1. Загрузка табличного процессора ms excel
Наиболее распространенный способ начала работы с MS Excel осуществляется через выполнение следующей команды кнопки "Пуск", расположенной в нижнем левом углу рабочего стола MS Windows:
Пуск, Программы, Microsoft , Microsoft Excel.
2. Настройка параметров рабочего листа ms excel
Во время загрузки MS Excel, операционная система компьютера обычно "по умолчанию" создает "книгу MS Excel" из 3-х "рабочих листов" с их ярлычками, расположенными внизу "рабочего окна MS Excel", поименованными Лист1, Лист2 и Лист3, соответственно (рис. 1). Если необходимо, количество листов в "книге MS Excel" можно увеличить, кликнув правой клавишей мышки в поле с ярлычками листов и выполнив контекстную команду:
Вставить…, Общие: Лист, Ok.
Внимание! Следует взять за обязательное правило переименовывать названия листов в соответствии с содержанием размещаемых на них информационных объектов – таблиц, диаграмм и др.
Переименуем 1-й лист:
1) Правой клавишей мышки выделяем ярлычок с надписью Лист 1 и в появившемся контекстном меню выбираем пункт: Переименовать.
2) Печатаем на ярлычке новое название листа Расчетная таблица и нажимаем клавишу Enter.
3) Сохраняем "книгу" как файл с именем Астрология в предварительно созданной папке на диске, например, в папке Х:\MS Excel.
Кнопка “Office”, Сохранить как, Книга Excel, Папка: X:\MS Excel, Имя файла: Астрология, Сохранить.
Рис. 1. Общий вид рабочего окна MS Excel с расчетной таблицей и диаграммами.
3. Разработка электронной расчетной таблицы
Студенты, впервые знакомящиеся с технологией решения задач с использованием табличного процессора MS Excel, обычно вначале осваивают упрощенный способ создания электронных таблиц, где в расчётных формулах константы задаются непосредственно их значениями, а переменные задаются координатами клеток, в которых размещаются значения этих переменных.
Затем, выполняя 2-ю лабораторную работу из цикла работ по применению MS Excel в решении прикладных задач, осваивается более сложный, более профессиональный вариант создания электронных таблиц, где в формулах переменные задаются их именами (идентификаторами, обозначениями), желательно общепринятыми или близкими к смыслу переменной в той предметной области, для которой производятся расчеты [2].
В данном пособии в качестве вводного, начального, рассматривается 1-й более простой способ создания электронных таблиц MS Excel.
4. Настройка форматов клеток электронной таблицы и ввод в них данных
Устанавливаем ширину колонок рабочего окна MS Excel приблизительно равной ширине колонок создаваемой таблицы (рис.1.1, табл. 1):
а) устанавливаем курсор мышки в строке обозначений колонок листа MS Excel на линии, разделяющей названия двух соседних колонок, например, колонок С и D, так чтобы появилась двунаправленная стрелка, и, не отпуская клавишу мышки, изменяем ширину колонки на необходимую величину.
Таким же образом настраиваем ширину остальных колонок, в которых будут размещаться столбцы электронной таблицы.
Рис. 1.1. Общий вид электронной таблицы для расчёта показателей школы
Настраиваем интервал клеток C2:L2 для размещения в нем названия таблицы:
1) выделяем мышкой интервал клеток С2:L2;
2) выполняем команду:
Главная, Формат, Формат ячеек, Число: Текстовый, Выравнивание, по горизонтали: по центру, по вертикали: по верхнему краю, Отображение: переносить по словам, объединение ячеек, Шрифт: Arial, Начертание: полужирный, Размер: 12, Ok.
3) Вводим с клавиатуры в интервал клеток С2:L2 название таблицы: Финансовые показатели работы школы "АСТРОЛОГИЯ" (в тыс. руб.).
Аналогично настраиваем интервал клеток C3:L3 для размещения в нем подзаголовка (в 1 - м полугодии 2010 года):
1) выделяем мышкой интервал клеток С3:L3;
2) выполняем команду
Главная, Формат, Формат ячеек, Число: Текстовый, Выравнивание, по горизонтали: по центру, по вертикали: по верхнему краю, Отображение: переносить по словам, объединение ячеек, Шрифт: Arial, Начертание: полужирный, Размер: 10, Ok.
3) вводим с клавиатуры в интервал клеток С3:L3 подзаголовок создаваемой таблицы: (в 1 - м полугодии 2010 года).
Настраиваем интервал клеток C4:L4 для размещения в нем текста Таблица 1:
1) выделяем мышкой интервал клеток С4:L4;
2) выполняем команду
Главная, Формат, Формат ячеек, Число: Текстовый, Выравнивание, по горизонтали: по правому краю, По вертикали: по верхнему краю, Отображение: переносить по словам, объединение ячеек, Шрифт: Arial, Начертание: полужирный, Размер: 10, Ok.
3) вводим с клавиатуры в интервал клеток С4:L4 текст: Таблица 1.
Создаем шапку таблицы:
1) выделяем интервал клеток C5:L5 и устанавливаем настройки:
Г
лавная,
Формат, Формат ячеек, Число: Текстовый,
Выравнивание, по горизонтали: по
центру, по
вертикали: по
верхнему краю, Отображение:
переносить
по словам, Шрифт:
Arial,
Начертание:
полужирный,
Размер:
10,
Граница, Линия, Тип линии: ___,
Все:
внешние,
внутренние, Ok;
2) выделяя поочередно клетки шапки таблицы, вводим в них названия столбцов: Месяц, Количество курсантов и т.д.;
3) выделяем интервал клеток C6:L6 и устанавливаем настройки:
Главная, Формат, Формат ячеек, Число: Текстовый, Выравнивание, по горизонтали: по центру, по вертикали: по верхнему краю, Отображение: переносить по словам, Шрифт: Arial, Начертание: полужирный, Размер: 10, Граница, Линия, Тип линии: ___, Все: внешние, внутренние, Ok.
4) вводим в клетки интервала C6:L6 обозначения финансовых показателей, более удобные для записи электронных формул: M, N, S, P и др.
Настраиваем клетки колонок таблицы для ввода в них исходных данных для расчета и ввода расчетных формул:
1) выделяем интервал клеток C7:С13 и устанавливаем следующие настройки:
Главная, Формат, Формат ячеек, Число, Текстовый, Выравнивание, по горизонтали: по левому краю, по вертикали: по верхнему краю, Отображение: переносить по словам, Шрифт: Arial, Начертание: обычный, Размер: 10, Граница, Линия, Тип линии: ___, Все: внешние, внутренние, Ok.
вводим в клетки С7:С12 названия месяцев 1-го полугодия, в следующей последовательности:
- вводим в клетку С7 слово Январь;
- выделяем клетки С7:С12 и выполняем команду основного меню
Главная, Заполнить, Прогрессия: Расположение: по столбцам, Тип: Автозаполнение, Ok.
Устанавливаем общие настройки для клеток Е7:L13:
Главная, Формат, Формат ячеек, Число, Числовой, Число десятичных знаков: 1, Выравнивание: По горизонтали: по левому краю, По вертикали: по верхнему краю, Отображение: переносить по словам, Шрифт: Arial, Начертание: обычный, Размер: 10, Граница, Линия, Тип линии: ___, Все: внешние, внутренние, Ok.
Вводим в клетки E7:E12 данные по стоимости обучения (рис. 1.1).
Вводим в клетки D7:D12 данные по количеству слушателей:
-выделяем интервал клеток D7:D12 и устанавливаем следующие настройки:
Главная, Формат, Формат ячеек, Число, Числовой, Число десятичных знаков: 0, Выравнивание, По горизонтали: по левому краю, По вертикали: по верхнему краю, Отображение: переносить по словам, Шрифт: Arial, Начертание: обычный, Размер: 10, Граница, Линия, Тип линии: ___, Все: внешние, внутренние, Ok.
- вводим в клетки D7:D12 данные по количеству слушателей (рис. 1.1).
Вводим в клетку F7 формулу = D7*E7. В терминах MS Excel она соответствует, указанной в шапке таблицы 1 формуле N*S.
Аналогичным образом вводим в клетку G7 формулу =0,2*F7, в клетку H7 формулу =0,1*F7, в клетку I7 формулу =0,15*F7, в клетку J7 формулу =F7-G7-H7-I7, в клетку K7 формулу =0,38*J7 и в клетку L7 формулу =J7-K7.
Заполняем клетки F8:L12 копиями формул, введённых в клетки F7:L7, для этого:
1) выделяем мышкой интервал клеток F7:L12;
2) выполняем команду
Главная, Заполнить, Вниз.
В результате этих действий, формулы из клеток F7:L7, будут скопированы построчно в клетки интервала F8:L12.
При этом в клетках, куда эти формулы копируются, исходные координаты строк автоматически заменятся на номера строк, где эти формулы разместятся.
Вводим в клетки в интервале D13:L13 формулы для вычисления суммарных значений показателей:
1) вводим в клетку D13 формулу =СУММ(D7:D12);
2) копируем формулу =СУММ(D7:D12) в клетки интервала E13:L13. Для этого выделяем клетки D13:L13 и выполняем команду
Главная, Заполнить, Вправо.
Примечание: Стандартную функцию СУММ() из библиотеки MS Excel можно вставлять в формулы несколькими способами.
1-й способ: в виде текста непосредственно с клавиатуры вводим название функции и в круглых скобках список её параметров, например, =СУММ(D7:D12). Эта функция обеспечит вычисление суммы всех чисел, расположенных в клетках с D7 по D12;
2-й способ: Задействуем "Мастер функций" командой Формулы, Вставить функцию или нажав кнопку fx на линейке инструментов под главным меню. В появившемся диалоговом окне "Мастера функций" выбираем Категория: Математические, Функция: СУММ, Ok. Ввод параметров функции в поле Число1 можно осуществить, напечатав их непосредственно с клавиатуры, или, отодвинув в сторону или свернув на время диалоговое окно функции (красная кнопочка справа от поля Число1), выделить мышкой интервал D7:D12 непосредственно в расчетной таблице.
3-й способ: Выделяем мышкой клетки D7:D13 и нажимаем на линейке инструментов Стандартные кнопку ∑ (Автосумма).
Завершаем оформление расчетной таблицы:
1) выделяем мышкой интервал клеток C13:L13;
2) выполняем дополнительные настройки
Главная, Формат, Формат ячеек, Число, Числовой, Число десятичных знаков: 2, Шрифт, Цвет: Темно-красный, Граница, Линия, тип линии: ___, Все: внешние, внутренние, Ok.