4. Опорный конспект лекций

Тема «Первичная документация и документооборот в бухгалтерском учете»

Изучаемые вопросы:

1. Понятие первичных документов и состав первичной документации.

2. Виды носителей информации и формы первичных документов.

3. Основные правила ведения бухгалтерского учета в части документирования всех хозяйственных действий и операций.

4. Требования к составлению первичной документации.

5. Перечень обязательных реквизитов в первичной документации.

6. Порядок принятия первичных унифицированных бухгалтерских документов на бумажном и магнитном носителе информации.

7. Порядок принятия произвольных первичных бухгалтерских документов.

8. Требования к проверке наличия в произвольных первичных документах и регистров обязательных реквизитов.

9. Принципы и признаки группировки первичных документов.

10. Бухгалтерская обработка первичной документации.

11. Понятие и этапы документооборота.

12. Составление графика документооборота.

13. Основной состав первичных документов по учету средств, источников средств и обязательств.

14. Способы исправления ошибок в первичной документации.

Первый вопрос: Понятие первичных документов и состав первичной документации

Первичный документ – письменное свидетельство факта хозяйственной жизни организации (предприятия) Он отражает действия самой организации и другие события, способные оказать влияние на финансовый результат. Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

Первичная бухгалтерская документация включает в себя:

1. Первичные документы.

2. Регистры бухгалтерского учета, которые составлены на основе первичных документов.

3. Финансовую отчетность для внутренних и внешних пользователей.

4. Учетную политику. как принятую совокупность способов ведения бухгалтерского учета.

Второй вопрос: Виды носителей информации и формы первичных документов

Информация в первичных документах может быть записана на бумажный или магнитный носитель. Информация первичного документа на магнитном носителе считается достоверной при условии электронно – цифровой подписи. Формы первичных документов бывают унифицированные и произвольные. Унифицированные формы представлены в альбоме, утвержденном постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 года №88. Обязательными к применению являются унифицированные формы по учету денежных средств и расчетов.

Произвольные формы первичных документов могут быть созданы непосредственно организацией (предприятием) и отражены в приказе по учетной политике.

Третий вопрос: Основные правила ведения бухгалтерского учета в части документирования всех хозяйственных действий и операций

Основные правила ведения бухгалтерского учета в части документирования всех хозяйственных действий и операций определены Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06 декабря 2011 года № 402 – ФЗ и включают:

1. Момент времени составления.

2. Требования к составлению.

3. Перечень обязательных реквизитов.

4. Хранение и уничтожение первичной документации.

Четвертый вопрос: Требования к составлению первичной документации

Достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленной документации. Поэтому каждый первичный документ или регистр должен составляться с соблюдением установленных требований:

1). Заполнение реквизитов вручную ручкой или автоматизировано на бланках унифицированных или произвольной формы на русском языке в одном или нескольких экземплярах в момент совершения хозяйственной операции или сразу после ее окончания.

2). Четкость и разборчивость записей.

3). Незаполненные пробелы прочеркиваются.

4). Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью.

5). Снабжение необходимыми разборчивыми подписями с указанием должностей лиц, подписавших документацию.

6). Исправления корректурным способом. Исправленные ошибки в первичных документах и регистрах должно быть оговорено надписью: «Исправленному верить» и подтверждены подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления;

Пятый вопрос: Перечень обязательных реквизитов в первичной документации

К обязательным реквизитам (сведениям), содержащимся в первичных документах и регистрах относятся:

1). Наименование документа или регистра.

2). Наименование организации.

3). Дата составления документа или регистра.

4) Указание сторон, участвующих в совершении хозяйственной жизни.

5). Измерители хозяйственной операции.

6). Содержание хозяйственной операции.

7). Наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

Шестой вопрос: Порядок принятия первичных унифицированных бухгалтерских документов на бумажном и магнитном носителе информации

Порядок принятия первичных унифицированных бухгалтерских документов на бумажном носителе информации включает:

1. Взять первичный документ в руки от составителя этого документа.

2. Быстрый визуальный просмотр, что данный документ действительно составлен на унифицированной форме, заполнен чернила, наличия подписей и их расшифровок, наличия печати, отсутствия или правильного исправления ошибок.

3. Регистрацию первичного документа в присутствии составителя.

4. Дальнейшую бухгалтерскую обработку.

Порядок принятия первичных унифицированных бухгалтерских документов на магнитном носителе информации включает:

1. Ввод информации бухгалтером.

2. Подготовка к печати бухгалтером.

3. Печать бухгалтером.

4. Проставление подписей и расшифровок ответственными лицами

5. Регистрацию первичного документа в присутствии ответственных лиц.

6. Дальнейшую бухгалтерскую обработку.

Седьмой вопрос: Порядок принятия произвольных первичных бухгалтерских документов

Порядок принятия произвольных первичных бухгалтерских документов включает:

1. Взять первичный документ в руки от составителя этого документа.

2. Быстрый визуальный просмотр, что данный документ действительно составлен в произвольной форме, указанной в приказе по учетной политике, заполнен чернила, наличия подписей и их расшифровок, отсутствия или правильного исправления ошибок.

3. Регистрацию первичного документа в присутствии составителя.

4. Дальнейшую бухгалтерскую обработку.

Восьмой вопрос: Требования к проверке наличия в произвольных первичных документах и регистров обязательных реквизитов

1). Наименование первичного документа или регистра должно быть полным.

2). Наименование организации (полное или сокращенное) в соответствии с Уставом или договором.

3). Оформляется дата в первичных документах и регистрах арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. (08.06.2013.)

4) Указание сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции(полное или сокращенное) в соответствии с Уставом или договором.

5). Измерители хозяйственной операции указаны должны быть в натуральном или трудовом значении и переведены в денежный.

6). Содержание хозяйственной операции не допускает сокращение слов.

7). Наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления согласно штатному расписанию,

8) Личные подписи и их расшифровки полные (Иванов И.И.).

Девятый вопрос: Принципы и признаки группировки первичных документов

Принципы группировки первичных бухгалтерских документов:

1. Построение бухгалтерского учета от специфики организационно – правовой формы организации.

2. Обеспечение обратной связи для контроля синтетического и аналитического учета.

3. Подбор документов к предстоящим записям в регистры;

Принципы группировки необходимы для подшивки и хранения документов

Первичные документы классифицируются по четырем признакам:

1). По назначению.

2). По объему отражения хозяйственных операций.

3). По способу охвата хозяйственных операций.

4). По месту составления.

По назначению первичные документы делятся на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные первичные документы содержат распоряжения или приказы о совершении определенных операций. К ним относятся: приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств с расчетного счета в банке, доверенности на получение товарно-материальных ценностей.

Распорядительные первичные документы не подтверждают факта осуществления хозяйственной операции, и поэтому основанием для учётных записей не являются.

Оправдательные первичные документы удостоверяют (подтверждают) факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся: накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно - заборные карты, наряды на сдельную работу.

Оправдательные первичные документы являются источником информации для текущего и последующего контроля хозяйственных операций.

Комбинированные первичные документы содержат в себе одновременно признаки распорядительных и оправдательных. К ним относятся: расходный кассовый ордер, товаро – транспортная накладная.

Первичные документы бухгалтерского оформления используются для нужд бухгалтерии .К ним относятся: справка – расчет бухгалтера, калькуляционный расчет.

По объему отраженных операций первичные документы делятся:

1). На первичные, отражающие информацию об одной перации (акт приема – передачи основных средств).

2). На сводные, объединяющие несколько документов в один (авансовый отчет).

По способу отражения операций первичные документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые первичные документы содержат одну хозяйственную операцию (расходный кассовый ордер).

Накопительные первичные документы содержат несколько хозяйственный операций (табель учета рабочего времени).

По месту составления первичные документы делятся на:

1). Внутренние, составленные непосредственно самой организацией.

2). Внешние, составленные сторонней организацией.

Признаки классификации первичных документов необходимы для составления им характеристики

Десятый вопрос: Бухгалтерская обработка первичной документации

Порядок обработки первичной документации бухгалтером состоит из одиннадцати этапов:

1). Проверка.

2). Гашение.

3). Таксировка.

4). Контировка.

5). Регистрация.

6). Группировка.

7). Запись в учетные регистры.

8). Подшивка.

9). Сдача на хранение в текущий архив организации или государственный архив.

10). Экспертиза.

11). Уничтожение.

При получении первичного документа бухгалтер должен провести проверку полноты содержания, арифметическую и по существу.

При проверке полноты содержания (формальной проверке) бухгалтер смотрит оформление первичного документа в унифицированной или произвольной форме с заполнением обязательных реквизитов в соответствии с требованиями к составлению. Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация первичных документов, под которой понимают установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов независимо от носителя информации.

Арифметическая (счетная) проверка осуществляется бухгалтером на правильность арифметических расчетов.

Проверка по существу (логическая) осуществляется бухгалтером на законность проведения хозяйственной операции.

После проведения формальной, счетной и логической проверки бухгалтер на кассовых документах делает отметку гашения «Погашено - Получено», «Погашено - Оплачено»,

Таксировка предусматривает перевод бухгалтером натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

Контировка предусматривает указание бухгалтером корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной жизни, вытекающей из содержания документа.

Регистрацию первичных документов бухгалтер производит в специальных книгах с присвоением номера.

Группировка предусматривает бухгалтером подбор первичных документов по принципам или признакам.

Запись в учетные регистры предусматривает бухгалтером перенос данных первичных документов в регистры синтетического и аналитического учета.

При подшивке вначале делается сплошная нумерация карандашом первичной документации бухгалтерской папке - дело. Непосредственно подшивка делается вручную или переплетается пружиной.

Сдача в архив требует предварительной работы от бухгалтера:

1). Создание номенклатуры дел первичной документации путем присвоения шифра, увязанного с общим порядком организации архивного дела.

На практике Шифр дела имеет четыре арабские цифры – первые две обозначают архивный номер, последующие – присвоенный номер бухгалтерских дел в зависимости от значимости и сроков хранения первичных документов и регистров по счетам бухгалтерского учета.

2). Составление акта для передачи папок - дел в текущий архив организации с указанием: наименование организации (полное или сокращенное) в соответствии с Уставом, даты передачи, шифра и наименование бухгалтерской папки - дела, период времени, количество страниц, подписи ответственных лиц.

3). Передача и хранение бухгалтерских дел в текущем архиве, в специальном закрывающем помещении.

Хранение бухгалтерских дел производится в течение пяти календарных лет, за исключением регистров по расчету с персоналом организации. Лицевой счет, налоговая карточка, карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов страховых взносов хранятся 75 лет. В случае ликвидации организации данные регистры должны быть сданы в Государственный архив в соответствии с его требованиями на постоянное хранение.

Экспертиза проводится комиссией, утвержденной приказом руководителя пере уничтожением папки – дело на предмет качества и количества сохранности приложенной первичной документации.

Уничтожение бухгалтерских – папок дел производит организация по переработки вторичных ресурсов на основании договора с приложением акта оказанных услуг.

Одиннадцатый вопрос: Понятие и этапы документооборота

Документооборот - это путь прохождения первичной документации от момента составления или получения до сдачи в архив.

Документооборот состоит из трех этапов:

1). Составление и оформление.

2). Прием и обработка бухгалтерией.

3). Сдача в текущий архив и его хранение.

Двенадцатый вопрос: Составление графика документооборота

К приказу по учетной политике организации предприятия должен быть приложен график документооборота. По каждому используемому первичному документу необходимо указать действия в этапах документооборота.

В первом этапе - составление и оформление - включают следующие разделы:

- количество экземпляров;

- ответственный за выписку;

- ответственный за оформление;

- срок исполнения.

Во втором этапе - прием и обработка бухгалтерией - включают следующие разделы:

- кто представляет;

- порядок представления;

- срок представления;

- ответственный за обработку;

- срок исполнения.

В третьем этапе - сдача в текущий архив - включают следующие разделы:

- кто исполняет;

- срок исполнения.

ОАО «Стройка»

График документооборота

Наименование документа			Приходный ордер
1 этап	Составление и оформление	Количество экземпляров	1
		Ответственный за выписку	Подотчетное лицо
		Ответственный за оформление	Подотчетное лицо
		Срок исполнения	День поступления материалов на склад
2 этап	Прием и обработка бухгалтерией	Кто представляет	Бухгалтер
		Порядок представления	К авансовому отчету
		Срок представления	День сдачи авансового отчета
		Ответственный за обработку	Бухгалтер
		Срок исполнения	До 3 числа следующего месяца
3 этап	Сдача в текущий архив организации	Кто исполняет	Бухгалтер
		Срок исполнения	Ноябрь следующего календарного года

Тринадцатый вопрос: Основной состав первичных документов по учету средств, источников средств и расчетов

По учету основных средств и нематериальных активов используются

1). Акт – приема передачи.

2). Акт о выбытии.

По учету материалов и готовой продукции

1). Товаро – транспортная накладная.

2). Приходный ордер.

3). Накладная.

4). Доверенность.

5). Лимитно – заборная карта.

По учету кассовых и банковских операций

1). Приходный кассовый ордер.

2). Расходный кассовый ордер.

3). Платежное поручение.

По учету расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками

1). Счет – фактура.

2). Акт выполненных работ или оказанных услуг.

По учету рабочего времени

1). Табель учета рабочего времени

По учету расчетов с подотчетными лицами

1). Авансовый отчет.

2). Командировочное удостоверение.

Четырнадцатый вопрос: Способы исправления ошибок в первичной документации

Для уточнения некоторых данных в первичной документации в бухгалтерском учете применяются нижеследующие способы:

1. Корректурный. При этом способе данные аккуратно тонкой чертой зачеркиваются и заносятся новые. Одновременно бухгалтер делает запись «Исправленному верить», ставит подпись, расшифровку подписи и дату.

2. Дополнительная проводка подразумевает повторение основной проводки на увеличение оценки факта хозяйственной операции. При подсчете итога данные дополнительной проводки суммируются

3. «Красное сторно» подразумевает повторение основной проводки на уменьшение оценки факта хозяйственной операции. Запись делается красными чернилами, в скобках или со знаком минус. При подсчете итога данные «красного сторно» вычитаются.