Международные переговоры. Зачёт. Шпаргалки / Передача информации

Передача информации. Это процесс общения партнеров, в ходе ко­торого они пытаются создать надежную информационную базу для ар­гументирования. На данном этапе стороны получают сведения о про­блемах, запросах и пожеланиях партнера, выявляют его мотивы и цели, передают запланированные сведения, анализируют и выверяют пози­ции друг друга. Эта фаза переговоров состоит из следующих моментов: информирование партнера, постановка вопросов, слушание собесед­ника, наблюдение за реакцией и ее анализ с точки зрения отношения к предмету.

Многое нужно понять и сделать в первые минуты вашего выступ­ления: определить настроение аудитории, интерес к вашей теме, под­готовить людей к последующим действиям. Вот почему первые мину­ты выступления очень важны.

Первое, что необходимо сделать, это привлечь интерес публики. Есть пять возможностей и путей для привлечения и сохранения внима­ния публики:

• используйте юмор. Бизнес — вещь серьезная, но это не значит, что нельзя включать легкие юмористические вставки и комментарии. Юмор помогает расслабиться, хорошо настроить аудиторию по отно­шению к себе;

• расскажите историю. Большинство людей любят разного рода истории и с удовольствием их слушают, так что вы можете без труда найти подходящую, иллюстрирующую нужный вам факт;

• стройте выступление вокруг яркого примера. Психологи гово­рят, что можно заставить людей помнить важные пункты вашего вы­ступления, связывая их с конкретным образом;

• задайте вопрос, это вовлечет публику в ваше выступление;

• приведите интересные статистические данные. Люди любят под­робности. Если вы предоставите интересную статистику, это поможет разбудить публику.

Основная часть выступления должна содержать не более 3—4 ос­новных мыслей, иначе аудитория очень плохо воспримет всю презен­тацию. Можно использовать тот же тип построения основной части, что в письме, отчете, но необходимо стремиться к простоте и избегать сложных, трудно воспринимаемых словесных конструкций, если вы не хотите тут же потерять завоеванное во время вступления внимание

публики.

Чем дольше презентация, чем больше фактов и мыслей вы выска­зываете, тем труднее публика их воспринимает. Поэтому, если вы пе­реходите от одной важной мысли к другой, кратко повторяйте основ­ную мысль предыдущей части.

Как только вы закончили выкладывать основные пункты своей презентации, приступайте к заключению. Если цель презентации — убедить кого-либо, закончите ее повтором основных аргументов. Если цель — мотивировка, закончите девизом. Если с аудиторией достигну­то согласие, повторите консенсус в нескольких предложениях.

Заканчивайте на позитивной ноте, последние слова должны быть запоминающимися и произнесены с энтузиазмом.

Очень важно на этапе передачи информации умение партнеров слушать друг друга. Не умеющий слушать, в силу своей не­терпеливости отличаются многие неопытные коммерсанты, — дол­жен этому научиться. Слушать собеседника и слышать его — непро­стое искусство, требующее напряжения, концентрации на том, что собеседник говорит, отключения в этот момент от собственных про­блем. Чтобы выявить психическую реакцию партнера по внешнему проявлению, нужно внимательно наблюдать за собеседником; осо­бенно важно следить за мимикой, движениями тела, жестами. Знание психологии — залог успешной работы коммерсанта; именно оно дает ключ к пониманию мотивов поступков партнеров, умению распола­гать людей и отстаивать свою точку зрения, изменять мнение собе­седника.

Информацией нельзя увлекаться, нужен строгий самоконтроль и определенная мера дипломатичности, т.е. нужно уметь:

— сообщать сведения по мере необходимости, сдерживать себя и опасаться излишней информации;

— сообщать партнеру точную, ясную, содержательную, нагляд­ную и профессионально выверенную информацию;

— если вы используете вспомогательные средства информации, особенно визуальные (графики, рисунки, диаграммы, слайды), значи­тельно усиливающие степень восприятия, по возможности сообщите источник информации, подчеркните его надежность.

Обычно переговоры ведут руководители делегаций, остальные вступают а беседу только по приглашению своего лидера. Если хотят высказаться — просят у него разрешения. Отступление от этого прави­ла дезорганизует переговоры. Но есть и чисто психологический аспект. Информация исходящая от лица с более высоким статусом, воспринимается как более достоверная и значимая и не предполагает разно­чтения в позициях членов делегации.

Никогда не соглашайтесь, не помедлив, с предложенной вам це­ной, даже если она вас более чем устраивает. Сделайте паузу, ибо дав сразу утвердительный ответ, вы создаете у партнера впечатление, что он продешевил. Это может привести к изменению его позиции: либо тут же появятся условия, фактически поднимающие цену, либо подпи­сание договора будет отложено, возможно, навсегда. Чтобы такого не случилось — надо торговаться. По существу или для виду — зависит от конкретного случая.