40. Системы электронного документооборота

Системы управления документацией являются средством автоматизации крупномасштабного формализованного бизнеса, преобразовывая документооборот из бумажной формы в электронную. Автоматизация документооборота подразумевает возможность использования информации из базы данных, уменьшение ввода информации вручную, что дает выигрыш во времени и в снижении количества ошибок. Помимо форм документов, в базе данных системы управления документооборотом хранятся данные (адреса, номера договоров, даты заключения договоров, суммы и т.д.), которые могут потребоваться во многих документах (договорах, приказах, актах выполненных работ и т.д.). Один раз введенная вышеуказанная информация позволяет формировать документы, требуемые в административных структурах.

Система автоматизации документооборота (Система электронного документооборота) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. Основные понятия электронного документооборота: 1. Документооборот — комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. 2. Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». 3. Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации. 4. Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. 5. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов. Основные принципы электронного документооборота: 1. Однократная регистрация документа, 2. Возможность параллельного выполнения различных операций с целью сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения, 3. Непрерывность движения документа, 4. Единая база документной информации для централизованного хранения документов и исключения возможности дублирования документов, 5. Эффективно организованная система поиска документа, 6. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота. Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество, например: регистрация корреспонденции (входящие, исходящие), электронный архив документов, согласование и утверждение ОРД, контроль исполнения документов и поручений, автоматизация договорного процесса, библиотека регламентов управленческих процедур, оформление командировок, организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений, система контроля выполнения должностных инструкций. Российские системы электронного документооборота: Регистрация документов организации (www.araxgroup.ru), NauDoc (www.naudoc.ru), Globus Professional Free Edition (www.eis.ru), DocsVision Trial License ([1])