2.2.2 Складання блок-схем або алгоритмів проведення операцій з об’єктом перевірки.

Блок–схема – це схематичне зображення процесу або напрямку діяльності. Вона наглядно зображує структуру системи і є засобом для розуміння і аналізу складних операцій, чого важко досягнути за допомогою детального описання словами. Нерідко внутрішні аудитори вдаються до схематичного зображення основних банківських операційних систем. Складання та використання блок-схем допоможе в майбутньому скоротити витрати часу на проведення аудиторських перевірок.

Основні правила побудови блок-схеми полягають у наступному: на підставі проведеного опитування працівників підприємства готується основа для блок-схеми у вигляді таблиці, у якій по вертикалі (зліва направо) послідовно вказують підрозділи і посадові особи, що беруть участь у облікових і контрольних процедурах. По горизонталі (зверху-вниз) послідовно відображають всі операції документообігу (від створення чи надходження документів до їх зберігання або виходу за межі підприємства):

- кожна операція повинна мати свій порядковий номер,

- схема має починатися з лівого верхнього кута, в якому відображається факт реєстрації документа, і закінчуватись у нижньому правому куті, в якому відображається символ передачі на зберігання, облікового реєстру, переходу документа до іншої схеми, або його передачі за межі підприємства,

- рух документів у часі відображається по вертикалі, а між відділами чи посадовими особами - по горизонталі,

- рух кожного примірника документа відображається окремо,

- символи операцій (X або 0) можуть знаходитися лише на вертикальних лініях,

- назви документів надписують у середині символів або поряд з ними, потоки інформації показуються пунктиром

Зміст операції	Відділ постачання	Бухгалтерія
	Начальник відділу	Касир	Головний бухгалтер
Проведення предоплати за запаси	Замовлення	Платіжне дорученя
Передача документів на зберігання в хронологічному порядку та реєстрація в журналі обліку	D

Рис. 2.1. Блок-схема опису системи внутрішнього контролю

Використання блок-схеми має ряд переваг перед іншими методами документування система внутрішнього контролю підприємства, а саме:

- блок-схема дозволяє наочно відобразити рух документів в середині системи і надає аудиторові можливість прослідкувати зв'язки між рухом документів та процедурами їх перевірки,

- блок-схема розкриває рух документів таким чином, що за умови її правильного та точного складання можна чітко встановити початкові та кінцеві точки руху документів в розрізі кожної групи господарських операцій,

- блок-схема допомагає встановити слабкі місця в системи внутрішнього контролю підприємства.

2.2.3 Перелік та короткий опис основних первинних документів та реєстрів синтетичного та аналітичного обліку і звітності, що використовуються для ведення обліку та контролю об’єкту.

Однією з особливостей бухгалтерського обліку є суцільне й безперервне спостереження за станом господарських витрат з одного боку, та процесів, що відбуваються в господарствах з іншого. Для проведення такого спостереження необхідно кожний господарський факт оформити відповідними документами.

Бухгалтерський документ – це письмове підтвердження певної форми та змісту про факти здійснення того чи іншого господарського акту.

Будь-яка господарська операція повинна відображатися на місці її здійснення у відповідних бухгалтерських документах. Така реєстрація господарських операцій називається первинним обліком, який є основою бухгалтерського обліку. Господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку методом їх суцільного і безперервного документування. Записи в бухгалтерському обліку здійснюються на підставі первинних документів.

Операції, що здійснюються у підприємницькій, фінансово-господарській діяльності і впливають на стан капіталу, майна, зобов’язань і фінансові результати, мають бути оформлені первинними документами.

Для ведення обліку ПАТ«Івано-Франківськцемент» використовуються такі первинні документи та реєстри:

1. Видаткова накладна – документ, яким оформляється відпуск продукції покупцеві.

2. Акт про надання послуг – це документ, що призначений для відображення операцій пов’язаних із реалізацією послуг. Документ містить такі реквізити: дані про підприємство – покупця та продавця (адреса, банківські реквізити, номер телефону, номер договору, перелік наданих послуг, дані про кількість та ціну за одиницю, підписи директора, особи, що його одержала, а також розмір суми ПДВ (необов’язково), дату та порядковий номер документа). Акт про надання послуг не є документом суворої звітності.

3. Рахунок на попередню оплату (в подальшому рахунок) – це документ призначений для оформлення майбутніх договореностей про продаж товарів клієнтам. Однак, така договореність не є обов’язковою і контрагент не обов’язково може здійснити покупку. Рахунок має кілька призначень: по-перше він являється підставою для резервації послуг на складі на декілька днів, а по-друге він полегшує виписку актів про надання послуг. Якщо клієнт здійснив передоплату по виписаному йому рахунку то на основі цього рахунку обов’язково виписується акт про надання послуг.

4. Податкова накладна – виписується на основі Рахунку або Акту про надання послуг. В одній такій накладній можуть міститися товари або послуги з однаковою ставкою ПДВ (0%,20%, або без ПДВ). Даний документ має право виписати підприємство, що зареєстроване в органах податкової адміністрації як платник ПДВ. На основі виписаної податкової накладної контрагент отримує право на повернення сплаченого ПДВ.

5. Довіреність – даний документ випускається на бланках суворої звітності. Довіреність дає право особі, зазначеній у ній, отримати товар на зазначену суму у довіреності. У довіреності обов’язково зазначається паспортні дані особи-одержувача. Також обов’язковими реквізитами є: дані про підприємство, що виписало довіреність, та дані про підприємство на яке було виписано накладну, а також назва цінностей, печатка та підписи директора та головного бухгалтера.

6. Договір – це письмове погодження між підприємствами про співпрацю. В даному документі зазначається ділянка співпраці, зазначаються умови співпраці, ціни, гарантії, терміни дії угоди тощо. Угода обов’язково нумерується, датується та підписується директорами обох підприємств, або іншими керуючими уповноваженими особами підприємства та ставиться печатка з обох сторін учасників договору.

7. Банківська виписка – призначений для відображення операцій пов’язаних із рухом грошових коштів підприємства на розрахункових рахунках як в гривнях так і іноземній валюті. Вона виписується банком в якому обслуговується підприємство. Обов’язково містить печатку та підпис банку. Окрім операцій проведених по рахунку, обов’язково зазначається дата проведення та номер виписки.

8. Реєстр актів про надання послуг, рахунків, угод – дані реєстри призначені для ведення реєстру Розхідних накладних, рахунків та угод.