4.7. Видавання справ та документів з архіву суду

4.7.1. Видавання документів та справ з архіву суду, у тому числі судових справ, здійснюється за резолюцією керівництва суду, судді, у провадженні якого перебувала справа.

4.7.2. Для надання справ у тимчасове користування ведеться журнал видавання справ з архіву суду (додаток 39).

4.7.3 Вилучення із судових справ та справ постійного зберігання оригіналів документів допускається у виняткових випадках та здійснюється за резолюцією голови суду. При цьому у справі повинна залишатися засвідчена копія документа та підстава для надання оригіналу.

4.7.4. Копії документів зі справ, які зберігаються в архіві суду, видаються у порядку, встановленому для надання справи.

У разі видавання зі справи копії документа, виконаного на бланку, на копії повністю відображаються реквізити бланка.

У правому верхньому куті копії документа вміщується слово "Копія".

Для засвідчення вірності копії документа оригіналу робиться напис "Згідно з оригіналом" та вказуються повністю посада, ініціали та прізвище уповноваженої на це особи, яка ставить свій підпис та дату. Поруч з підписом посадової особи на вільному від тексту місці проставляється печатка суду (не гербова).

На звороті залишеного у справі документа зазначається, коли і кому видано його копію.

4.8. Порядок передавання справ на державне зберігання до архівних установ

4.8.1. Передавання документів Національного архівного фонду на державне зберігання здійснюється щорічно після закінчення граничних строків їх зберігання в суді.

4.8.2. Справи (крім судових справ) постійного зберігання передаються місцевими та апеляційними господарськими судами України на державне зберігання до відповідної державного архівної установи через 10 років, судові справи постійного зберігання та справи з оригіналами судових рішень – через 75 років. Вищим господарським судом України справи постійного зберігання передаються на державне зберігання до відповідної державної архівної установи через 15 років.

4.8.3. Справи передаються на постійне зберігання в упорядкованому стані за рахунок суду за описами, затвердженими в установленому порядку.

Перед передаванням справ суду на постійне зберігання архівом суду спільно з представником державної архівної установи проводиться перевіряння фізичного та санітарно-гігієнічного стану документів. Виявлені порушення усуваються архівом суду.

4.8.4. Передавання справ здійснюється за описами у трьох примірниках. На всіх примірниках описів робляться позначки про приймання справ на постійне зберігання. Четвертий примірник опису разом з примірником акта приймання-передавання залишається в архіві суду.

4.8.5. Якщо при прийманні-передаванні виявлені розбіжності між підсумковим записом в описі та фактичною наявністю справ, у кожному примірнику опису складається новий підсумковий напис, у якому наводиться фактична кількість справ, що є у наявності, та номери відсутніх справ.

4.8.6. Надходження документів на постійне зберігання оформлюється актом приймання – передавання, що складається у двох примірниках, перший з яких разом з документами передається до відповідної державної архівної установи, а другий залишається в окремій справі архіву суду.

4.8.7. Суд зобов'язаний вжити заходів щодо розшуку відсутніх справ та притягнення посадових осіб, винних у цьому, до відповідальності.

4.8.8. Номери відсутніх справ зазначаються в акті приймання-передавання справ на постійне зберігання, а причини відсутності справ – у довідці, що додається до акта.

4.8.9. Разом зі справами на постійне зберігання передається історична довідка про суд та його документи або доповнення до історичної довідки.

4.8.10. Документи до державної архівної установи доставляються транспортом за рахунок суду.