Тема 7. Система информационного обеспечения управления.
Под управленческой информацией понимается совокупность сведения о внутренней и внешней среде организаций, причем эти сведения должны служить основой для принятия управленческих решений. Информация, классифицируется по различным признакам:
по содержанию
экономическая
организационная
научно-техническая
социальная
При этом социальная информация – информация о персонале, подразделяется на:
базовые данные (постоянные (год рождения, пол) и условно-постоянные (должность, оклад, место жительства))
переменные данные (сведения о прогулах, простоях в работе и др.)
по месту образования и использования
входящая
исходящая
внутренняя
по степени преобразования
первичная
производная
по времени хранения
постоянного хранения
хранение на определенный срок
по степени использования
однократного использования
многократного использования
Основным носителем информации является документ. Документ – материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с законодательством правовое значение.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до момента исполнения или отправки называют документооборотом.
Документы, участвующие в документообороте могут быть классифицированы по различным признакам:
в зависимости от авторства
служебные
личные
в зависимости от сложности
простые (содержащие 1 вопрос)
сложные (несколько вопросов)
в зависимости от степени типизации
типовые (разработанные по специальным схемам)
индивидуальные
в зависимости от подлинности
подлинные
копии
Правила оформления документов и организации документооборота изучает наука «Делопроизводства».
Обмен информацией внутри организации, а также между организациями и различными элементами внешней среды называются коммуникативным обменом. Коммуникация – совокупность информационных каналов в системе управления.
Для осуществления коммуникативного обмена необходимо 4 базовых элемента:
отправитель – лицо или подразделение, которое собирает или генерирует информацию
сообщения – информация, закодированная с помощью символов
канал – средство передачи закодированной информации
получатель – лицо или подразделение, для которых предназначена информация
В процессе информационного обмена отправитель и получатель проходят несколько этапов. На 1-м этапе отправитель собирает или генерирует информацию. На 2-м осуществляется кодирование информации и поиск канала. На 3-м осуществляется передача закодированной информации получателю. На 4-м происходит декодирование информации получателем.
Все эти этапы взаимосвязаны и имеют цикличный характер, т.е. предполагают обратные связи между получателем и отправителем.
В коммуникационном обмене важная роль принадлежит каналам. Каналы внутри организации могут быть формальными и неформальными. По формальным каналам осуществляется передача только официальной информации. Коммуникационные каналы могут быть вертикальными и горизонтальными. Горизонтальные каналы связывают элементы системы управления, находящихся на 1 уровне, а вертикальные – находящихся на разных уровнях управления. По этим каналам осуществляется движение информации сверху вниз и наоборот.
В организации, где занято более 2-х человек коммуникационные каналы объединяются в коммуникационные сети. Различают 3 типа коммутационных сетей:
открытые
замкнутые
комбинированные
Открытые коммуникационные сети примечательны тем, что информация в них может быть остановлена, т.к. она попадает в тупик, т.е. к элементу структуры управления, находящегося в конце канала.
Простейший тип – змея (рис. 1,2).
Рис. 1. Змея Рис. 2. Змея
Рис. 3. Шпора Рис. 4. Тент
Рис. 3 и рис.4 для иерархической организационной структуры.
В творческом коллективе обычно используют замкнутые коммуникационные сети. Информация в них не может быть остановлена, нет тупиков.
Наиболее распространенная замкнутая коммуникационная сеть – типа круг (рис. 5).
Рис. 5. Круг Рис. 6. Колесо
Комбинированные коммуникационные эти сочетают элементы открытых и замкнутых коммуникационных сетей.
Рис. 7. Палатка
Рис. 8. Сота
Для обработки управленческой информации широко используются различные технические средства.
Технические средства подразделяются на 2 крупных блока:
оргтехника (простейшие средства (блокноты, ручки и др.), машины для фиксации данных и размножения документов, средства связи (селектор, телефон, телетайп))
вычислительная техника (все виды ЭВМ от микрокалькуляторов до ПК)
Сейчас происходит взаимное проникновение организационной и вычислительной техники и на этой основе создаются различные информационные системы.
Всякая информационная система решает 3 основных задачи:
сбор и передача информации
переработка и анализ информации
выдача управленческих решений на объект управления
В зависимости от степени механизации управленческого труда и участие в подготовке управленческих решений различают несколько видов информационных систем:
простые информационные системы. В них весь процесс сбора информации и обработки производиться вручную.
смешанные информационные системы. В них люди собирают и обрабатывают информацию с помощью механизмов и автоматизированных устройств.
Информационно-справочные. В них тоже автоматизированы процессы сбора и обработки информации и они могут не только давать справки, но и предлагать готовые варианты решений в пределах заданной программы.
В системах управления, где используются ЭВМ для обработки информации называются автоматизированными системами управления (АСУ).
Под АСУ понимается совокупность технических средств, математического обеспечения, форм организации сбора, обработки и передачи информации, позволяющее осуществлять оптимальное осуществление управления.