Международные переговоры. Зачёт. Шпаргалки / Подготовка к проведению внешнеторговых переговоров

Подготовка к внешнеторговым переговорам включает два основ­ных направления работы: решение организационных вопросов и про­работка основного содержания переговоров. К организационным во­просам относят, прежде всего, определение времени и места встречи, формирование количественного и качественного состава делегации: цель визита делегации, ее персональный состав и уровень представительства, с точки зрения протокола, самые существенные моменты, которые определяют уровень делегации и особенности ее приема. Дру­гими словами, форма приема зависит от цели приезда делегации и ран­га ее главы.

Подготовка также включает:

— получение как можно больше информации о фирме-партнере, о членах делегации, в особенности о ее главе (должность, полномочия, семейное положение, интересы, пристрастия, сильные и слабые сто­роны, биография и т.д.);

— обнаружение «ключевых персон» в фирме-партнере. Практика изучения фирм-партнеров и их представителей настолько распростране­на и естественна, что не следует стесняться показать, что вы много знаете о них. Более того, это представит вас с лучшей стороны и одновременно избавит от неприятных ситуаций, когда, надеясь На неосведомленность оппонентов, начинают блефовать, «пускать пыль в глаза» и т.п.

Сведения о личности партнера помогают найти дополнительные убеждающие аргументы. Полезность информации, особенно конфи­денциальной, о членах делегации партнеров демонстрирует, напри­мер, следующий реальный случай. Хозяевам переговоров при подго­товке к ним удалось установить, что у руководителя делегации гостей в городе, где идут переговоры, есть знакомая и он использует приезды по делам для встреч с ней. Хозяева, зная о его желании иметь повод приез­жать сюда чаще, предлагают новые варианты сотрудничества, безус­ловно, для себя выгодные. Партнер, в свою очередь, изыскивает воз­можность сделать эти предложения приемлемыми и для своей органи­зации.

При подготовке переговоров очень важно установить «ключевых» персон в фирме-партнере. Английское key-person («ключевая персо­на») обозначает человека, мнение которого по известному кругу во­просов является определяющим для руководства. Нередко эти люди, являясь асами в своем деле, не занимают высоких должностей и по своему статусу не входят в состав делегаций. Но именно они формиру­ют мнение, которое затем отстаивают члены делегации.

Инициаторам переговоров крайне важно найти этих «ключевых персон», ознакомиться с их мнением и постараться убедить в привлека­тельности своих предложений. Некоторые участники находят способ выяснить назначенный срок завершения переговоров своих оппонентов и отказываются идти на значительные уступки до тех пор, пока это вре­мя не подойдет. Местные участники могут это выяснить, наведя справ­ки о сроке бронирования гостиницы или вежливо предложив произве­сти подтверждение обратных билетов. Опытные участники переговоров стремятся не уложиться в конечные сроки партнеров: выбирают менее торопливый ход ведения переговоров, чем планировали приехавшие, или которого они обычно придерживаются, находясь у себя дома.

Итак, внешнеторговым переговорам предшествует большая пред­варительная работа, существенно определяющая их успех. Условно ее можно разбить на следующие этапы:

• поиск возможного иностранного партнера;

• отработка программы переговоров;

• контакт с иностранным партнером (запрос или предложение);

• назначение даты и места проведения переговоров;

• разработка плана их ведения;

• доработка программы приема делегации в протокольной части.

Прежде чем совершить экспортную или импортную сделку, необ­ходимо найти партнера. Выбор контрагента — вопрос очень важный и сложный. Он зависит от характера и предмета сделки, страны заключе­ния и исполнения контракта, емкости рынка, конъюнктуры на данном рынке. При выборе контрагента возникает вопрос, на каком рынке (т.е. в какой стране) лучше продать или купить товар, а также с каким иностранным покупателем или поставщиком лучше заключить сделку. В период подготовки к заключению сделки производятся выбор и уста­новление контактов с предполагаемым контрагентом.

При выборе контрагента учитываются многочисленные факторы и, прежде всего, наличие межправительственных торговых соглаше­ний или протоколов о взаимных поставках в течение определенного периода, степень монополизации рынка крупными фирмами, возмож­ность проникновения на рынок, деятельность торговых отношений с той или иной фирмой (предпочтение оказывается фирме, хорошо за­рекомендовавшей себя в прошлом), характер деятельности фирмы (т.е. является ли фирма потребителем или производителем данного товара или выступает в качестве торгового посредника).

Важно помнить, что во всем мире коммерческая информация яв­ляется товаром, поэтому при необходимости нужно пойти на расходы для приобретения информации, так как при эффективном ее исполь­зовании они окупятся. Определив возможных контрагентов, экспор­тер или импортер приступают к установлению контактов с ними.

Кроме того, при подготовке к проведению внешнеторговых пере­говоров необходимо подготовить пакет документов для подписания. Состав и количество документации будет зависеть от вида внешнетор­говой операции, от страны-партнера, от того, чье законодательство будет использовано при заключении контрактов. Но существует ряд документов, наличие которых будет необходимо в большинстве случа­ев. Ниже приведен один из вариантов классификации внешнеторго­вой документации по назначению.

Группы:

1) товарные и расчетные (дают стоимостные, качественные харак­теристики, документы, характеризующие качество: сертификат каче­ства, протокол испытаний, разрешение на отгрузку);

2) страховые (страховой полис, сертификат, объявление, извещение);

3) транспортные и отгрузочные (извещение о готовности товара к отгрузке, заявка на аренду, отгрузочная инструкция, разрешение на поставку, извещение об отгрузке);

4) по платежно-банковским операциям (это либо инструкция клиен­та банку о способах осуществления платежей, либо отчет банка клиенту, инструкция по банковскому переводу, заявление на открытие товарного аккредитива, товарный аккредитив, извещение о принятии документа к оплате по товарному аккредитиву, извещение об инкассаторском плате­же, банковские гарантии, банковские тратты, переводной вексель);

5) транспортно-экспедиторские (обслуживает выполнение экс­плуататором сопроводительных операций, отгрузочные поручения, извещение об отправке, складская записка экспедитора, товарно-складская квитанция, распоряжение на выдачу товара);

6) экспедиторские (таможенная декларация, экспорт, импорт, ва­лют лицензия, сведения происхождении товара, ветеринарная, сан-эпидемстанционная, карантинная лицензии).

Документы оформляются на оформительных бланках с определен­ными реквизитами.

Смета расходов составляется принимающей стороной с учетом того, за чей счет едет делегация. Если члены делегации приглашены в качестве гостей, то принимающая сторона берет на себя расходы по пребыванию, включая проживание в гостинице, питание, автотранс­порт; обеспечивает регистрацию паспортов, получение и транспорти­ровку багажа, работу переводчиков и т.п. Если при этом руководитель иностранной делегации приглашен с супругой, то специально согласо­вываются финансовые условия ее приглашения.

В том случае, когда делегация приезжает за свой счет, принимаю­щая' сторона оплачивает расходы, связанные с протокольной частью программы. Остальные расходы (размещение в гостинице, питание, автотранспорт и др.) обеспечивает направляющая сторона. Все финан­совые условия визита должны быть проработаны и зафиксированы в письменном документе — письме, факсе