3. Проходження непроцесуальних документів

3.1. Приймання і реєстрація непроцесуальних документів

3.1.1. Канцелярія суду забезпечує приймання непроцесуальних документів, які:

1) надійшли як поштова кореспонденція;

2) надані особисто або кур'єром (документи для підтвердження особи не вимагаються);

3) оформлені телеграмою;

4) надійшли факсимільним повідомленням;

5) надійшли електронною поштою;

6) надійшли за допомогою сайту суду шляхом заповнення електронної форми, якщо таку створено;

7) передані від керівництва суду, якщо документи були отримані під час ведення особистого прийому керівництвом суду.

3.1.2. Відповідальний працівник апарату суду у день надходження документа перевіряє цілісність конверта (пакета), відповідність адресування, з дотриманням правил безпеки розкриває конверт (пакет), перевіряє відповідність вкладень опису (наявність додатків до документа).

Відповідальний працівник апарату суду розкриває усі конверти (пакети), за винятком тих, що мають напис «Особисто» або гриф секретності. Конверти (пакети) з відміткою «Особисто» передаються адресатам без відкривання. Конверти (пакети) з грифом секретності передаються до підрозділу або працівнику апарату суду, який відповідає за режимно-секретну роботу, без відкривання. Конверти з грифом «Для службового користування» розкриває відповідальний працівник, який має право працювати з документами з грифом "ДСК" .

3.1.3. Помилково доставлені суду документи пересилаються адресату, якщо його місцезнаходження відоме, або повертаються відправнику разом із супровідним листом (додаток 7) за підписом керівника апарату суду або визначеної ним відповідальної особи у термін не більш як два дні.

3.1.4. Конверти (пакети), у яких надходять документи, приєднуються до одержаних документів. У разі одержання документів у пошкодженій упаковці, а також якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт (додаток 8) у двох примірниках, один примірник якого надсилається відправнику, а другий – додається до вхідних документів.

3.1.5. За усним зверненням особи, яка подала документ до суду, на першій сторінці наданої нею копії документа працівник апарату суду, який прийняв документ, проставляє штамп суду із зазначенням дати (у разі необхідності – часу) отримання документа, своєї посади, прізвища та підпису і повертає копію особі.

3.1.6. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в суді, так і ті, що надходять від інших підприємств, установ, організацій та фізичних осіб. Внутрішнє листування в межах суду може здійснюватися в електронній формі.

3.1.7. Передаються адресату без реєстрації документи особистого характеру, рекламні повідомлення, плакати, вітальні листи, запрошення.

3.1.8. Реєстрація непроцесуального документа здійснюється шляхом включення до автоматизованої системи документообігу суду таких його реквізитів:

1) дата реєстрації, що є датою надходження до суду (присвоюється автоматизованою системою автоматично);

2) індекс відповідно до номенклатури справ та порядковий номер документа;

3) форма доставляння (поштове відправлення, одержано на особистому прийомі, одержано від кур’єра, факсограма, електронне повідомлення, телеграма);

4) найменування організації або прізвище та ініціали особи, яка підписала документ;

5) вид документа та його заголовок;

6) вихідний номер документа, якщо такий є, і дата його створення;

7) додатки до документа (якщо такі є);

8) строк виконання, якщо такий встановлено документом або законодавством;

9) прізвище та ініціали особи, яка зареєструвала документ.

Під час реєстрації документів, що надійшли у відповідь на звернення суду, робиться відповідне посилання на вихідний номер документа суду.

3.1.9. Для вхідного документа під час реєстрації автоматизована система документообігу суду генерує реєстраційний номер, що автоматично заноситься до реєстраційної картки вхідної кореспонденції. Усі наступні документи автоматизована система документообігу суду пов'язує з первинним документом.

3.1.10. Кожний вхідний непроцесуальний документ реєструється в суді лише один раз.

До реєстраційної картки на документ, одержаний в електронній формі, приєднується цей документ. Також до реєстраційних карток може додаватися сканований варіант письмових документів.

Подальше внесення інформації щодо руху документа до реєстраційної картки здійснюють користувачі автоматизованої системи відповідно до їхніх посадових обов'язків.

3.1.11. На першому аркуші документів у правому нижньому куті або вільному від тексту місці проставляється реєстраційний штамп, який містить дату реєстрації, реєстраційний номер, підпис особи, яка зареєструвала документ.

3.1.12. Непроцесуальні вхідні документи після реєстрації можуть передаватися керівництву суду за допомогою автоматизованої системи документообігу суду в день надходження.

При передаванні таких документів керівництву суду за необхідності додаються короткі довідки інформаційного змісту з питань, порушених у цих документах, за наявності - попереднє листування. На вимогу керівництва суду інформаційна довідка складається у вигляді окремого документа.

3.1.13. Якщо після отримання документів електронною поштою, факсимільним зв'язком до суду надходять ці ж документи на паперових носіях, останні зберігаються у службі діловодства, про що робиться відмітка у реєстраційній картці. На оригіналі документа на реєстраційному штампі додатково зазначається дата одержання факсограми (електронного повідомлення).