Контроль как функция менеджмента

В современных условиях без надежной системы контроля не может успешно  функционировать ни одна организация.

Контроль - процесс обеспечения достижения целей организации, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

Контроль как функция имеет двоякий характер. С одной стороны ? это элемент некоторой общей функции управления. С другой стороны ? самостоятельная функция менеджмента. Контроль входит в обязанности руководителя любого звена. Объектом контроля выступают организации, предприятия, фирмы и т.д., внутри организации контролю подвергаются происходящие в них процессы или отдельные элементы системы. Субъектом контроля выступают контролирующие звенья.

Существует 3 основных вида контроля.

1. Предварительный контроль должен осуществляться до фактического начала работ. В организациях предварительный контроль используется по отношению к:

• -  человеческим ресурсам;

• - материальным ресурсам;

• - финансовым ресурсам;

• - информационным ресурсам.

2.   Текущий контроль. Осуществляется в ходе проведения работ подчиненными их непосредственным начальником. Он базируется на измерении фактических результатов после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей.

3.   Заключительный контроль. Проводится при завершении работы. Дает информацию для учета, если аналогичная деятельность повторится в будущем. Данный вид контроля используется для мотивации труда.

Контроль делится на внешний и внутренний. Внешний осуществляется руководством или специальными сотрудниками (контролерами). В рамках внутреннего контроля исполнители сами следят за своей работой и ее результатами и вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность.

Деятельность организации требует, чтобы контроль был непрерывным процессом.

Классификацию управленческих решений следует проводить по различным признакам:

1. По содержанию – экономические, политические, социальные, организационные, технические и т.д.

2. По степени влияния на будущее организации: оперативные, тактические, стратегические.

3.  По продолжительности периода реализации: краткосрочные, среднесрочные, долгосрочные.

4.  По лицу, принимающему решение (ЛПР):  индивидуальные,  групповые.

5.  По степени уникальности: рутинные (нетворческие), уникальные (творческие).

6. По степени неопределенности (полноты информации): решения в условиях определенности, решения в условиях риска (вероятностной определенности), решения в условиях неопределенности.

7. По способу принятия решения: интуитивные, основанные на суждениях, рациональные.

8.  По степени структурированности проблемы: запрограммированные (высокоструктурированные), незапрограммированные (слабоструктурированные).

9.  По способу передачи: вербальные, письменные, электронные.

10.  По количеству критериев выбора: однокритериальные, многокритериальные

Подходы с ориент. на чел-ка Кадры решают все, по-прежнему. Понимая это, а также и то, что “один в поле не воин”, особенно в период реформ, каждый руководитель компании хотел бы видеть рядом с собой команду единомышленников, объединяемых общим пониманием целей и задач, работающих слаженно и согласованно. Таким образом, персонал необходимо рассматривать как один из главных приоритетов менеджмента (в том числе и регулярного). Зачастую "менеджмент" трактуется именно как "управление людьми в организации", связующее звено между “интересами предприятия” и “интересами человека”.

В результате исследований американские специалисты определили следующие стратегические подходы к управлению людьми компании:

Управление человеческими ресурсами - ориентация на людей с акцентом на максимальное использование их таланта, повышение качества жизни;

Патернализм - осторожный отбор персонала, обучение и забота со строгой ориентацией на клиента;

Профессиональная модель - ориентация на профессионализм (отбор, обучение, оплата, юридический контракт);

Продуктовая модель - ориентация на производительность, жесткие трудовые отношения.

Причины неудовлетворенности руководителей работой своих подчиненных практически всегда лежат в неадекватном решении одной из этих задач. Проблема заключается в том, что точка зрения на ту или иную производственную ситуацию у руководителя и исполнителя часто расходится, т.к. их интересы изначально различны (действительно, если руководитель заинтересован получить наибольшую отдачу при выплате минимально возможной зарплаты, то работник заинтересован в том, чтобы не напрягаясь получить как можно большую зарплату). Но если интересы сторон противоположны или, даже, противоречат друг другу, организовать конструктивную и производительную работу просто невозможно. Т.е. необходимо создать такую модель трудовых отношений, когда интересы обеих сторон приведены в соответствие: что выгодно одной стороне -выгодно другой. Только тогда можно говорить о ((достижении... максимальной полезности” персонала при осуществлении корпоративных целей. Но и это еще не все. Чтобы персонал воспринял эти цели и ценности как собственные, он должен для начала их узнать. Необходимая информация рождает доверие персонала, повышает производительность, в то время как недостаточная информированность приводит к отсутствию взаимопонимания в коллективе, вызывает конфликты и сопротивление политике руководства компании.

Современный менеджмент включает две неотъемлемые части: теорию руководства; практические способы эффективного управления, или искусство управления.

Ориентация на новые условия и факторы развития нашла отражение в принципах менеджмента, формулировка которых показывает возросшую роль человека, его профессионализма, личностных качеств , а также всей системы взаимоотношений людей в организациях . Например, в составе важнейших принципов, которыми рекомендуется пользоваться менеджерам в последнем десятилетии текущего века , нередко называются следующие:

• благожелательное отношение менеджеров ко всем работающим в организации;

• ответственность менеджеров всех уровней за успешную деятельность организации ;

• коммуникации (горизонтальные и вертикальные) как внутри, так и за пределами организации ;

• создание атмосферы открытости, честности, доверия людям ;

• содействие реализации их талантов и стремление к постоянному совершенствованию, как личной работы, так и работы организации.

Практическое воплощение новых принципов управления весьма сложно и требует радикального пересмотра всей философии бизнеса, изменения психологии работающих (в том числе менеджеров), повышения их квалификации и роста личного потенциала.

Организационная структура - логически построенные взаимоотношения уровней управления и функциональных подразделений. Под структурой управления организацией понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их развитие и функционирование как единого целого. Сущность линейной (иерархической) структуры управления состоит в том, что управляющие воздействия на объект могуч передаваться только одним доминантным лицом — руководителем, который получает официальную информацию только от своих, непосредственно ему подчиненных лиц, принимает решения повеем вопросам, относящимся к руководимой им части объекта, и несет ответственность за его работу перед вышестоящим руководителем. Данный тип организационной структуры управления применяется в условиях функционирования мелких предприятий с несложным производством при отсутствии у них разветвленных кооперированных связей с поставщиками, потребителями, научными и проектными организациями и т.д.

Функциональная структура сложилась как неизбежный результат усложнения процесса управления. Особенность функциональной структуры заключается в том, что хотя и сохраняется единоначалие, но по отдельным функциям управления формируются специальные подразделения, работники которых обладают знаниями и навыками работы в данной области управления.

Необходимость новых подходов к организации управления была вызвана резким увеличением размеров предприятий и усложнением технологических процессов в условиях динамично меняющейся внешней среды.

Ключевыми фигурами в управлении организациями с дивизиональной структурой становятся не руководители функциональных подразделений, а управляющие (менеджеры), возглавляющие производственные отделения.

Проектная структура формируется при разработке организацией проектов, под которыми понимаются любые процессы целенаправленных изменений системе, например модернизация производства, освоение новых изделий или технологий, строительство объектов и т.п. Управление проектом включает определение его целей, формирование структуры, планирование и организацию выполнения работ, координацию действий исполнителей.

Матричная структура (рис. 7) представляет собой решетчатую организацию, построенную на принципе двойного подчинения исполнителей: с одной стороны, непосредственному руководителю функциональной службы, которая предоставляет персонал и техническую помощь руководителю проекта, с другой — руководителю проекта (целевой программы), который наделен необходимыми полномочиями для осуществления процесса управления в соответствии с запланированными сроками, ресурсами и качеством. При такой организации руководитель проекта взаимодействуете двумя группами подчиненных: с постоянными членами проектной группы и с другими работниками функциональных отделов, которые подчиняются ему временно и по ограниченному кругу вопросов.

Формирование орг. Структур

Многосторонность содержания структур управления предопределяет множественность принципов их формирования. Прежде всего структура должна отражать цели и задачи организации, а следовательно, быть подчиненной производству и меняться вместе с происходящими в нем изменениями. Она должна отражать функциональное разделение труда и объем полномочий работников управления; последние определяются политикой, процедурами, правками и должностными инструкциями и расширяются, как правило, в направлении более высоких уровней управления.

Существует два типа групп: формальные и неформальные. Оба эти типа групп имеют значение для организации и оказывают большое влияние на членов организации.

Формальные группы обычно выделяются как структурные подразделения в организации. Они имеют формально назначенного руководителя, формально определенную структуру ролей, должностей и позиций внутри группы, а также формально закрепленные за ними функции и задачи.

Неформальные группы создаются не распоряжениями руководства и формальными постановлениями, а членами организации в соответствии с их взаимными симпатиями, общими интересами, одинаковыми увлечениями, привычками и т.п.

Естественным результатом общения является спонтанное возникновение неформальных групп.

Обычно эти группы имеют явно или неявно выраженного лидера. Во многих случаях неформальные группы оказывают существенное влияние на поведение членов группы, порою даже большее, чем формальные.

Основные причины вступления в неформальную группу.

1. Принадлежность. Социальная потребность, потребность в принадлежности к той или иной группе - является одной из самых сильных. Именно в группе происходит самопознание, самоопределение, самоутверждение. Групповая динамика активизирует существующие потребности человека, создает новые и одновременно является источником (средой) их удовлетворения.

2. Помощь. Подчиненные с большим желанием обратятся за помощью к коллегам, чем к непосредственному руководителю, даже если трудности возникли при решении производственных задач. Атмосфера доверия и взаимопомощи является основой синергетического эффекта группового взаимодействия.

3. Защита. Объединение происходит достаточно часто при возникновении какой-либо угрозы, опасности, для совместной защиты личных или групповых интересов. Например, опротестовать вредные условия работы, несправедливую оплату труда и т. п. Конфликт в формальной группе, попытки формального руководителя разрушить сложившиеся неформальные отношения - все это способствует сплочению существующих неформальных групп или приводит к созданию новых.

4. Общение. В основе неформального общения лежат интересы, ценности, увлечения и т. п. Именно по этой причине на предприятии может быть столько неформальных групп, сколько общих тем для общения. Так же неформальное общение в группе - это дополнительный неформальный канал поступления важной для человека информации, касающейся как ситуации на предприятии, так и вне ее.

5. Симпатии, дружеское общение. Группа предоставляет человеку возможность препровождения времени в приятном для себя окружении, избежать одиночества, состояния потерянности, ненужности.

Менеджера не может не интересовать состояние взаимодействия в группе, потому что от этого зависит эффективность управления. Так как зачастую неформальные отношения играют большую роль, чем формальные, менеджер должен знать законы групповой динамики и способы влияния на развитие неформальных взаимодействий. Это влияние должно быть целенаправленным.

Механизм управления неформальными группами можно представить в виде определенного набора правил, которых необходимо придерживаться руководителю какой-либо организации. Основными из них являются:

1. Признать существование неформальной организации. Одна из самых больших и распространенных трудностей, мешающая эффективному управлению неформальными группами и организациями, - это изначально невысокое мнение о них руководителей. Раньше было принято считать что для того чтобы справиться с неформальной организацией

необходимо просто уничтожить ее, однако в настоящее время утвердилось мнение , что неформальная организация может помочь формальной организации в достижении ее целей так как подобно другим факторам , действующим в области управления, они несут в себе как отрицательные , так и положительные моменты.

2. Консультации с группами. Обычно индивидуумы и группы лучше реагируют на затрагивающие их решения, если с ними заранее советуются. Консультации с группой вместо попытки навязать ей произвол, говорят об уважении к достоинству группы и отдельного человека, а также ослабляют сопротивление переменам со стороны неформальной организации.

3. Обучение и внушение. Организации необходимо сформировать у своих служащих лояльность посредством обучения или пропаганды. Для этой цели необходимо “рекламироваться” перед всеми ее членами либо с помощью специальных учебных курсов и общих собраний, либо другими способами. Организации нужно стараться убедить своих сотрудников в том, что все содействующее целям организации, наилучшим образом содействует и целям отдельного человека, даже если в конкретных случаях это и не очевидно. Устраивая вечеринки, клубы и спортивные соревнования, организация может попытаться создать у своих служащих ощущение принадлежности к “одной большой семье”.

4. Перевод сотрудников на другое место работы. Многообещающим механизмом укрепления лояльности членов организации и усиления их самоотождествления с организацией в целом служит практика частых переводов сотрудников из подразделения в подразделение. Подобная практика, если ей строго и разумно следовать, вероятно, приведет к появлению в организации значительного числа людей, обладающих весьма разнообразным опытом, что способствует самоидентификации с более крупными бструктурными подразделениями, - хотя нет никаких оснований полагать, что такая практика полностью уничтожит преданность работников неформальным группам.

5. Признание естественных лидеров. Решающий административный механизм контроля за групповым поведением – это выявление естественных лидеров и управление ими. Один из современных теоретиков Девис, развивая эту мысль, пишет: “Каждому руководителю надлежит знать, кто является лидером в каждой неформальной группе и работать с ним, поощряя тех, кто не мешает, а способствует достижению целей организации. Когда неформальный лидер противостоит своему работодателю, его широкое влияние может подорвать мотивацию и удовлетворенность выполняемой работой у сотрудников формальнойорганизации”.

Выделяется пять форм власти:

1. 1.Власть, основанная на принуждении. Исполнитель верит, что влияющий имеет возможность наказать его таким образом, что это помешает удовлетворению какой-либо потребности и доставит определенные неприятности.

2. 2.Власть, основанная на вознаграждении. Исполнитель верит, что влияющий имеет возможность удовлетворить, за счет находящихся в его распоряжении ресурсов, насущную потребность исполнителя.

3. 3.Экспертная власть. Исполнитель верит, что влияющий обладает специальными знаниями, использование которых позволит удовлетворить его потребности.

4. 4.Эталонная власть (власть примера, власть построенная на харизме). Характеристики или свойства влияющего настолько привлекательны для исполнителя, что он хочет поступать так же и быть таким же, как влияющий. (Харизма - это влияние на подчиненных, построенное на силе личных качеств и способностей лидера.)

5.Законная власть. Исполнитель верит, что влияющий имеет право отдавать приказания и его долг подчиниться им.