наилучшего
Best wishes, — С наилучшими пожеланиями

Affectionately (yours), Yours affectionately, Yours with love, (Lots of) love, — Любящий тебя (Lots of) kisses, — Целую

Your loving son / daughter, — Твой любящий сын / дочь

Your devoted niece, — Преданная тебе племянница

После заключительной формулы вежливости ставится запятая, на следующей строке пишется имя или фамилия. Обратите внимание на то, что в английском языке всегда сначала пишется имя, а потом фамилия, причем в личных письмах близким родственникам или друзьям фамилия вообще часто опускается:

Yours sincerely, Mary Rychly

Love,

Mary

Между Yours sincerely и Yours faithfully следует запомнить разницу. Если в начале делового письма вы обращаетесь к адресату по имени, то в конце следует использовать Yours Sincerely. Если же в начале письма вы употребляете Sir / Madam или другую форму вежливого обращения, то используется Yours Faithfully.

UNIT III • Личное письмо

Постскриптум – дополнительная информация в конце письма, по каким-либо причинам не включенная в основной текст. Она размещается всегда как заключительный структурный элемент письма с отступом от предыдущего элемента в 2-4 строчных интервала. Начало пост-скриптума обозначается обычно латинскими буквами P.S. (post scriptum). Также используют P.P.S. (post post scriptum) или P.S.S. (post sub scriptum) для приписки, сделанной после постскрип-тума.

В электронных письмах постскриптум практически не нужен, так как дополнения к тексту письма могут быть вставлены в его середину до того, как письмо написано полностью. Тем не менее, он продолжает широко использоваться в электронной почте, как дань традиции, а так-же для обозначения важной информации, которую автор захотел выделить отдельно.

Учитывая все вышесказанное, личное письмо обычно имеет следующий вид:

Адрес отправителя (в правом верхнем углу)

Дата написания письма (указывается под адресом)

Обращение

В начале письма автор обычно а) благодарит адресата за ранее полученную корреспонденцию; б) извиняется, что не писал раньше

Основная часть письма (2—3 абзаца).

В конце письма автор обычно упоминает о дальнейших контактах

Завершающая фраза Подпись автора (имя)

Flat 6,

23 Bogdanova Street,

Moscow, 119618, Russia

November 10th, 2010

Dear Mike,

Thanks a lot for your letter. I’m glad your sister has got married. How is she getting on with her husband? Is he a student? What kind of music does he like?

In your letter you asked me about the reading habits in my family. Well, my father often reads newspapers and magazines. My mother likes novels.

As for me, I enjoy reading detective stories. You know I study English so sometimes I read short stories by modern English writers.

Actually, I’d better go now as I’ve got a lot of homework to do tonight. Hope to hear from you soon.

All the best,

Nikita

Writing • PART 2

1. You have received a letter from your English-speaking pen-friend Lesley who writes:

... It was great to hear that you went to Egypt during your holidays. Did you enjoy your journey? What did you do in Egypt? What impressed you most? Did you like your hotel? As for me, I am tired because I have to take my exams …

Write a letter to Lesley. In your letter tell her about your journey to Egypt. Ask 3 questions about her plans for the summer. Write 100-140 words. Remember the rules of letter writing.

2. This is part of a letter from your English-speaking pen-friend:

...Do you often have arguments with your parents? I do. My mother thinks that I spend too much time hanging around with my friends. Do you often meet your friends?

What do you usually do together? And what do you do when you disagree with your parents about how you spend your free time?

Write back soon.

Love,

Alex

Write back to Alex. In your letter answer her questions. Ask 3 questions about her relations with her younger sister. Write 100-140 words. Remember the rules of letter writing.

UNIT IV

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

При написании делового письма необходимо помнить, что приемлемыми являются следующие стили: Modified Block Style, Block Style и Semiblock Style. В британской традиции дата письма, которая всегда располагается под данными об отправителе, может быть вынесена вправо. Ниже приведены примеры расположения информации на странице в соответствии с каждым стилем.

Modified Block Style Block Style Semiblock Style

Любое деловое письмо включает следующие составные части, расположенные в опреде-ленном порядке:

– Данные об отправителе, часто называемые «шапкой» письма: имя отправителя (в лич-ном деловом письме) или название фирмы, почтовый адрес, номер телефона, факса, телекса, адрес электронной почты в Интернете.

– Дата письма.

– Внутренний адрес (название и почтовый адрес получателя письма).

– Вступительное обращение.

– Заголовок письма.

– Текст письма.

– Заключительная формула вежливости.

– Подпись отправителя.

Writing • PART 2

Corona Ltd

5 Kings Drive, Derby, England tel. 695403; fax 6954589

United Processing Machines Ltd,

20 May, 2010

181 South Road,

Dublin,

Ireland

Dear Sirs,

Subject: processing machines

We are interested in the processing machines manufactured by your company and advertised in the latest issue of «Consumer».

Please send us your latest catalogues and price lists for the latest models. We would be much obliged.

We are looking forward to hearing from you soon.

Yours faithfully,

James Brown, Marketing Manager

United Processing Machines Ltd 181 South Road, Dublin, Ireland tel. 1234567; 8945432

Mr A. Ramos, Marketing Manager

27 May, 2010

Corona Ltd 5 Kings Drive, Derby, England

Dear Mr Brown,

Subject: processing machines

Thank you for your letter of 20 May 2010.

I have pleasure in sending you our latest catalogue and a price list for the whole range of processing machines manufactured by our company.

I look forward to hearing from you soon.

Yours sincerely,

Ken Lane, Marketing Manager

Enc: catalogue

Данные об отправителе

Если для делового письма используется бланк компании, отпечатанный типографским способом, то данные о компании-отправителе уже указаны в нем. Если же у компании нет такого бланка, то название и все необходимые сведения (адрес, телефон, факс, адрес в Интер-нете) располагаются вверху страницы.

UNIT IV • Деловое письмо

Дата письма

Дата располагается в верхнем правом углу на уровне первой строки внутреннего адреса. Лучше писать название месяца словами, а не цифрами, поскольку порядок цифровых обозначений чисел и названий месяцев в Великобритании и в США не совпадает. Например: 12.02.10 в Великобритании прочитают как 12 февраля 2010 года, а в США — 2 декабря 2010 года.

Внутренний адрес

Внутренний адрес или адрес компании-адресата располагается в левом углу непосред-ственно от края левого поля. В зависимости от того, кому вы адресуете письмо, первая строка внутреннего адреса будет содержать разную информацию:

а) название компании, если вы адресуете письмо непосредственно компании:

White & Co. Ltd, 33 Kings Drive, London, England

б) можно указать должность секретаря, если вы не знаете, кто непосредственно занимается в компании интересующим вас вопросом. В этом случае письмо попадет в секретариат компании и затем будет передано по назначению:

The Secretary

White and Co. Inc,

1556 Sweet Avenue,

New-York, USA

в) письмо может быть направлено определенному должностному лицу:

The Manager

Black & White Co

12 High Street,

Detroit, Michigan,

43217 USA

Если вы знаете его фамилию, то лучше указать фа милию и должность. Эти данные располагают на одной строке. Например:

Mr J. Rocks, Manager.

Почтовый адрес компании располагается в определенном порядке: первая строка — номер дома, название улицы; вторая строка — название города и его почтовый индекс (в США еще и название штата); следующая строка — название страны (полное или аббревиатура).

Если вы хотите, чтобы ваше письмо было передано определенному сотруднику компании, то его можно направить на адрес компании, а строкой ниже внутреннего адреса указать «Вни-манию г-на...» — Attention (of); Attn (of):

Huston Hightech Inc.

60 Broad Ave.

Chicago, Illinois

USA

Attention of Mr Brown

Оформление конверта

При оформлении конверта, как и при составлении письма, рекомендуется следовать неко-торым правилам, что обеспечит надежную доставку вашей корреспонденции.

Writing • PART 2

1. В левом верхнем углу печатается адрес отправителя. Последовательность расположения информации об отправителе совпадает с расположением его внутреннего адреса. Например:

Huston Hightech Inc.

60 Broad Ave.

Chicago, Illinois 46318

USA

2. В правом верхнем углу помещается марка или штамп, заменяющий марку.

Под маркой или штампом часто указывается вид отправки и доставки, особенности содержания вложенной корреспонденции. Для этого используются следующие выражения:

Air Mail АВИА

Express Срочная доставка

Express Delivery

Urgent Срочная доставка (амер.)

Registered (letter) Заказное

Post Restant До востребования

Poste Restante, To Be Called For

General Delivery До востребования (амер.)

If Not Delivered Please Return Просьба вернуть письмо В случае

невозможности доставки

Private Личное

Personal

Confidential Конфиденциально

Strictly Confidential Строго конфиденциально

Private and Confidential Личное и конфиденциальное

3. Адрес получателя письма располагается в центре конверта с двумя интервалами между строками. Составные части адреса аналогичны составным частям его внутреннего адреса. В зависимости от того, на чье имя направлено письмо, на первой строке будет располагаться или название компании, или фамилия адресата, или должность адресата. Если указаны и фамилия, и должность, то на первой строке будет указана фамилия, а на второй — долж-ность. На следующей строке указывается номер / наименование дома и улицы. Строкой ниже — название города и полное или сокращенное название графства (штата / провинции). Последней строкой указывается название страны. Почтовый индекс может быть указан после названия графства (штата / провинции) или после названия страны. Например:

Вариант 1

Mr Smith

Chief Accountant

Overseas Development Company

Abercrombie House Eagle Road

Glasgow G57 8 EA

Great Britain

UNIT IV • Деловое письмо

Вариант 2

Overseas Development Company РОВ 22170

Orlando

Florida

• варианте 2 показано, что в адресе может быть указан только ящик получателя письма.

• этом случае используется аббревиатура «РОВ» или «РО Box».

Пример оформления конверта

	The Secretary	STAMP
	White & Black Group	AIR MAIL
	28 Forest St	PERSONAL
	Brussels
	Belgium
	Mr John Brown
	Director
	Prenatt Company
	320 Seventh Avenue,
	Orlando, FL 32 456

Exercise 1

Расположите части делового письма в правильном порядке:

FOOD MACHINES

ВАРИАНТЫ ОТВЕТОВ:

1. Dear Mr Sawyer,

2. 6 Pine Estate, Bedford Road, Bristol, UB28 12BP Telephone 9036 174369 Fax 9036 36924

6 August 2005

3. Thank you for your letter. I am afraid that we have a problem with your order. Unfortunately, the manufacturers of the part you wish to order have advised

us that they cannot supply it until November. Would you prefer us to supply a substitute, or would you rather wait until the original parts are again

available?

4. James Sawyer, Sales Manager, Electro Ltd, Perry Road Estate,

Oxbridge UN54 42KF.

5) I look forward to hearing from you.

Yours sincerely,

Simon Tramp

Sales Manager

Writing • PART 2

Exercise 2

Соотнесите информацию под определенным номером на конверте с тем, что она обозначает:

New Jersey Power Company

5695 South 23 Road

(1) Ridgefield, (2) NJ 08887

(3) Mr. Frederick Wolf

Director of Marketing

(4) Smith Printing Company

590 (5) Sixth Avenue

Milwaukee, (6) WI 53216

ВАРИАНТЫ ОТВЕТОВ:

A) the street name in the mailing address B) the town the letter comes from

C) the ZIP Code in the mailing address D) the addressee

E) the ZIP Code in the return address F) the addressee’s company name

Использование сокращений

При написании внутреннего адреса часто употребляются следующие сокращения:

1) в названии компаний:

plc или PLC — Public Limited Company (в названии английских компаний) — акционерное общество открытого типа;

Corp. — Corporation (в названии американских компаний) — корпорация;

Inc. — Incorporated (в названии американских компаний) — акционерное общество, зарегистрированное как корпорация;

2) в почтовом адресе:

Rd — Road; Ave — Avenue; St — Street; Sq. — Square;

# — обозначение номера в США;

No — обозначение номера в Великобритании

3) при указании имени адресата:

Mr White

Mr J. White

Mr James White — при обращении к мужчине;

Miss Black — при обращении к незамужней женщине или молодой девушке; Mrs Brown — при обращении к замужней женщине;

Ms Grey — при обращении к женщине, если неизвестно, замужем она или нет. Эта форма обращения становится все более употребительной.

UNIT IV • Деловое письмо

Если письмо адресовано определенному лицу, то после имени через запятую может быть указано название должности, звания или ученой степени. Например:

Ms Saunders, Sales Manager

Mr Т. Smith, Professor

Mr N. Moore, Ph.D.

Prof. John Brown

Dr Vivienne Parker

Если вы используете сокращенные формы слов во внутреннем адресе, то следует помнить, что:

а) точка ставится после инициалов при написании имени, например:

J.W. Brown, F. Harris;

б) точка не ставится в конце сокращенного слова, если первая и последняя буквы сокращенного слова совпадают с первой и последней буквами полного слова, например:

Dr (Doctor) — доктор (звание) Mr (Mister) — господин, мистер Mrs (Missis) — госпожа, миссис

Ltd (limited) — обозначение частной компании с ограниченной ответственностью

Dept (Department) — отдел Rd (road) — дорога

St (street) — улица

Однако, в американской традиции точки после форм Mr., Mrs., Ms., как правило, ставятся.

в) точка не ставится в сокращениях, часто употребляемых вместо полного названия стран или организаций, например:

GВ (Great Britain) Великобритания

UK (the United Kingdom) Соединенное Королевство

USA (the United States of America) США

CA (Canada) Канада

FR (France) Франция

IT (Italy) Италия

G (Germany) Германия

JP (Japan) Япония

UNO / UN (the United Nations Организация Объединенных Наций

Organization)

GATT (General Agreement on Tariffs and ГАТТ (Генеральное Соглашение

Trade) о Таможенных Тарифах и Торговле)

PLC / plc / Plc (Public Limited Company) обозначение акционерного общества

открытого типа (в Великобритании)

Writing • PART 2

Вступительное обращение, заключительная формула вежливости

При написании письма начало, то есть обращение к адресату, играет важную роль. Обращение в английском письме значительно отличается от обращения в русском. Поэтому для написания правильного, с точки зрения этикета, письма необходимо знать некоторые правила.

Всегда помните, что форма обращения в письме зависит от степени знакомства или родственных связей с лицом, которому вы адресуете письмо.

Общая модель обращения:

(в американской традиции) Dear / My dear + имя адресата (с вежливым обращением или без) + двоеточие, (в британской традиции) Dear / My dear + имя адресата (с вежливым обращением или без) + запятая. Вежливое обращение — это формы Mr., Mrs., Miss, Ms., Sir, Madam, которые используются только с фамилией. Точки после форм Mr., Mrs., Ms., как правило, ставятся.

Основные правила обращения в английском письме.

1. Строго официальные по тону и содержанию письма следует начинать с Dear / My dear и вежливого обращения:

My dear Sir: Глубокоуважаемый сэр / господин!

My dear Madam: Глубокоуважаемая мадам / госпожа!

2. В официальных письмах к незнакомым людям, фамилий которых вы не знаете, использу-ются следующие вежливые формы:

Sir: Dear Sir,

Dear Sirs,

Gentlemen:

Dear Sir or Madam:

Сэр / Господин! Уважаемый сэр / господин! Уважаемые господа! Господа!

Уважаемый сэр / господин или мадам / госпожа!

Madam:	Мадам / Госпожа!
Dear Madam,	Уважаемая мадам / госпожа!

Последние два обращения употребляются как по отношению к замужним, так и к незамужним женщинам. Сочетание Dear Miss в качестве обращения в английском языке не употребляется.

3. В менее официальной и полуофициальной переписке можно встретить такие формы:

Dear Colleague, Дорогой коллега!

Dear Reader, Уважаемый читатель!

Dear Editor, Уважаемый редактор!

Dear Publisher, Уважаемый издатель!

4. Если вы не знаете имени адресата, не следует употреблять фразы To whom it may concern (Кого это касается). Вместо этого следует указать должность или приветствие общего характера:

Dear Recruiter:

Dear Claims Adjustor:

Dear Sir or Madam:

UNIT IV • Деловое письмо

5. Если вы не знаете пол адресата, напишите его полное имя, опустив вежливое обращение:

Dear Dana Simms:

Dear T.K. Ballock:

6. Если вы сомневаетесь в выборе обращения к женщине (Miss или Mrs.), употребляйте нейтральное Ms.

6. Если вы пишите двум лицам, обязательно укажите оба имени в приветствии:

Dear Mr. Trujillo and Ms. Donne:

Dear Alex and Jill:

8. Никогда не пишите полностью следующие вежливые обращения: Mr, Ms, Mrs, Dr

8. Данные обращения, напротив, не следует сокращать:

Professor, Dean, Sister, Rabbi, Imam, Senator, Governor, Captain, Admiral, Judge

10. Если вы пишете письмо не конкретному человеку, а организации, употребляйте в обращении ее название:

Dear Syntax Training:

11. В приветствии письма к малознакомым или незнакомым людям следует употреблять вежливое обращение и фамилию.

Dear Mr. Smith, Уважаемый господин / мистер Смит!

Dear Miss Smith, Уважаемая госпожа / мисс Смит!

Dear Mrs. Wilson, Уважаемая госпожа / миссис Уилсон!

Dear Ms. Green, Уважаемая госпожа Грин!

12. Вежливые обращения My dear Sir, My dear Madam, Sir, Madam являются строго официальными. Dear Sir, Dear Madam несколько менее официальны. Однако все эти формы употребляются в официальных ситуациях.

Как видно из предыдущих примеров, после обращения может стоять как запятая, так и двоеточие. Запятая ставится в соответствии с британской традицией, а двоеточие — в со-ответствии с американской, однако в настоящее время это отличие почти не соблюдается. Кроме того, запятая используется в письмах менее официального стиля (social letters), к ко-торым относятся письма с выражением сочувствия, благодарности, личные поздравления (со свадьбой, днем рождения, продвижением по службе и пр.), а двоеточие — в строго офи-циальных письмах.

Необходимо помнить, что существуют определенные соответствия в написании вступительного обращения и заключительной формулы вежливости. Это определяется тем, на чье имя написано письмо.

1) Письмо, написанное на имя британской компании, требует использования следующего соответствия:

Dear Sirs — Yours faithfully

Writing • PART 2

В американской традиции это соответствие практически не используется, поэтому обращение в американскую компанию обычно начинается и оканчивается формулой:

Gentlemen — Yours truly

2) Письмо, адресованное женщине (замужней или незамужней), требует использования следующего соответствия:

Dear Madam — Yours faithfully

3) Письмо, адресованное сотруднику фирмы, чьего имени вы не знаете, требует использования следующего соответствия:

Dear Sir — Yours faithfully

4) Письмо, адресованное сотруднику фирмы, чье имя вам известно, требует использования следующего соответствия:

Mr White / Dear Mrs White / Dear Ms White — Yours sincerely

5) Если с адресатом вашего письма вас связывают не толь ко деловые, но и дружеские отношения и вы обращаетесь к нему по имени, то можно использовать следующую формулу:

Dear Liz — Best wishes / Sincerely

Dear Dominic — Regards

В последнее время в деловых письмах не подчеркивается половая принадлежность вашего делового партнера. Вместо обращений Dear Sir, Dear Madam используются приветствия, в которых указывается должность или статус адресата и соответственно используются следующие формулы:

Dear Personnel Officer / Dear Sales Manager — Yours faithfully

Dear Editor / Dear Reader — Yours faithfully

Dear Parents / Dear Colleague — Yours faithfully

Содержание делового письма

Как правило, корпус письма состоит из трех частей: вступительный абзац, основное содержание письма и заключительный абзац.

1) Вступительный абзац состоит из нескольких предложений. В них автор может указать причину написания данного письма, сделать ссылку на предыдущую переписку. В зависимости от содержания письма во вступительном абзаце могут быть использованы следующие выраже-ния:

а) При указании причины написания письма

...Wearewritinginconnectionwith	...МыпишемВамвсвязис/поповоду
We are interested in ... and we would like	Мы заинтересованы в ... и хотели бы
to know ...	знать ...
We write to inform you that ...	Пишем с тем, чтобы сообщить Вам, что …

UNIT IV • Деловое письмо

б) При сообщении хороших новостей

...Wearegladtoinformyou	...МырадысообщитьВам,что
We are happy to tell you ...	С удовольствием сообщаем Вам, что ...
We are pleased to inform you ...	Нам приятно сообщить Вам, что ...

в) При выражении благодарности

We thank you for your letter dated	Благодарим за Ваше письмо
5th of May and write to tell you	от 5 мая и сообщаем Вам, что ...
(wish to inform you ...)
Many thanks for your letter of 3d of April	Большое спасибо за Ваше письмо
this year ...	от З апреля сего года ...

г) При выражении извинений и сожаления

...Weregrettoinformyou	...СсожалениемсообщаемВам,что
Unfortunately we cannot ...	К сожалению, мы не можем ...
Please accept our apologies for ...	Просим принять наши извинения за ...

д) Для ссылки на предыдущую переписку, переговоры или на предмет переписки

In reply to your letter of 2nd March this	В ответ на Ваше письмо от 2 марта
year we would like to inform you ...	этого года сообщаем Вам, что ...
Referring to your letter ...	Ссылаясь на Ваше письмо …
At your request we send you ...	По Вашей просьбе мы высылаем Вам ...

e) Для подтверждения предыдущих переговоров, договоренностей, переписки

We have received your letter	Подтверждаем получение Вашего
dated 13 March ...	письма от 13 марта
or: We thank you for your letter	(датированного 13 марта) ...
of 13 March ...

ж) При выражении просьбы

...Pleasecouldyou	......ПросимВас/HeмоглибыВы
Please let us know ...	Просим Вас сообщить нам ...
We would be grateful if you could ...	Мы были бы благодарны Вам, если бы Вы ...
Please inform us ...	Просим сообщить ...
We would ask (request) you to ...	Мы просили бы Вас ...

В основном тексте письма рекомендуется затрагивать толь ко один вопрос, поскольку разные подразделения в компании могут заниматься несколькими опросами, включенными автором в одно письмо.

Writing • PART 2

Деловое письмо должно быть простым, ясным, кратким и вежливым. Избегайте несущест-венной информации и излишних деталей. Лучше использовать нейтральные слова, короткие простые предложения. Если вы пишете письмо-извинение, нужно искренне признать допу-щенную ошибку.

Рекомендуется в каждом абзаце затрагивать один аспект обсуждаемой в письме темы. Для связи абзацев могут быть использованы союзы, а также вводные слова и выражения, напри-

мер: again, also, although, as a result, besides, but, consequently, however, in addition, in this way, in short, moreover, nevertheless, now, on the contrary, on the other hand, otherwise, so,

still, then, though, therefore, thus, unless, yet.

Если деловое письмо располагается на нескольких страницах, то каждая из них должна быть пронумерована, причем только первая страница письма должна быть написана на бланке компании, остальные — на чистой бумаге.

Деловые письма можно разделить на простые, общего характера и на письма, касающиеся деловых отношений между партнерами.

К простым деловым письмам относятся те, которые касаются установления деловых отно-шений с потенциальными партнерами, организации встреч и деловых поездок, приглашения деловым партнерам посетить компанию, направления информационных материалов и т.п. Личные деловые письма также можно отнести к этой категории писем. В этих случаях обычно направляют следующие письма:

— письмо-просьба (request letter);

— информационное письмо, или письмо-сообщение (information letter);

— сопроводительное письмо (cover letter);

— письмо-подтверждение (letter of confirmation);

— письмо-благодарность (letter of gratitude);

— письмо-извинение (letter of apology);

— письмо-приглашение (invitation letter);

— письмо о подготовке деловой поездки (letter concerning arrangement of a business trip);

— письмо-поздравление (congratulation letter);

— письмо-жалоба (letter of complaint).

Письма, касающиеся отдельных аспектов деловых отношений между партнерами, можно разделить по следующим категориям:

— запрос (enquiry);

— предложение (offer);

— заказ (order);

— письма относительно согласования и выполнения условий контракта.

В заключительном абзаце автор письма подводит итог сказанному, выражает свои наме-рения по поводу предмета переписки или говорит о том, каких действий он ждет от адресата письма. В этом абзаце могут быть использованы следующие выражения:

We look forward to trading with you to	С интересом ожидаем развития торговли
the mutual benefit of our companies ...	с Вами к взаимной выгоде обеих сторон ...
We hope to establish business relations	Надеемся установить с Вашей фирмой
with your company...	деловые отношения ...
We look forward to hearing from you	С нетерпением ожидаем Вашего ответа
soon ...	в ближайшем будущем ...
We would be grateful to you ...	Мы будем Вам благодарны ...

UNIT IV • Деловое письмо

Подпись

Собственноручная подпись автора ставится под заключительной формулой вежливости, двумя строками ниже. Под ней печатается имя автора письма и его должность. Расположение заключительной формулы вежливости и подписи соответствует выбранному стилю оформления.

Пример 1

Yours sincerely,

(подпись)

М. Green, HR Officer

Пример 2

Yours faithfully,

(подпись)

L. Mitch,

Acting General Manager

Подчиненные также могут закончить письмо к своему начальству формулой:

Respectfully yours, — С уважением,

Приложения

Если к письму прилагаются какие-либо материалы, то на них делается ссылка в конце письма. Слово Enclosure (или сокращенно Enc. / Encl.) печатается в левом нижнем углу страницы под подписью автора письма. Например:

Enc: Invoice — 3 copies

Insurance Policy — 6 pages

UNIT V

КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

В зависимости от темы деловые письма могут содержать просьбу, благодарность, извинение, приглашение, поздравление, жалобу, подтверждение ранее достигнутых договоренностей или сопровождать документы, направляемые партнеру. Кроме того, в ходе делового сотрудничества партнеры обмениваются письмами относительно организации деловых поездок и подготовки переговоров. Рассмотрим каждое из таких писем.

ПИСЬМО-ПРОСЬБА

Письмо-просьба направляется с целью получения информации о товарах, услугах или данных иного характера. Письмо должно четко формулировать, какую именно информацию вы хотите получить. Например:

4 February, 2012

The Brown Group

5, King Street

LONDON

England

Dear Sir,

We are writing to enquire about your kitchen appliances. We are particularly interested in the blenders manufactured by your company and advertised in the latest issue of “Consumer Goods”.

Could you please send us your latest catalogues and price lists for the latest models. We would appreciate if we could have them by return.

We are looking forward to hearing from you soon.

Yours faithfully,

Alex Smith, Sales Manager

Фразы, которыми обычно начинают письма-просьбы:

...Weareinterestedin	...Мызаинтересованыв
Please send us ...	Вышлите нам, пожалуйста ...
Will you please send us ...	Будьте добры, вышлите нам ...
Please send us ...	Пожалуйста, вышлите нам ...
Kindly quote us your (lowest) price for	Пожалуйста, сообщите нам Ваши (самые низкие)
the goods listed below: ....	цены на товары, перечисленные ниже ...

UNIT V • Классификация деловых писем

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО

Сопроводительное письмо необходимо при отправке документов, информационных или рекламных материалов и фактически представляет собой ответ на просьбу выслать такие документы. Например:

General Manager 1st April 2012

International Group

89 Queen Rd

Manchester

Dear Sir,

We thank you for your letter of 23rd of March and are pleased to send you a copy of our latest catalogue and a price list. If you would like to obtain more detailed information about our products, don't hesitate to contact us.

Yours faithfully,

J. Brown, Marketing Manager

Enc: 1. Catalogue — 1 copy 2. Price-list — 1 page

Начать сопроводительное письмо можно следующими фразами:

...Weforwardyou	...НаправляемВам
We are pleased to send you ...	С удовольствием высылаем Вам ...
We enclose with this letter ...	Прилагаем к письму ...
In reply to your letter we are sending you ...	В ответ на Ваше письмо, отправляем Вам…
In connection with your request we send	В связи с Вашей просьбой направляем Вам ...
you ...

ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО

Информационное письмо содержит некоторое сообщение, предназначенное партнеру, и рас-крывает суть конкретного дела, представляющего интерес для обеих сторон. Содержание такого письма может иметь как положительный, так и отрицательный характер. В связи с этим исполь-зуются фразы, выражающие отношение корреспондентов к развитию событий, а именно: удовле-творение, радость или сожаление. Очень часто в информационном письме содержится ссылка на предшествующую переписку, переговоры или запрос информации. Например:

Writing • PART 2

Dear Mr Stern,

In reply to your letter of 2nd March this year we would like to inform you that our company organizes 10 days and 14 days tours this summer. We enclose with this letter leaflets with detailed programs of excursions and sightseeing and a price list. As you will see we offer both group and individual tours. The prices include accommodation in a first class hotel, meals and excursions.

We would like to draw your attention to special discounts on the basic price we offer for groups of more than 10.

We look forward to receiving your bookings.

Yours sincerely,

Jane Smith, Manager

Encl.: leaflets — 8 pages

Следующие выражения могут быть использованы во вступительном абзаце информацион-ного письма:

...Wearewritingtoinformyou	...СообщаемВам,что
We are pleased / glad to tell you that …	Рады сообщить Вам, что ...
We send for your consideration ...	Посылаем на Ваше рассмотрение ...
We are happy to tell you ...	С удовольствием сообщаем Вам, что ...
We regret to inform you that…	С сожалением сообщаем, что ...
We would like to let you know that ...	Ставим Вас в известность, что ...
We would like to advise you that ...	Сообщаем к Вашему сведению, что ...

ПИСЬМО-ИЗВИНЕНИЕ

Иногда возникают обстоятельства, которые не позволяют вам выполнить данное ранее обещание. Бывает, что мы допускаем ошибки, за которые необходимо извиниться. Лучше всего в таких случаях, не откладывая, написать вежливое письмо и объяснить причину нарушения взятых обязательств. Например:

Dear Mr Ivanov,

We thank you for your letter of 15 May concerning operating instructions for blenders.

We regret that we are unable to supply you with operating instructions in Russian. As you know it is our first experience of exporting blenders to Russia. At the moment we are taking measures to get all the necessary documentation translated into Russian as soon as possible.

We are very sorry about the inconvenience. Be assured that we shall provide you with the papers you need as soon as they are at our disposal.

Yours sincerely,

John Smith, Marketing Manager

UNIT V • Классификация деловых писем

В письмах-извинениях могут быть использованы следующие фразы:

We thank you for your enquiry but regret	Благодарим Вас за заказ, но, к сожалению,
to inform you that ...	вынуждены сообщить, что ...
We are sorry that ...	Сожалеем, что ...
We are sorry about ...	Сожалеем о ...
We must apologize for ...	Мы должны извиниться за ...
Please accept our apologies for ...	Примите, пожалуйста, наши извинения за ...
I sincerely regret that ...	Я искренне сожалею, что ...

ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ

Письмо-подтверждение направляют в двух случаях:

1) Если отправитель хочет сообщить, что им получено письмо, какие-либо информационные материалы или документы. В этом случае используется глагол «to acknowledge» в значении «подтверждать получение чего-либо, сообщать о получении чего-либо».

Такие письма обычно начинают фразами:

We acknowledge with thanks receipt of your	С благодарностью подтверждаем получение
letter ...	Вашего письма ...
We thank you for your letter of ...	Благодарим Вас за Ваше письмо от ...
We have received your fax ...	Подтверждаем получение Вашего факса ...
Please acknowledge receipt of...	Просим подтвердить получение ...
The Secretary	16th March 2012
International Trade Inc.
15, High Street
Orlando, Florida,
USA

Dear Secretary,

Re: Annual meeting report

I acknowledge with thanks receipt of the report on the annual meeting of the shareholders of International Trade Inc.

I hope it will not take me long to study it and send you back my comments to it. Yours truly,

Lesley Brown

2. Если отправитель хочет сообщить, что предварительная дого воренность, достигнутая

личной беседе, по телефону или на переговорах остается в силе, то в этом случае используется

Writing • PART 2

глагол to confirm в значении «подтверждать, окончательно согласовать, ратифицировать ранее достигнутые договоренности».

Наиболее часто в таком письме-подтверждении используются следующие фразы:

We confirm by this letter our telephone	Этим письмом подтверждаем наш
conversation concerning ...	телефонный разговор ...
We would be grateful if you would confirm ...	Мы были бы благодарны Вам, если бы Вы
	подтвердили ...
In receipt of your letter of... we write to	Ваше письмо от ... нами получено.
confi rm that ...	Настоящим письмом подтверждаем, что ...

January 15, 2012

Mr George Frank, Marketing Manager

Steels Inc.

1356, High Street,

New York, N.Y.

USA

Dear Mr Frank,

Further to our telephone conversation about the launch of a promotion campaign of our products we are writing to confirm that we agree to start it in June after you have received all necessary samples.

Yours truly,

Kate Smith, Marketing Manageress

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ

Письмо-приглашение можно рассматривать как часть делового этикета, в котором существуют свои правила и нормы. Поводом для приглашения могут послужить переговоры, ознакомление партнера с работой вашей компании, проведение партнерами совместных собраний, конференций, официальных или торжественных мероприятий (презентаций, приемов и т.д.). Уровень мероприятия диктует форму и стиль направляемого приглашения. Если речь идет о рабочей деловой поездке или обычных деловых переговорах, то достаточно подготовить деловое письмо-приглашение. Например:

18 July 2010

Dear Mr Smith,

We have the pleasure to invite you to visit our company to discuss our further cooperation. We suggest that the meeting should be held in Moscow on the 15th August this year. Please let us know if this time is convenient for you.

Yours sincerely,

Ronald Green, General Manager

Правила делового этикета требуют ответа на приглашение независимо от того, сможете вы принять его или нет. В любом случае необходимо поблагодарить приглашающую сторону за проявленное внимание. Если вы принимаете приглашение, можно послать следующий ответ:

UNIT V • Классификация деловых писем

1 August, 2010

Dear Mr Green,

We have received your letter dated 18 July 2010.

We greatly appreciate your invitation to Mr Smith to visit your company. The time of the visit is quite convenient for us. Mr Smith will let you know exact dates as soon as his flight has been arranged.

Yours sincerely,

Kevin Moore, Assistant to General Manager

Если нет возможности принять приглашение, направляется письмо-извинение с объяснением причин, почему вы не можете его принять. Например:

1 August, 2010

Dear Mr Green,

We have received your letter dated the 18th July 2010. We thank you for your invitation to Mr Green to visit your company. Unfortunately Mr Green is unable to visit you on the 15^th of August as he will be busy.

We would appreciate if you could postpone the meeting till September 15 if this time is convenient for you.

Yours sincerely,

Kevin Moore, Assistant to General Manager

Фразы, обычно употребляемые во вступительных абзацах писем-приглашений и ответах на них:

It would give us great pleasure if you could	Нам было бы очень приятно, если бы Вы
visit ...	смогли посетить ...
We have the honor to invite you to the party	Имеем честь пригласить Вас — на вечер
on the occasion of...	по случаю ...
We would be grateful if you could visit ...	Мы были бы признательны (Вам), если бы
	Вы смогли посетить ...
We thank you for your invitation ...	Благодарим за Ваше приглашение ...
Many thanks for your invitation ...	Большое спасибо за Ваше приглашение ...
We are very grateful ...	Мы очень признательны ...
We regret we cannot accept ...	К сожалению, мы не сможем принять ...
Unfortunately we are unable to accept your	К сожалению, мы не сможем принять Ваше
invitation ...	приглашение ...

Writing • PART 2

ПИСЬМО О ПОДГОТОВКЕ ДЕЛОВОЙ ПОЕЗДКИ

При организации и подготовке деловых поездок, участия в международных выставках, семинарах необходимо решать такие вопросы, как заказ авиа и железнодорожных билетов, встреча гостей и размещение их в гостинице. Все это потребует переписки с соответствующими организациями. Ниже приводятся образцы таких писем.

Просьба об организации визита и бронировании мест в гостинице

Dear Mr Brown,

Further to our telephone conversation I am writing to confirm that the Managing Director Mr Kennedy will arrive in London 2 May at 9.30. a.m. on flight BA 767. I would be grateful if you could book a single room for him for four nights (from 2 to 6 May) in a first-class hotel near your office. Would you please send details of the hotel charges.

Please let me know about the arrangements of Mr Kennedy's visit in more detail.

Looking forward to your early reply.

Nancy Johnson,

Head of Administration

Ответ на просьбу об организации визита

Dear Ms Johnson,

We have received your letter concerning Mr Kennedy’s visit to London.

We are glad to let you know that we have reserved accommodation for him as you requested. I will meet Mr Kennedy at the airport and take him to the hotel. As for the hotel charges, you will find detailed information in the brochure attached to this letter.

Besides, I am sending you with this letter a detailed programme of Mr Kennedy’s visit to London.

Yours sincerely,

Scott Bickel,

Deputy Marketing Director

Выражения, используемые в письмах об организации визитов

We thank you for your letter and have	Благодарим Вас за письмо и с удовольствием
pleasure in reserving accommodation	зарезервируем номера, как Вы просите.
as required.

UNIT V • Классификация деловых писем

This is to confirm that we have booked					Настоящим подтверждаем, что мы
a single room from ....			to ...		забронировали одно местный номер с ... по ...
I thank you for your letter and confirm					Благодарю Вас за письмо и подтверждаю
the booking made by you for days...					сделанный Вами заказ на ... дня с ... по ...
from ...	to ... inclusive.				включительно.
Please let me know if you will be able to					Сообщите, пожалуйста, сможете
accommodate group of persons...					ли Вы разместить в нашей гостинице группу
at hotel.				из ... человек.

ПИСЬМО-БЛАГОДАРНОСТЬ

Письмо-благодарность за оказанную помощь, теплый прием и т.д. является обязательным элементом английских этикетных норм. Например:

The Manager 5th May, 2010

John Brown & Co,

5 Queen Street,

London, W8 4LT,

England

Dear Mr Black,

I would like to thank you most sincerely for your hospitality and assistance during my business trip to your country.

I look forward to our further cooperation.

Yours sincerely,

Anton Ivanov

Фразы, обычно используемые в письме-благодарности:

...Iam(most)gratefultoyoufor	...ЯблагодаренВамза
We are pleased to receive ...	Мы рады получить ...
It was a pleasure to hear from you ...	Нам было приятно получить известие
	от Вас ...
I wish to thank you most sincerely for your	Я хочу искренне поблагодарить Вас за Ваше
kind letter ...	любезное письмо ...
I would like to thank you most warmly	Я бы хотел сердечно поблагодарить Вас
for your hospitality ...	за гостеприимство ...
I am most grateful to you for your kind	Я чрезвычайно благодарен Вам за Ваше
invitation to the reception on the occasion of ...	любезное приглашение на прием по случаю …

ПИСЬМО-ПОЗДРАВЛЕНИЕ

Письмо-поздравление является не только элементом делового этикета, но и дает возможность сделать деловые отношения более дружескими, внести оттенок теплоты и доверительности во взаимоотношения партнеров.

Writing • PART 2

Dear Mr Brown,

I have read the news in the Business Journal that you have been made Chairman of your company.

Please accept my sincere congratulations and best wishes for the very best in your future career.

Sincerely yours,

Robert A. White

Выражения, которые можно использовать в поздравлениях:

I offer my heartiest congratulations on ...	Примите мои самые сердечные поздравления
	с ...
Please accept my wishes for the very best	Примите мои наилучшие пожелания успеха
in your future career ...	в Вашей дальнейшей работе ...
Accept my best wishes for continued and	Примите мои наилучшие noжелания
increasing success ...	дальнейших успехов ...
Permit me to congratulate you	Позвольте мне искренне	поздравить Вас
enthusiastically on your ...	с Вашим ...
Best wishes for the Happy and Prosperous	Наилучшие пожелания к	Новому году!
New Year!
My best congratulations on the occasion of	Мои наилучшие поздравления по случаю
...
I heartily congratulate you on ...	Сердечно поздравляю Вас с ...
Please accept my very best wishes for your	Примите, пожалуйста, мои наилучшие
Birthday.	пожелания с днем рождения.
May we congratulate you on your promotion	Разрешите поздравить Вас с продвижением
...	по службе ...
We were very pleased to learn of your	Нам было очень приятно узнать о Вашем
appointment ...	назначении ...

ПИСЬМО-ЖАЛОБА

В деловой сфере могут быть разные причины для жалоб: невыполнение одним из деловых партнеров обязательств в ходе сделки, нарушение условий договора, поставка некачественного товара, неудовлетворительное выполнение работы, недобросовестное обслуживание и т.п. В подобных случаях важно, чтобы ситуация, вызвавшая недовольство одной из сторон, не переросла в конфликт между партнерами. Урегулированию недоразумения может помочь правильно составленное письмо-жалоба. Структура такого письма аналогична структуре любого делового письма. При написании письма-жалобы необходимо следующее:

— четко изложите суть претензии (на что конкретно вы жалуетесь);

— сформулировать, каких действий вы ждете от виновника вашей жалобы. Например:

UNIT V • Классификация деловых писем

12 May, 2010

Service Manager

Export-Import Ltd

10, Lesnaya St

Moscow

Dear Service Manager,

I am writing in connection with the scanner Acer Scan Prisa 640BU I bought in your Trade Center two weeks ago.

Unfortunately it does not work properly. Two days ago I got in touch with your Service Department on the phone and left my claim for repair with the secretary. A scanner serviceman was supposed to come yesterday, but he didn’t.

I would appreciate if you look into the matter and send a serviceman to repair the scanner without delay.

Yours faithfully,

John Smith

Приведенное выше письмо написано в вежливом тоне и выражает просьбу принять необходимые меры в ближайшее время. Однако, если на вашу просьбу не реагируют, жалоба может носить и более категоричный характер. В этом случае продолжение темы предыдущего письма могло бы выглядеть следующим образом:

23 May, 2010

Service Manager

Export-Import Ltd

10, Lesnaya St

Moscow

Re: Repair of Scanner

Dear Service Manager,

I am writing to complain about inefficient work of your department.

It is now over three weeks since I placed my claim with your Service Department but nobody has come to repair the scanner. Let me remind you that according to the Guarantee Agreement attached to the scanner «the Sellers undertake to eliminate at their expense the

detected defects immediately». Therefore I insist that you take immediate actions to repair it.

If you do not take adequate measures within three days, I will be forced to take legal actions.

Yours faithfully,

John Smith

Writing • PART 2

• основной текст приведенного выше письма добавлены следующие детали:

— автор прямо указывает на обязательства, взятые на себя продавцом, и приводит цитату из гарантийного соглашения, а также требует принять срочные меры;

— автор предупреждает, что примет соответствующие меры, если его претензия не будет удовлетворена.

• этой части письма-жалобы можно использовать следующие выражения:

We would like to call your attention to the	Мы хотим обратить Ваше внимание на то,
fact that ...	что ...
I would like to remind you that ...	Я хочу напомнить Вам, что ...
I would like to point out that ...	Я бы хотел обратить внимание на то, что ...
I believe it is not necessary to remind you	Я полагаю, нет необходимости напоминать
that ...	Вам, что ...
If you (your company) do not ..., I will be	Если Вы (Ваша фирма) не ..., я буду
forced to ...	вынужден ...
Unless you ..., we will have to ...	Если Вы не ... , нам придется ...

UNIT VI

МЕМОРАНДУМ

В отличие от деловых писем, которыми обмениваются дело вые партнеры, работающие в раз-ных компаниях, меморандум (memorandum или сокращенно memo), используется сотрудника-ми внутри одной компании. Многие фирмы, имеющие филиалы в разных странах, используют английский язык для общения внутри фирмы и ведения документации и корреспонденции.

Необходимость в написании меморандума возникает, когда требуется передать какую-ли-бо информацию, напомнить кому-либо что-то сделать. По сути, меморандум — это записка «для памяти, чтобы не забыть». Чаще всего обмен такими сообщениями носит неформальный характер, что не может не отразиться на стиле записки: стиль и язык меморандума ближе к разговорным. С другой стороны, поскольку в таких записках речь идет о деловых вопросах, многие компании пользуются специальными бланками. Поскольку меморандум менее офи-циален, чем деловое письмо, он может быть оформлен по-разному, строгих правил располо-жения его составных частей не существует. Однако он обязательно должен включать следую-щую информацию:

1. кому адресовано сообщение — То / For the attention of:

2. от кого исходит сообщение — From:

3. дата сообщения — Date:

4. тема сообщения — Subject / Re / Concerning:

5. текст сообщения.

Например:

MEMORANDUM

То: MD From: ОМ

Date: 1 April 2010

Re: copy machine

The copy machine in HR Dept has broken down again. This is the third time this month. Please could you arrange for the maintenance staff to look at it?

Thank you.

В строках То: и From: употреблена аббревиатура (MD — Managing Director; ОМ — Office Manager), что вполне допустимо.

Writing • PART 2

Exercise 1

Напишите меморандум на основании следующего письма и поручите секретарю заняться указанным в письме делом.

Dear Mr Green,

Our Managing Director Mr Smith will arrive in Moscow next week to negotiate the contract we are planning to sign with your fi rm. We will be grateful to you if you book a seat for him on a flight leaving Moscow on the 18^th of September for Berlin.

We thank you in advance.

Yours sincerely,

Jane Brown, Personal Assistant

Exercise 2

Объясните, кому адресованы приведенные ниже письма, судя по информации внутреннего адреса:

a)	b)
Fitness Center	The Secretary
50 Beach Road, BE	Westminster Bank
Boston MA 02215	10 Royal Street
USA	London SW1A HG
Attention of Janis Cook
c)	d)
Prof Saunders	General Manager
School of Economics	Business Center
20 King Street	12 Tverskaya St.
Edinburgh	Moscow
Scotland

1. Secretary

2. Coach

3. General Manager

4. Dean / Vice-President

Exercise 3

	Используя приведенные ниже адреса, определите, какое из писем направлено:
а)	в компанию;
б)	на имя определенного должностного лица компании;
в)	неизвестному вам сотруднику компании, который занимается интересующим вас вопросом;
г)	определенному сотруднику компании;
д)	на имя человека, чей адрес неизвестен, но известен адрес компании или организации, с
	которой он поддерживает отношения.
UNIT VI • Меморандум

1.	2.
Toolmaking Co	Appointment Officer
20 Chelsea Road	Overseas Development Company
Manchester	Queen Drive
Attention of Mr Harrison	Glasgow G57 8 EA
3.	4.
The Secretary	Dr White
International Business Center	c / o Expat Network Ltd
25 Oxford St.	50 South Way
Liverpool	Derby
	UK
5.
Import-Export Consultants
25 Forest Street
Leeds
UK

Exercise 4

Подберите соответствующую заключительную формулу вежливости к каждому из вступительных обращений:

Dear Sirs	Yours truly
Dear Mr Green	Yours sincerely
Dear Managing Director	Cordially
Dear Ms Brown	Yours faithfully
Gentelmen	Yours very sincerely
Dear Sir	Yours very truly
Dear Andrew	Best wishes
Dear Madam
Dear President

Exercise 5

Из предлагаемых вступительных и заключительных абзацев подберите пары, соответствующие каждому из писем (1–4).

1. We are looking forward to hearing from you soon.

2. We acknowledge with thanks receipt of your letter of September 23.

3. We are interested in the automobiles manufactured by your company and advertised in the latest issue of The Driver.

4. We have taken steps to ensure that this will not occur again.

5. Further to our telephone conversation yesterday, I am writing to confirm our order for 10 printer machines Epson LX-100.

6. I am writing to inform you about some alterations in the arrangements for your visit to our company.

7. Thank you for your help.

8. Could you please confirm if these arrangements are acceptable. I am looking forward to seeing you at the headquarters of G.R.F.

Writing • PART 2

Letter 1

Dear Ms Drake,

I am very sorry I will not be able to meet you at the airport. So my personal assistant, William Reck, will meet you and take you to your hotel. Our meeting is postponed for two hours, it will start at 2 pm. The rest of your itinerary remains without changes.

Yours sincerely,

Letter 2

Dear Sir,

We very much regret that through a typing error the flight number was indicated in the confi rmation of the reservation as AF-333 instead of AF-334. We thank you for pointing out this mistake to us.

Yours faithfully,

Letter 3

Dear Sir,

Please send us your latest catalogues and price lists for the latest models. We would be much obliged if we could have them by return.

Yours faithfully,

Letter 4

Dear Mr Duck,

We agree to the prices and terms of payment stated in you price list. I would be grateful if you could deliver them within 20 days.

Yours truly,

Exercise 6

Определите, к какому виду делового документа относится представленный ниже отрывок:

We are a large record store in the center of Manchester and would like to know more about the CDs and DVDs you advertised in last month’s edition of Hi Fi. Could you tell us if the products are leading brand names, or made by small independent companies, and if they would be suitable for recording classical music, games and video?

We would appreciate it if you send us some samples.

UNIT VI • Меморандум

		ВАРИАНТЫ ОТВЕТОВ
1)	Letter of enquiry / request	2)	CV
3)	Contract	4)	Memo

Exercise 7

Выберите слова или сочетания слов для заполнения пропусков так, чтобы они отражали особенности оформления служебной записки.

To : Secretarial Supervisor

1. _____ : Jane Brown

2. _____ : Demonstration of new offi ce equipment

The (3) _____ of Smart Equipment will visit us on 28 April to demonstrate their new computer and fax-machine which you are sure to be interested in.

Please arrange the time to meet him so that all your staff could be present.

(4) _____

ВАРИАНТЫ ОТВЕТОВ

A) Subject B) C.M.

C) From D) Sales Manager