5. Построение диаграмм и графиков

Для эффективности и наглядности сопоставления и анализа данных, представленных в электронных таблицах, часто полезно отображать их в виде диаграмм и графиков.

• Построим круговую диаграмму, показывающую доли общей прибыли школы по месяцам:

1) выделяем курсором мышки интервал клеток C7:C12 и, придерживая нажатой клавишу Ctrl, дополнительно, выделяем интервал клеток F7:F12;

2) включаем "Мастер диаграмм":

Вставка, Диаграммы, Круговая, Круговая.

На листе Расчетная таблица появляется макет круговой диаграммы (рис. 1.2).

• Корректируем отображение данных в диаграмме:

1) устанавливаем курсор мышки в области созданного макета диаграммы и, нажав левую клавишу мышки, перемещаем диаграмму в удобное для рассмотрения место на листе (рис. 1);

2) зацепив курсором мышки за жирные точки на рамке вокруг диаграммы, изменяем размеры диаграммы.

Рис. 1.2. Диаграмма значений общей прибыли по месяцам в процентах к суммарной прибыли за полугодие.

Таким же приемом, выделив левой клавишей мышки любой элемент диаграммы и вызвав правой клавишей контекстное меню, соответствующее этому элементу, можно произвести дополнительную корректировку каждого из них. Например, щелчком правой клавиши мышки выделяем и корректируем текст заголовка диаграммы: "Общая прибыль", Шрифт, Arial, Начертание: полужирный, Размер: 12.

Аналогично корректируем изображение сегментов диаграммы:

Первым щелчком левой клавиши мышки выделяем всю область круговой диаграммы, затем вторым щелчком левой клавиши мышки выделяем какой - либо из сегментов диаграммы. Далее, вызвав правой клавишей мышки контекстное меню, выбираем в нем пункт "Формат выделенного фрагмента" и с помощью его опций корректируем другие параметры выделенного сегмента (выделенных сегментов).

Захватив левой клавишей мышки выделенный сегмент, выдвигаем его, в случае необходимости, из области диаграммы.

Внимание: Для закрепления полученных навыков создайте самостоятельно таблицы и гистограммы, представленные на рисунке 3. Формулы, по которым рассчитываются экономические показатели в обычной математической нотации и в нотации MS Excel, указаны в нижнем левом углу рисунка.

6. Сохранение созданной электронной таблицы

Промежуточные и окончательные результаты работы по созданию электронной таблицы, графиков и диаграмм необходимо сохранять на диске в виде файла, в предварительно созданной папке, например, в папке Х:\MS Excel.

Для этого необходимо выполнить команду:

Кнопка "Office", Сохранить как, Книга Excel, Папка: Х:\MS Excel, Имя файла: Астрология, Тип файла: Книга Excel, Сохранить.

Предварительно, перед записью документа на диск, рекомендуется создать для него карточку-ярлычок с краткими сведениями о содержании документа и его авторе. Для этого необходимо воспользоваться командой

Кнопка "Office", Подготовить, Свойства

и занести в поля Автор:, Название и др. соответствующие данные.

Если каждый сохраняемый Вами на диске файл будет снабжаться таким ярлычком, то это позволит в последующем получать краткую информацию о содержимом файла, не открывая его. Для этого будет достаточно подвести курсор мышки к иконке файла на рабочем столе MS Windows или щелкнуть правой клавишей мышки на этой иконке и в появившемся контекстном меню выбрать пункт "Свойства". В случае необходимости, сведения, занесённые в карточку "Свойства", можно будет подкорректировать.