1.3. Программа пребывания делегации

До приезда иностранной делегации принимающая сторона должна разработать две программы ее пребывания в стране:

• общую программу, предназначенную для гостей;

• подробную программу, которая включает технические детали, необходимые для принимающей стороны, заинтересованных лиц и ор­ганизаций.

Общая программа включает в себя информацию о следующих вопросах.

1. Встреча делегации.

2. Деловая часть программы (переговоры, встречи, беседы).

3. Приемы (завтраки, обеды и т.д.).

4. Культурная программа.

5. Поездки по стране.

6. Проводы делегации.

Что касается подробной программы, то в ней во избежание срывов и накладок необходимо отразить все организационные моменты, связанные с приемом иностранной делегации. Так, в частности, встреча делегации требует от принимающей стороны проработки таких вопро­сов, как:

• персональный состав встречающих;

• участие (в случае необходимости) представителей прессы, радио, телевидения;

• преподнесение цветов;

• приветственные речи;

• обеспечение транспортом;

• размещение в гостинице и т.д.

Встреча делегации в аэропорту (на вокзале) открывает визит. Про­токол встречи предусматривает соблюдение ряда правил.

На встречу делегации следует выезжать в составе, соответствую­щем статусу приезжающих гостей. Однако протокол разрешает, чтобы в процедуре встречи вместо первого лица принял участие его замести­тель. Главного встречающего сопровождают 2—3 члена принимающей делегации, включая переводчика. При этом количество встречающих не должно превышать число гостей.

В момент встречи с прибывшей делегацией главный представитель встречающих первым подходит к главе иностранной делегации и называет свою фамилию, имя, отчество, должность. В ответ представляется гость. Если он прибывает с супругой, то на встрече присутствует супру­га главного встречающего. Происходит взаимное представление.

После этого главный встречающий представляет сопровождающих его лиц в соответствии с их служебным положением. Но если в их со­ставе есть женщины, он представляет их первыми. Глава иностранной делегации называет своих спутников. Дамам преподносятся цветы. После короткой процедуры взаимных приветствий гости в сопровож­дении встречающих в автомобилях направляются в гостиницу. Глав­ный гость и главный встречающий садятся в первую машину. По про­токолу, наиболее почетное место находится на заднем сиденье справа. Это место и предназначается главному гостю. Вторым почетным ме­стом считается заднее сиденье слева.

Переводчик занимает место на переднем сиденье рядом с шофером. Если при встрече используется личный автомобиль, а за рулем — встречающий равного с гостем ранга член российской делегации, он приглашает гостя сесть рядом с собой. В данном варианте это место считается самым почетным.

К моменту приезда делегации в гостиницу там все должно быть подготовлено сотрудниками организации (протокольный отдел, управление делами, секретарь-референт). В случае если глава делега­ции прибывает с супругой, принимающая сторона должна предусмот­реть специальную программу или отдельные мероприятия в общей программе для супруги гостя и супруг лиц, сопровождающих его. Про­граммы бывают также внешние (для иностранной делегации) и внут­ренние. Во внешней программе нет лиц, ответственных за прием, со­провождение, проведение мероприятий. Во внутренней программе указываются: дата, место, мероприятие, его цель, сроки, сопровож­дающие, ответственный за проведение мероприятия. Внутренняя про­грамма утверждается руководителем принимающей организации.

При составлении программы внимание принимающей организации должно быть сосредоточено на основной цели визита (переговоры, встречи, беседы и т.д.). Самое главное в программе — ее сбалансирован­ность. С одной стороны, она должна удовлетворять профессиональным интересам делегации, с другой — носить и общеобразовательный харак­тер. Корректировка программы возможна, но в исключительных случа­ях и в самом минимальном размере.

Для гостей, прибывших на переговоры, обязательно планируют развлекательную программу — посещение театров, концертов, ресто­рана (организация банкета), знакомство с достопримечательностями и т.п. В чужой стране приглашают хозяева. В своей — инициатор пере­говоров. Отсутствие приглашений обычно означает намек на потерю интереса к партнеру. Как правило, платит тот, кто приглашает, исключение составляет Германия. Надо уточнить, кто платит, поскольку может оказаться, что предполагается, что каждый за себя.

В ряде европейских стран принято за деловым обедом переходить к вопросам, составляющим предмет переговоров, только после кофе. Во Франции за обедом полагается говорить об искусстве, в Англии — о спорте и т.д. Эти ритуалы имеют добротную психологическую основу: после насыщения участники находятся в благодушном настроении и им легче договориться. Кофе же активизирует умственную деятельность.