4. Документирование служебной командировки. Оформление обстоятельства о неразглашении Служебной (коммерческой тайны).

Документирование служебной командировки.

Командировкой в соответствии с действующим трудовым законодательством является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются (от. 167ТК РФ):

• сохранение места работы (должности) и среднего заработка;

• возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Согласно П.4 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 №749 срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

В соответствии с п. 4 Положения днем выезда работника в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного именно от места работы, а не от места жительства.

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст .168 ТК РФ):

• расходы по проезду;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Работникам организаций, финансируемых из регионального или местного бюджетов, возмещение расходов, связанных с командировкой, производится по правилам, устанавливаемым нормативными правовыми актами субъекта РФ или органа местного самоуправления.

Для организаций, не получающих бюджетного финансирования, возмещение работникам расходов, связанных с командировкой, осуществляется по усмотрению работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов в этом случае устанавливаются в локальном нормативном акте или коллективном договоре.

В частности, в соответствующем Положении должны быть определены порядок оформления командировки, нормы суточных, категории транспорта для следования в командировку, предельные суммы расходов на проживание, вопросы учета рабочего времени в командировке.

Ограничения на направление в служебные командировки

Запрещается направление в служебные командировки:

• беременных женщин (ст. 259 ТКРФ);

• работников в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТКРФ). Направление в служебные командировки:

• женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет,

• работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет,

• работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТКРФ). Эти же правила распространяются на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТКРФ).

В комплект документов для оформления служебной командировки входят:

1) приказ (распоряжение) о направлении работника (группы работников) в командировку - унифицированная форма № Т-9 (Т - 9а) (см. примеры заполнения приказов (распоряжений) о направлении работника(ов) в командировку);

2) командировочное удостоверение работника - унифицированная форма № Т-10 (см. пример оформления );

3) служебное задание с отчетом о его выполнении - унифицированная форма № Т-10а (см. пример служебного задания для направления в командировку и отчет о его выполнении);

4) авансовый отчет - унифицированная форма № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 (см. пример авансового отчета).

Основной документ - служебное задание, которое выдается руководителем структурного подразделения по разрешению руководителя организации на поданной служебной записке. Именно оно является основанием для приказа о направлении работника в командировку.

А уже на основании приказа сотруднику выдается командировочное удостоверение.

Оформление обстоятельства о неразглашении Служебной (коммерческой тайны).

Переход к рыночной экономике и возникновение реальных конкурентных отношений повлекли за собой соответствующие изменения и в российском законодательстве. Так ст. 10, Закона РСФСР от 22.03.91 № 948-1 “О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках” установлено, что не допускается недобросовестная конкуренция, включая, в частности, получение, использование, разглашение научно-технической, производственной или торговой информации, в т. ч. коммерческой тайны, без согласия ее владельца. ГК РФ впервые в современном российском законодательстве дал определение понятий служебной и коммерческой тайны и предусмотрел способы их защиты. В соответствии со ст. 139 ГК РФ информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда:

– имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам;

– к ней нет свободного доступа на законном основании;

– обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

Исходя из этих критериев, состав и объем сведений, составляющих коммерческую тайну, а также порядок ее защиты определяются работодателями; служебную тайну – государственными органами управления. Вместе с тем необходимо учитывать предусмотренные законодательством ограничения на отнесение той или иной информации к коммерческой или служебной тайне.

В соответствии с ч. 2 ст. 15 КЗоТ РФ в трудовом договоре (контракте) могут содержаться условия о неразглашении работником сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну, ставших известными работнику в связи с исполнением им своих должностных обязанностей, но только в случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Указание в законе или ином федеральном нормативном правовом акте на тех или иных работников как на лиц, обязанных не разглашать коммерческую тайну, является основанием для включения в трудовой договор с ними соответствующего условия. Если же условие о неразглашении служебной или коммерческой тайны включено в трудовой договор без таких правовых оснований, оно должно быть признано недействительным, как противоречащее требованиям ч. 2 ст. 15 КЗоТ РФ.

Включение в трудовые договоры (контракты) соответствующих работников условия о неразглашении конкретных сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну и связанных с выполнением ими трудовых обязанностей. Это условие может быть записано как в самом тексте трудового договора, так и в приложении к нему.

В трудовом договоре (или приложении к нему) не следует ограничиваться общей формулировкой об обязанности работника не разглашать сведений, составляющих коммерческую или служебную тайну. Необходимо конкретизировать эти обязанности в отношении отдельных категорий работников с учетом характера и условий выполнения их трудовых функций.

Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну, может причинить ущерб организации и после прекращения трудовых отношений с работником. Поэтому вполне оправданно включение в трудовые договоры с соответствующими работниками обязательства в случае их увольнения передать администрации все носители информации, составляющей коммерческую тайну (диски, дискеты, распечатки, документы, чертежи, рукописи), которые находились в их распоряжении во время работы в организации.

Эту же цель преследует включение в трудовые договоры обязательства работников не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну не только в период работы, но и в течение определенного срока после прекращения трудовых отношений.

Свою специфику имеют обязанности руководителя организации по неразглашению коммерческой тайны. Чаще всего в трудовых договорах (контрактах) с ними фиксируется общее обязательство не разглашать сведения, составляющие служебную или коммерческую тайну. Но этого недостаточно. Собственник обычно наделяет руководителя правомочиями по организации защиты информации, составляющей коммерческую тайну. Поэтому в трудовых договорах следует предусмотреть, что руководитель:

– определяет в соответствии с законодательством РФ состав и объем сведений, составляющих коммерческую тайну организации, а также порядок ее защиты;

– несет ответственность за создание необходимых условий для обеспечения сохранности коммерческой тайны организации.

Выполнение перечисленных процедур позволяет рассматривать сохранение служебной и коммерческой тайны как одну из трудовых обязанностей работников, за нарушение которой он может быть привлечен к ответственности. В соответствии с п. 2 ст. 139 ГК РФ лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки.