3.4. Реєстрація і надсилання вихідних непроцесуальних документів

3.4.1. Вихідними непроцесуальними документами суду є документи, що створюються у суді, не пов’язані з розглядом конкретних судових справ та адресуються державним органам, юридичним і фізичним особам.

3.4.2. Вихідні непроцесуальні документи оформлюються на бланках суду, які виготовляються згідно з вимогами державних стандартів.

3.4.3. Реєстрацію вихідної кореспонденції здійснює служба діловодства відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

3.4.4. Вихідний документ у необхідній кількості примірників передається до служби діловодства для внесення відповідних даних до автоматизованої системи, присвоєння вихідного реєстраційного номера та відправлення адресатам.

Вихідний номер документа формується автоматизованою системою документообігу суду.

3.4.5. Якщо документ надсилається декільком адресатам за списком, до служби діловодства надається необхідна кількість примірників документа та список розсилки із зазначенням адрес.

Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов'язані перевірити:

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз на копії вихідного документа, що залишається у відповідному наряді;

наявність і повноту додатків;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

3.4.6. Підготовку документів до відправлення здійснюють працівники служби діловодства. Підготовка включає оформлення списків (реєстрів), які підписуються особою, що їх склала, та керівником служби діловодства. На реєстрах проставляється печатка служби діловодства суду.

3.4.7. Вихідний документ відправляється у той спосіб, за допомогою якого було отримано відповідний вхідний документ - електронною поштою, факсом, поштою, особисто під підпис, якщо інше не визначено керівництвом суду.

3.4.8. Письмовий документ перед відправленням може скануватися і додаватися до реєстраційної картки.

Виконаний документ разом із копією відповіді (завізований усіма співвиконавцями та відповідальним виконавцем) підшивається до відповідного наряду та залишається у службі діловодства або відповідному структурному підрозділі. Якщо відповідь надавалась лише електронною поштою або факсом, до наряду підшивається перший примірник документа з підписом.

3.4.9. При надсиланні кореспонденції поштою, крім найменування органу чи юридичної особи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (вулицю, номер будинку, квартири, місто, район, область, поштовий індекс).

3.4.10. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті.

3.4.11. Вихідні документи відправляються централізовано службою діловодства поштою та можуть вручатися під розписку у розносній книзі (додаток 15) або на копії супровідного листа, який залишається у наряді суду.

3.4.12. Служба діловодства відправляє лише кореспонденцію, пов'язану з діяльністю суду. Кореспонденція особистого характеру відправляється самостійно.

3.4.13. Офіційне листування, яке не стосується провадження у судових справах, між Вищим господарським судом України, апеляційними і місцевими господарськими судами, Державною судовою адміністрацією України, територіальними управліннями Державної судової адміністрації, підприємствами, установами та організаціями, що створені Державною судовою адміністрацією, може здійснюватися за допомогою електронної пошти з офіційних електронних адрес відповідних установ шляхом обміну електронними документами, скріпленими електронним цифровим підписом.